Una lettera di richiamo per ritardo è un documento formale che un datore di lavoro invia a un dipendente che ha registrato ritardi frequenti o significativi sul posto di lavoro. Questa lettera serve come avvertimento scritto per il dipendente, informandolo che il suo comportamento è inaccettabile e deve cambiare.
Nella lettera di richiamo, il datore di lavoro dovrebbe chiaramente esporre la natura del problema, fornendo esempi specifici dei ritardi del dipendente. Dovrebbe inoltre essere indicato quale comportamento è atteso in futuro e quali saranno le conseguenze se il comportamento non migliora (queste possono variare da ulteriori azioni disciplinari a un possibile licenziamento).
È importante che la lettera sia equa e obiettiva, e che il dipendente abbia la possibilità di rispondere alle accuse. In alcuni casi, potrebbe essere necessario coinvolgere un rappresentante sindacale o un consulente del personale.
La lettera di richiamo per ritardo è uno strumento importante per la gestione delle risorse umane, in quanto aiuta a mantenere la disciplina sul posto di lavoro e a garantire che tutti i dipendenti rispettino le regole e le aspettative aziendali.
Indice
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Come scrivere una Lettera di richiamo per ritardo
Redigere una lettera di richiamo per ritardo significa contestare a un dipendente l’inosservanza dell’orario di lavoro, dimostrando che il comportamento, abituale o episodico che sia, lede la regola contrattuale della puntualità e produce un pregiudizio organizzativo. La validità dell’atto dipende dall’aderenza a quattro cardini: l’esistenza di una disciplina oraria chiara, la rilevazione oggettiva del ritardo, l’osservanza del procedimento disciplinare previsto dall’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori e la coerenza tra gravità della condotta e misura che l’azienda si riserva di irrogare.
Il fondamento giuridico è innanzitutto l’articolo 2104 del codice civile, che impone diligenza e osservanza delle direttive datoriali; segue l’articolo 2106, che legittima la sanzione proporzionata. Nei contratti collettivi la puntualità rientra quasi sempre fra i doveri primari; in molti CCNL, dopo un certo numero di minuti di ritardo o di episodi reiterati, si prevede il passaggio dalla trattenuta economica alla vera e propria sanzione disciplinare. Di regola il regolamento aziendale o l’accordo di flessibilità individuano una fascia di tolleranza (i classici cinque o quindici minuti). Senza questo presupposto formale, la contestazione rischia di essere impugnata come generica o, peggio, discriminatoria.
La prova del ritardo deve poggiare su sistemi di rilevazione certificabili: timbrature badge, log di accesso alle VPN, registri del personale o, nel caso di autisti e tecnici esterni, report satellitari o app di geolocalizzazione. Appena accertato lo scostamento, l’azienda deve agire con tempestività; in giurisprudenza si ritiene congruo un intervallo di pochi giorni, compatibilmente con verifiche interne e raccolta delle presenze. Ogni rallentamento immotivato può far dichiarare tardiva la contestazione.
Il testo della lettera si apre con l’intestazione aziendale, i dati anagrafici del dipendente, la data di redazione e un oggetto che annunci esplicitamente la natura dell’atto («Richiamo scritto per ritardo del…»). Nel corpo andranno indicati con precisione il giorno o i giorni, l’orario contrattuale, l’orario effettivo registrato e, se rilevante, la quantità di minuti di scostamento; un esempio: «Il 12 e il 14 giugno 2025 Ella ha timbrato, rispettivamente, alle ore 9:14 e 9:23 a fronte dell’orario di inizio previsto per le 9:00, senza preventiva comunicazione al superiore». Subito dopo occorre spiegare le ricadute: produzione avviata in ritardo, riunione posticipata, maggiori costi di straordinario per i colleghi. Segue il richiamo alle fonti violate: articolo del CCNL, capitolo del regolamento orario, eventuale policy di timbratura firmata dal lavoratore. Questo passaggio non è decorativo: consente al dipendente di comprendere con esattezza la regola infranta e di predisporre una difesa consapevole.
Arriva quindi la parte procedurale. La lettera deve ricordare che, ex articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori, il dipendente dispone di cinque giorni di calendario dalla ricezione per presentare memorie scritte o chiedere di essere ascoltato, con facoltà di farsi assistere da un rappresentante sindacale. Vanno indicati indirizzi e recapiti (PEC o ufficio HR) e specificato che nessuna decisione sulla sanzione sarà adottata prima di aver valutato le sue spiegazioni. In materia di ritardo le giustificazioni classiche sono traffico eccezionale, mezzi pubblici soppressi, emergenze familiari, certificazione medica di malessere improvviso; l’impresa è tenuta a ponderare se si tratti di cause fortuite, di forza maggiore o di semplici disorganizzazioni personali.
La chiusura dell’atto prefigura la possibile misura: ammonizione scritta nei casi isolati, multa o sospensione dal servizio se la condotta è reiterata o se il ritardo ha provocato disservizi significativi; si rinvia in ogni caso al contratto collettivo per la graduazione, e si avverte che la recidiva potrà integrare legittima causa di licenziamento per inadempimento grave. Il tono rimane fermo ma non punitivo: lo scopo è indurre il lavoratore a ristabilire l’affidabilità oraria, non mortificarlo.
Sul piano formale la notifica deve avvenire con tracciabilità – raccomandata A/R, PEC o consegna a mano con firma – perché da quel momento decorre il termine dei cinque giorni difensivi. Tutti gli allegati di prova (estratti timbrature, report, eventuali mail di avviso) devono essere conservati nel fascicolo personale insieme alla lettera, alle difese scritte e al provvedimento conclusivo.
Completata la procedura, un breve colloquio di feedback aiuta a chiarire se il ritardo è frutto di necessità contingenti – da gestire magari con un piano di flessibilità – o di mera negligenza. In questo modo la lettera di richiamo assolve la funzione sanzionatoria richiesta dalla legge e, al tempo stesso, si inserisce in un percorso di gestione delle presenze trasparente e condiviso.
Esempio di Lettera di richiamo per ritardo
Modello 1 — Richiamo scritto per ritardo reiterato all’ingresso
(reparto amministrativo, fascia oraria fissa)
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
Le contestiamo che nei giorni 4, 6, 7 e 11 marzo 2025 ha timbrato l’ingresso rispettivamente alle 9:12, 9:18, 9:05 e 9:16, superando la tolleranza di 5 minuti prevista dal regolamento orario (art. 3, “Flessibilità e puntualità”). I quattro episodi, certificati dal sistema BadgeWeb (report allegato n. 14/25), hanno comportato ritardi nell’apertura dello sportello contabilità e disservizi verso fornitori in attesa di autorizzazioni di pagamento.
Tale condotta viola l’art. ________ del CCNL Commercio e gli obblighi di diligenza ex art. 2104 c.c. Ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970 dispone di cinque giorni dalla ricezione per presentare memorie difensive o chiedere audizione presso l’Ufficio HR. In assenza di giustificazioni idonee l’azienda applicherà la sanzione disciplinare prevista, diffidandoLa dal reiterare tali ritardi.
Distinti saluti
Luogo e data ____________
Firma autorizzata
Modello 2 — Richiamo per ritardo con impatto sul servizio al cliente
(punto vendita retail, apertura negozio)
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
il 15 aprile 2025 non si è presentato/a all’apertura del punto vendita alle ore 08:45 come da turnazione protocollata n. PV04/2025, giungendo alle 09:32. L’unica collega in servizio ha dovuto posticipare l’apertura al pubblico, con conseguente perdita di vendita stimata in € ________ e reclami registrati nel CRM Ticket #9872.
Il ritardo non era stato comunicato e contrasta con l’art. ________ del CCNL Terziario e con la Procedura OpRetail 2.0 che prescrive la presenza di almeno due addetti all’apertura. Disponga di cinque giorni per eventuali giustificazioni; in difetto, seguirà la sanzione disciplinare proporzionata.
Cordiali saluti
Luogo e data ____________
Firma autorizzata
Modello 3 — Richiamo per ritardo alla presa del turno notturno
(settore sanitario, continuità assistenziale)
Egr. Dott./Dott.ssa ____________________,
La informiamo che il 20 maggio 2025, assegnato/a al turno h 22:00-06:00 presso il reparto di Medicina d’Urgenza, ha preso servizio alle 22:37 senza preavviso. Il ritardo ha lasciato scoperta la guardia medica e costretto il collega smontante a trattenersi oltre orario, con incidenza sul riposo obbligatorio.
La condotta viola l’art. ________ del CCNL Sanità e il Protocollo Turni n. 3/2024 (copertura minima notturna). Ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970 potrà far pervenire difese entro cinque giorni; in mancanza, l’azienda adotterà la misura disciplinare prevista, ricordando che ulteriori ritardi in turni critici potranno condurre alla sospensione.
Distinti saluti
Luogo e data ____________
Firma autorizzata
Modello 4 — Richiamo per ritardo a meeting remoto obbligatorio
(lavoro agile, conference call con cliente)
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
il 5 giugno 2025, convocato/a per la video-call delle ore 14:00 con il cliente TechNova Ltd., si è collegato/a alle 14:28, quando la riunione era ormai conclusa. L’assenza ha impedito la presentazione delle slide di progetto a Lei assegnate, causando l’invio di materiale incompleto e la richiesta di ulteriore sessione da parte del cliente (e-mail prot. TN/23-06-05).
L’episodio lede l’immagine aziendale e viola l’art. ________ del CCNL Servizi Innovativi nonché la Linea guida Smart-Work § 4 (“Reperibilità in fasce meeting”). Entro cinque giorni dalla presente potrà inviare giustificazioni o chiedere confronto; in difetto, la società irrogherà la sanzione disciplinare adeguata, diffidandoLa dal mancare ulteriori appuntamenti con la clientela.
Cordialmente
Luogo e data ____________
Firma autorizzata