Una lettera di richiamo per scarso rendimento è un documento formale che viene inviato da un datore di lavoro a un dipendente quando il suo rendimento lavorativo non rispetta gli standard previsti. Questa lettera serve come avviso ufficiale che il datore di lavoro ha notato e documentato un comportamento inadeguato o insoddisfacente sul posto di lavoro.
Indice
Fac simile Lettera di richiamo per scarso rendimento Word
Come scrivere una Lettera di richiamo per scarso rendimento
Redigere una lettera di richiamo per scarso rendimento significa contestare ufficialmente a un dipendente che la sua prestazione, in termini di quantità o qualità, è stabilmente al di sotto degli standard fissati dal contratto individuale, dal CCNL o dalle procedure interne. Il richiamo, per essere legittimo e realmente utile, deve muoversi su tre binari: la prova oggettiva del calo di performance, il rispetto scrupoloso della procedura dell’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori e la chiarezza delle aspettative future.
Il punto di partenza è l’articolo 2104 del codice civile, che pretende diligenza e perizia proporzionate all’incarico: quando i risultati conseguiti da un lavoratore si discostano in modo continuativo dal livello atteso, non basta lamentarlo in modo generico; occorre dimostrarlo con indicatori misurabili e su un arco temporale congruo. In ambito produttivo si farà riferimento a pezzi/ora, percentuali di scarto o tempi di ciclo; negli uffici amministrativi si useranno pratiche evase, errori riscontrati o back-log accumulato; nei servizi si citeranno SLA, tempi medi di risposta, reclami dei clienti. Prima di emettere il richiamo, è buona norma che il responsabile abbia già evidenziato informalmente le criticità, magari con un colloquio o un’e-mail di avviso: ciò mostra che l’azienda ha concesso al dipendente l’opportunità di migliorare.
Una volta raccolti report e riscontri, la lettera va spedita con tempestività, di solito entro pochi giorni dall’ultima verifica negativa. L’intestazione riporta ragione sociale, dati del lavoratore, luogo e data. L’oggetto deve essere inequivocabile – “Richiamo scritto per scarso rendimento relativo al periodo …” – per far capire fin da subito la natura disciplinare dell’atto. Nel corpo si descrivono i fatti in forma narrativa ma precisa: si indicano il periodo di riferimento, gli obiettivi assegnati, i risultati effettivi e il confronto con gli standard di reparto o con la media dei colleghi; si documentano le conseguenze sull’organizzazione, come ritardi di consegna, costi di rilavorazione o penali contrattuali. A seguire si citano le fonti normative violate, che possono essere l’articolo 2104 c.c., la clausola di risultato del contratto individuale, l’articolo prestazionale del CCNL o il capitolo del manuale di qualità che definisce i KPI.
La lettera deve poi aprire il contraddittorio previsto dallo Statuto dei Lavoratori, avvisando il dipendente che ha cinque giorni di calendario per presentare memorie difensive o chiedere un’audizione, eventualmente assistito da un rappresentante sindacale. Va precisato dove inviare le giustificazioni – normalmente PEC o Ufficio Risorse Umane – e ribadito che l’azienda valuterà con attenzione eventuali elementi come problemi di salute, carichi di lavoro squilibrati, carenze formative o ostacoli organizzativi. Solo dopo l’esame di tali difese potrà essere adottata la sanzione, graduata secondo il contratto collettivo: di regola si parte con l’ammonizione scritta, si passa alla multa o alla sospensione in caso di recidiva o di impatto economico rilevante, si arriva al licenziamento per giustificato motivo soggettivo se la prestazione insufficiente è reiterata e compromette definitivamente il rapporto fiduciario.
È consigliabile che il richiamo contenga anche un passaggio costruttivo: oltre all’avvertimento sulle possibili misure disciplinari future, il datore può indicare un piano di miglioramento, un affiancamento tecnico, un corso di aggiornamento o la ridefinizione degli obiettivi intermedi, così da trasformare il provvedimento in strumento di recupero e non solo di punizione. Il tono deve restare fermo e professionale: si tratta di un atto formale che tutela l’azienda, ma l’obiettivo finale è riportare la prestazione a un livello accettabile.
Infine, la notifica va fatta con un mezzo che garantisca la prova di ricezione – raccomandata A/R, PEC o consegna a mano con firma per ricevuta – perché da quel momento decorre il termine dei cinque giorni. Copia della lettera, i dati di performance allegati, le eventuali difese del lavoratore e la decisione conclusiva confluiranno nel fascicolo personale, a tutela di entrambe le parti in caso di future contestazioni. In questo modo la lettera di richiamo per scarso rendimento combina rigore giuridico, trasparenza nei confronti del dipendente e reale possibilità di miglioramento della performance.
Esempio di Lettera di richiamo per scarso rendimento
Modello 1 – Ufficio Logistica: pratiche evase sotto soglia
Oggetto: Richiamo scritto per scarso rendimento – mese di aprile
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
l’analisi dei flussi “Spedizioni Italia” per il periodo 1-30 aprile 2025 evidenzia che ha processato in media 21 pratiche giornaliere contro le 40 fissate dal KPI “LOG-04” e rispettate dalla quasi totalità del team. Il rallentamento, già oggetto del colloquio di feedback del 9 aprile, ha determinato un arretrato di 614 dossier con addebiti di giacenza per € 1 470.
La condotta descritta integra violazione dell’art. 2104 c.c., dell’art. ___ CCNL Commercio e del Regolamento operativo § 3. Ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970 dispone di cinque giorni dal ricevimento della presente per produrre memorie difensive o chiedere audizione presso l’Ufficio HR, con facoltà di assistenza sindacale. In difetto di giustificazioni idonee l’azienda applicherà la sanzione disciplinare prevista, attivando parallelamente un piano di miglioramento individuale.
Distinti saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 2 – Reparto Produzione: ritmo di linea insufficiente
Oggetto: Contestazione disciplinare per scarso rendimento produttivo
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
nei turni compresi fra il 2 e il 15 maggio 2025 ha registrato una media di 48 pezzi/ora sulla postazione “Assemblaggi A2”, inferiore del 35 % allo standard minimo (75 pezzi/ora) stabilito dalla procedura QP-07. Il delta produttivo ha imposto straordinario al turno successivo con un costo aggiuntivo di € 2 180.
Tale risultato, nonostante l’affiancamento del capoturno del 6 maggio, configura scarso rendimento in violazione dell’art. ___ CCNL Metalmeccanico e dell’obbligo di diligenza professionale. Le sono concessi cinque giorni per eventuali difese scritte o richiesta di colloquio. In assenza di elementi attenuanti sarà irrogata la misura disciplinare prevista, con previsione di ulteriore formazione tecnica.
Cordiali saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 3 – Area Vendite: obiettivi di fatturato non raggiunti
Oggetto: Richiamo formale per mancato raggiungimento target trimestrale
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
il consuntivo Q1 2025 evidenzia che il fatturato generato da Lei ammonta a € 92 000, pari al 46 % del target individuale di € 200 000 indicato nel piano incentivi sottoscritto il 9 gennaio. Nonostante le azioni correttive concordate nella sales-review di febbraio, la pipeline non ha mostrato progressi significativi e si sono registrati tre reclami per carente follow-up.
La situazione viola l’art. 2104 c.c., l’art. ___ CCNL Terziario e la Clausola 4 del Suo contratto individuale (“obiettivi minimi di vendita”). Dispone di cinque giorni per far pervenire memorie difensive o chiedere audizione; in mancanza, l’azienda adotterà la sanzione disciplinare prevista e rivaluterà la Sua permanenza nel portafoglio clienti strategici.
Distinti saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 4 – Progetto IT: consegne incomplete e bug eccessivi
Oggetto: Ammonizione per scarso rendimento nello sprint Agile “Omega-12”
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
lo sprint chiuso il 3 giugno 2025 riporta 34 story points assegnati, di cui solo 14 completati e 6 respinti per bug critici, con una velocity pari al 41 % del valore di riferimento del team (34/83 SP). Il ritardo ha imposto un re-planning con il cliente e una penale di € 4 500. L’andamento è stato già evidenziato nei retrospettive del 10 maggio e del 24 maggio senza miglioramenti apprezzabili.
Tale insufficiente rendimento viola l’art. ___ CCNL Servizi Innovativi, la policy Engineering KPIs § 2.3 e l’obbligo di diligenza di cui all’art. 2104 c.c. Entro cinque giorni potrà presentare giustificazioni o chiedere audizione. In difetto di motivazioni adeguate Le sarà comminata la sanzione prevista, con contestuale inserimento in un percorso di coaching tecnico.
Cordialmente
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata