Una lettera di richiamo per igiene personale è un documento formale che un datore di lavoro può inviare a un dipendente la cui igiene personale non rispetta gli standard richiesti sul posto di lavoro. Questa può essere una questione delicata, ma è importante affrontarla poiché può influire sul comfort e sulla salute degli altri dipendenti e, in alcuni casi, può anche influire sulla percezione dei clienti o sulla qualità del prodotto o del servizio fornito.
Questa lettera dovrebbe essere redatta in modo professionale e rispettoso. Di solito inizia con un’identificazione del problema, come ad esempio l’odore corporeo, l’aspetto trascurato, l’abbigliamento inappropriato o sporco, o la mancanza di lavaggio delle mani regolare. Poi, dovrebbe spiegare chiaramente gli standard di igiene richiesti dall’azienda e perché sono importanti.
La lettera dovrebbe offrire anche un’opportunità per il dipendente di risolvere il problema, ad esempio consigliandogli di consultare un medico se il problema è legato a una condizione medica, o suggerendo soluzioni pratiche come l’uso di deodoranti o il lavaggio regolare delle mani.
Infine, la lettera dovrebbe chiarire le conseguenze se il dipendente non risolve il problema, che possono variare da ulteriori richiami scritti a eventuali azioni disciplinari, inclusa la possibile cessazione dell’impiego.
È importante ricordare che questa lettera dovrebbe essere un ultimo tentativo di risolvere il problema dopo aver discusso la questione con il dipendente in questione faccia a faccia.
Indice
Fac simile Lettera di richiamo per igiene personale Word
Come scrivere una Lettera di richiamo per igiene personale
Quando l’igiene personale di un dipendente diventa motivo di disagi tangibili − cattivi odori che disturbano i colleghi, macchie evidenti sull’abbigliamento a contatto con il pubblico, rischi sanitari in reparti alimentari o sanitari − l’azienda può intervenire con una lettera di richiamo. È un provvedimento delicato, perché tocca la sfera privata e può facilmente ledere la dignità della persona; occorre quindi bilanciare il diritto del datore a tutelare un ambiente di lavoro salubre con il rispetto dell’onore e della riservatezza del lavoratore, come impone l’articolo 2 della Costituzione e l’articolo 2087 del codice civile.
Il presupposto giuridico del richiamo è sempre l’articolo 2104 del codice civile: il dovere di diligenza comprende la cura della persona quando la sua trascuratezza crea un pregiudizio concreto all’organizzazione, alla clientela o alla salute collettiva. Il dato centrale è la “concretezza”: la semplice impressione soggettiva di scarsa pulizia non basta; servono episodi specifici documentati, come lamentele scritte di colleghi o clienti, rilievi del responsabile HSE se si lavora in ambienti sterili, verbali dell’ispettore ASL in caso di manipolazione alimenti. Anche il contratto collettivo e il regolamento aziendale devono contenere un riferimento, pur generico, alla buona presenza e all’igiene in servizio: in molte norme interne la voce compare accanto all’obbligo di indossare la divisa pulita o i dispositivi di protezione.
Raccolti i riscontri, il datore di lavoro deve valutare prima una gestione informale. Un colloquio riservato con il diretto superiore o con HR, condotto con tatto, può chiarire se dietro la trascuratezza vi siano motivi di salute o difficoltà economiche su cui è preferibile intervenire con un sostegno, ad esempio concedendo tempo per cure mediche o anticipando un rimborso spese per la sostituzione della divisa. Solo se il problema persiste o se il contesto (cucina, sala operatoria, laboratorio farmaceutico) impone un immediato ripristino delle condizioni igieniche, si passa alla contestazione formale.
La lettera di richiamo, per non violare la privacy, si consegna in busta chiusa e non va affissa in bacheca. Nel testo si indicano la data, l’ora, il luogo e le conseguenze dell’inidonea igiene: «la presenza di forte odore corporeo ha costretto due colleghi ad abbandonare la postazione», oppure «il camice vistosamente sporco di residui alimentari è stato rilevato dal cliente X, che ha formulato reclamo scritto». È essenziale evitare opinioni o termini umilianti; bastano i fatti rilevabili e la disposizione contrattuale violata. Subito dopo si ricorda al dipendente che dispone di cinque giorni, ex articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori, per presentare giustificazioni scritte o chiedere un’audizione riservata; nel caso dell’igiene personale è opportuno specificare che la convocazione avverrà in un locale privato, per salvaguardare la riservatezza.
La lettera non deve minacciare sanzioni spropositate: si parte di norma con l’ammonizione scritta; la sospensione o il licenziamento entrano in gioco solo se l’igiene carente si collega a mansioni che implicano rischi sanitari certificati o se la recidiva dimostra un inadempimento grave e reiterato. La chiusura del documento offre una via di rientro: ad esempio la disponibilità dell’azienda a fornire gratuitamente nuovi indumenti da lavoro o a concedere un giorno di permesso retribuito per consentire visite mediche.
La notifica avviene via PEC, raccomandata o consegna a mano con firma; ogni passaggio – contestazione, eventuali difese, provvedimento finale – va archiviato nel fascicolo personale rispettando il principio di proporzionalità nella conservazione dei dati previsto dal GDPR. Se il lavoratore adduce motivi di salute, la procedura disciplinare si sospende e l’azienda può, con il consenso dell’interessato, indirizzarlo al medico competente per valutare idoneità e possibili accomodamenti.
Gestita con prova circostanziata, tono rispettoso e reale apertura al dialogo, la lettera di richiamo per igiene personale assolve la funzione preventiva richiesta dall’ordinamento, senza travalicare la linea sottile che separa la tutela dell’organizzazione dalla lesione della dignità individuale..
Esempio di Lettera di richiamo per igiene personale
Modello 1 – Front-office di sede direzionale
Oggetto: Richiamo scritto per inadeguata igiene personale riscontrata il //20___
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
il giorno _________ alle ore :, presso la reception principale, diversi visitatori hanno segnalato al Responsabile Accoglienza un intenso odore corporeo proveniente da Lei, lamentando disagio durante l’attesa. L’episodio è registrato nel rapporto n. RE//20 e ha compromesso l’immagine di professionalità che la nostra società deve garantire. Tale condotta viola l’art. ___ del CCNL Commercio e l’art. 2104 c.c., oltre al capitolo 2.4 del Codice Etico aziendale relativo alla cura della persona nei ruoli a contatto con il pubblico.
Ai sensi dell’art. 7 della Legge 300/1970, dispone di cinque giorni di calendario dalla ricezione della presente per inviare eventuali memorie difensive o richiedere audizione riservata presso l’Ufficio Risorse Umane, con facoltà di farsi assistere dal Suo rappresentante sindacale. In assenza di idonee giustificazioni, l’azienda adotterà la sanzione disciplinare prevista dal CCNL, diffidandoLa dal reiterare comportamenti analoghi.
Distinti saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 2 – Stabilimento alimentare (linea confezionamento)
Oggetto: Contestazione disciplinare per inosservanza delle norme di igiene personale
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
durante l’ispezione H.A.C.C.P. del __________ è stato rilevato che indossava la divisa di reparto con macchie visibili di residui alimentari e senza cuffia copricapo, in violazione della procedura IG-05 e dell’art. 20 del D.Lgs 81/2008. L’ispettore ASL presente ha verbalizzato l’irregolarità (verbale n. ASL/____) con rischio di sanzione amministrativa a carico dell’azienda.
La condotta in oggetto contrasta con l’art. ___ del CCNL Alimentare e con il Suo obbligo di diligenza ex art. 2104 c.c. Entro cinque giorni potrà produrre eventuali difese scritte o chiedere audizione. In difetto, sarà irrogata la sanzione disciplinare prevista, unitamente all’obbligo di frequentare il prossimo corso interno “Igiene e Sicurezza Alimentare”.
Cordiali saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 3 – Struttura sanitaria (Operatore Socio-Sanitario)
Oggetto: Richiamo formale per carenze igieniche personali rilevate in reparto
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
il __________ il Coordinatore Infermieristico ha constatato che si trovava in servizio con divisa sporca di fluidi corporei e mani non correttamente deterse, come documentato nel report clinico prot. TI/___/2025. Ciò ha esposto i pazienti immunodepressi del reparto Terapia Intensiva a potenziale rischio infettivo, in violazione dell’art. ___ del CCNL Sanità, del Protocollo Asepsi § 3 e dell’art. 2104 c.c.
La invitiamo a presentare entro cinque giorni eventuali giustificazioni o a chiedere colloquio con la Direzione Sanitaria. In assenza di ragioni attenuanti, l’azienda procederà con la misura disciplinare prevista e Le prescriverà la partecipazione obbligatoria al prossimo addestramento sull’igiene delle mani WHO.
Distinti saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 4 – Call-center in open space
Oggetto: Ammonizione per igiene personale inadeguata e disturbo al personale
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
nel periodo 5-14 giugno 2025 il Team Leader ha ricevuto sei segnalazioni scritte da colleghi di turno pomeridiano che lamentavano persistente odore corporeo proveniente dalla Sua postazione. Le verifiche effettuate il 14 giugno (rapporto TL/14-06-25) hanno confermato la situazione di disagio, che ha costretto il personale vicino a spostarsi compromettendo la copertura delle linee.
Tale comportamento viola l’art. ___ del CCNL Telecomunicazioni e l’art. 5 del Regolamento interno “Comfort ambientale”. La preghiamo di far pervenire, entro cinque giorni dalla ricezione, eventuali osservazioni difensive; in mancanza di riscontri adeguati la Società Le comminerà l’ammonizione scritta prevista, invitandoLa contestualmente a mantenere una cura personale conforme agli standard igienico-sanitari richiesti nell’ambiente di lavoro condiviso.
Cordialmente
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata