Una lettera di richiamo per negligenza è un tipo di comunicazione formale inviata da un datore di lavoro a un dipendente che non sta rispettando i suoi doveri lavorativi o che sta violando le politiche aziendali. Questo può includere comportamenti come ritardare frequentemente, non completare il lavoro assegnato, violare le regole di comportamento sul posto di lavoro, tra gli altri.
La lettera serve come avviso al dipendente che il suo comportamento è inaccettabile e che deve migliorare. Solitamente, la lettera descrive specificamente il comportamento problematico, le aspettative dell’azienda per il comportamento futuro e le possibili conseguenze se il comportamento non migliora, che possono includere ulteriori azioni disciplinari, fino al licenziamento.
È importante notare che la lettera di richiamo deve essere redatta in modo professionale e rispettoso, e deve essere basata su fatti concreti e verificabili. Inoltre, prima di inviare una lettera di richiamo, è consigliabile consultare un avvocato o un esperto in diritto del lavoro per assicurarsi di rispettare tutte le leggi e le politiche applicabili.
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Come scrivere una Lettera di richiamo per negligenza
Una lettera di richiamo per negligenza è l’atto con cui il datore di lavoro contesta ufficialmente al dipendente una mancanza di diligenza tale da infrangere gli obblighi contrattuali e da esporre l’azienda a rischi economici, organizzativi o di sicurezza. Per risultare valida e difendibile in sede giudiziale, la contestazione deve poggiare su quattro capisaldi: la legittimità dell’addebito, la puntuale descrizione dei fatti, il rispetto integrale della procedura disciplinare prevista dall’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori e la proporzionalità tra condotta e possibile sanzione.
Il fondamento normativo parte dal combinato disposto degli articoli 2104 e 2106 del codice civile: il primo impone al lavoratore l’obbligo di “diligenza nell’esecuzione della prestazione”, il secondo consente al datore di irrogare sanzioni disciplinari proporzionate quando tale diligenza venga meno. A queste norme si affiancano le clausole del contratto collettivo e il regolamento interno aziendale che definiscono gli standard di accuratezza attesi; citarli in apertura di lettera chiarisce al dipendente quale regola – contrattuale o procedurale – è stata violata.
La negligenza dev’essere accertata con prove oggettive: registri difettosi, report di controllo qualità, verbali HSE, e-mail che documentino omissioni o ritardi, testimonianze di colleghi. Prima di redigere l’atto, l’azienda è tenuta a raccogliere e a tenere a disposizione questa documentazione: non necessariamente va allegata, ma deve essere menzionata per rendere la contestazione specifica e verificabile. L’assenza di questa base probatoria renderebbe la lettera impugnabile per genericità.
Il testo parte con l’intestazione dell’impresa, i dati anagrafici del lavoratore, il luogo e la data di redazione. L’oggetto deve preannunciare chiaramente la natura disciplinare, per esempio “Richiamo scritto per negligenza del …”. Nel corpo si descrive l’episodio con attenzione ai dettagli: il giorno e l’ora in cui si è verificata l’omissione, il contesto produttivo o amministrativo in cui doveva essere svolta l’attività, gli esatti comportamenti omessi o compiuti in modo improprio. Occorre fermarsi ai fatti, evitando qualsiasi formula offensiva o moralistica. Segue la spiegazione delle conseguenze: un lotto di produzione da rifare, un documento contabile errato che ha generato sanzioni fiscali, un impianto fermo per mancata manutenzione programmata. Chiarire il nesso causale fra la negligenza e il danno (materiale o potenziale) dimostra la ragionevolezza dell’intervento disciplinare e ne sostiene la futura proporzione.
Dopo la descrizione l’azienda richiama gli articoli del CCNL, del regolamento interno o delle procedure ISO che fissano gli obblighi violati. Citare le fonti consente al lavoratore di comprendere a quali standard deve attenersi e lo mette in grado di predisporre una difesa consapevole. Nella medesima sezione va richiamato l’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori, precisando che al dipendente spettano cinque giorni di calendario dal ricevimento della lettera per presentare memorie scritte o chiedere un’audizione; la comunicazione deve indicare l’indirizzo PEC o l’ufficio HR a cui inviare le giustificazioni e ricordare la possibilità di farsi assistere da un rappresentante sindacale.
La parte conclusiva preannuncia – senza ancora determinarla – l’eventuale sanzione, spiegando che verrà scelta solo dopo l’esame delle difese e graduata secondo i parametri del contratto collettivo: ammonizione semplice se il danno è lieve e non vi sono precedenti, multa o sospensione dal servizio in caso di recidiva o di pregiudizi economici più seri, licenziamento per giusta causa nei rari casi di negligenza gravissima che comprometta irreversibilmente il rapporto fiduciario (ad esempio la perdita di una commessa strategica per documenti archiviati in modo negligente). Il tono deve restare fermo ma professionale, con l’obiettivo esplicito di ricondurre il comportamento entro gli standard attesi più che di punire in senso afflittivo.
Quanto alla forma di notifica, la lettera va recapitata con modalità che garantiscano prova di ricezione – raccomandata A/R, PEC o consegna a mano con firma – perché da quel momento decorre il termine dei cinque giorni utili al contraddittorio. Tutti i documenti raccolti (prove, difese del lavoratore, eventuale provvedimento finale) confluiranno nel fascicolo personale, fondamentale in caso di impugnazione dinanzi al giudice del lavoro.
Terminata la procedura e applicata, se del caso, la sanzione, è buona prassi programmare un incontro di follow-up: chiarire le aspettative, individuare eventuali necessità di formazione o affiancamento e stabilire un piano di monitoraggio. In questo modo la lettera di richiamo per negligenza rimane non solo uno strumento di tutela legale dell’azienda, ma anche un’occasione concreta di crescita professionale per il lavoratore, conforme alla finalità correttiva che permea l’intero sistema disciplinare italiano.
Esempio di Lettera di richiamo per negligenza
Modello 1 — Richiamo per mancata esecuzione di manutenzione programmata
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
Le contestiamo che in data __________ non ha eseguito il controllo di manutenzione ordinaria sul compressore n. C-21 previsto dalla procedura “MP-07/2024” per le ore 08:00. La Sua omissione è stata accertata dal verbale tecnico prot. __________, redatto alle 11:45, allorché l’impianto si è fermato per surriscaldamento, causando uno stop di linea di 2 ore e un ritardo di spedizione pari a € __________.
Il comportamento descritto integra negligenza professionale ai sensi dell’art. 2104 c.c., viola l’art. __________ del CCNL Metalmeccanico e il capitolo 5.3 del Manuale di Manutenzione Preventiva.
Ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970, dispone di cinque giorni di calendario dal ricevimento della presente per trasmettere memorie difensive o chiedere un’audizione presso l’Ufficio H.R., con eventuale assistenza sindacale. In difetto di idonee giustificazioni l’azienda irrogherà la sanzione disciplinare prevista, diffidandoLa dal reiterare analoghe negligenze.
Distinti saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 2 — Richiamo per errori contabili reiterati
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
durante la quadratura del bilancio di verifica del __________ sono emersi tre errori di registrazione, tutti imputabili alle scritture da Lei inserite il __________, per un totale di € __________ su conti “Fornitori UE” e “Resi merci”. L’anomalia, rilevata dal sistema SAP AuditTrail, ha richiesto il riapertura dei libri contabili con costi di revisione pari a € __________.
La condotta costituisce negligenza ex art. 2104 c.c. e contravviene all’art. __________ del CCNL Commercio nonché alla procedura FIN-04 “Contabilità generale”.
Dispone di cinque giorni, come previsto dall’art. 7 L. 300/1970, per presentare difese scritte o richiedere audizione. In mancanza di elementi attenuanti sarà applicata la sanzione disciplinare proporzionata, avvertendoLa che ulteriori errori contabili potranno determinare sospensione dal servizio.
Cordiali saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 3 — Richiamo per omesso controllo DPI e mancata segnalazione
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
in data __________ ha consegnato a tre operatori del reparto Verniciatura maschere FFP2 senza verificare la data di scadenza, contravvenendo alla check-list di magazzino “PPE-02”. Un addetto ha accusato irritazione alle vie respiratorie, con accesso all’infermeria aziendale. Il Suo comportamento configura negligenza grave, in violazione dell’art. 20 D.Lgs 81/2008, dell’art. __________ del CCNL Chimica e del paragrafo 4.2 del Regolamento Sicurezza.
Ha cinque giorni dal ricevimento per far valere le Sue ragioni o chiedere audizione, ex art. 7 Statuto dei Lavoratori. In difetto, la società adotterà la misura disciplinare prevista, tenendo conto della rilevanza di sicurezza dell’inadempimento.
Distinti saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 4 — Richiamo per perdita di dati aziendali per mancato backup
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
Le contestiamo la mancata esecuzione del backup settimanale su server “Sales-DB” previsto dalla policy IT-BKP/05 per venerdì __________. L’omissione, rilevata in occasione del guasto del disco RAID il lunedì successivo, ha comportato la perdita di 36 ore di dati e ritardi nella preparazione offerte per € __________.
La negligenza contrasta con l’art. __________ del CCNL Terziario, con la clausola 7 del Suo contratto individuale (“responsabilità su procedure IT critiche”) e con l’art. 2104 c.c.
Entro cinque giorni potrà presentare memorie difensive o chiedere un’audizione presso la Direzione ICT. La società valuterà poi la sanzione disciplinare adeguata, segnalando che recidive potranno comportare la sospensione dal servizio e ulteriori azioni risarcitorie.
Cordialmente
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata