Una lettera di richiamo per scarso impegno è un documento formale che un datore di lavoro invia a un dipendente per segnalare una performance lavorativa insoddisfacente o un comportamento inappropriato sul posto di lavoro. Questa lettera è spesso un primo passo formale nel processo di gestione delle prestazioni, utilizzato quando le discussioni verbali o informali non hanno portato a un miglioramento.
La lettera di richiamo dovrebbe fornire dettagli specifici riguardo al comportamento o alle prestazioni insoddisfacenti, fornire esempi concreti, se possibile, e indicare le aspettative dell’azienda per il miglioramento. Essa dovrebbe anche includere eventuali conseguenze se il comportamento o le prestazioni non migliorano, che potrebbero arrivare fino alla risoluzione del contratto di lavoro.
Questa lettera serve come un avviso formale per il dipendente che il suo comportamento o le sue prestazioni non sono all’altezza degli standard dell’azienda e che è necessario un cambiamento. È anche un documento che può essere utilizzato come prova di comunicazione e avviso, nel caso in cui il dipendente venga successivamente licenziato per le stesse ragioni.
Indice
Fac simile Lettera di richiamo per scarso impegno Word
Come scrivere una Lettera di richiamo per scarso impegno
Quando un’azienda rileva che la qualità o l’intensità della prestazione di un dipendente è costantemente inferiore agli standard concordati, la forma più trasparente per intervenire è la lettera di richiamo per scarso impegno. Perché il provvedimento sia valido, occorre innanzitutto fondarlo su parametri misurabili e su una procedura coerente con l’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori. Prima di mettere mano alla lettera, il datore deve verificare che l’obbligo generale di diligenza fissato dall’articolo 2104 del codice civile sia stato effettivamente disatteso: serve quindi un periodo di osservazione in cui la performance venga tracciata con dati oggettivi, per esempio report di produttività, rilavorazioni causate da errori o mancato raggiungimento di KPI fissati dal contratto individuale, dal CCNL o dal regolamento interno. È importante che eventuali colloqui informali, mail di sollecito o piani di affiancamento precedano il richiamo scritto, poiché dimostrano che il lavoratore è stato messo nelle condizioni di correggersi.
Una volta raccolto il materiale probatorio e chiuso il periodo di monitoraggio, la lettera va redatta con tempestività, di regola entro pochi giorni dall’ultima evidenza negativa. L’intestazione deve riportare i dati dell’azienda e del dipendente, la data e un oggetto che anticipi con chiarezza la natura disciplinare del documento, per esempio “Richiamo scritto per scarso impegno lavorativo”. Nel corpo occorre raccontare i fatti in chiave cronologica e concreta: si indicano i giorni o le settimane di riferimento, i risultati attesi, quelli effettivamente conseguiti e l’eventuale confronto con la media di reparto. Se il dipendente ha causato ripetuti errori, ritardi di consegna o costi di rilavorazione, tali circostanze vanno descritte con cifre e con il riferimento ai report di controllo qualità o ai reclami dei clienti. In questo punto della lettera è opportuno richiamare le clausole contrattuali o regolamentari che disciplinano il livello minimo di rendimento, così da chiarire quale norma sia stata violata.
Conclusa la parte descrittiva, la lettera deve aprire formalmente il contraddittorio previsto dallo Statuto dei Lavoratori. È quindi necessario informare il dipendente che, a partire dal momento della ricezione, ha cinque giorni di calendario per trasmettere memorie difensive oppure per chiedere di essere ascoltato personalmente con eventuale assistenza sindacale. Bisogna indicare con precisione l’indirizzo PEC o l’ufficio cui rivolgersi e spiegare che nessuna decisione sulla sanzione verrà presa prima di avere esaminato le sue giustificazioni. Se lo scarso impegno fosse dovuto a ragioni di salute, carichi di lavoro eccessivi o carenze organizzative, la procedura consente al lavoratore di farlo presente e all’azienda di valutare correttivi diversi dalla sanzione.
La chiusura della lettera deve avere un tono fermo ma non punitivo fine a sé stesso. Il datore di lavoro chiarisce che, verificata l’eventuale assenza di giustificazioni, potrà applicare la misura disciplinare prevista dal contratto collettivo: si va dall’ammonizione scritta alla multa o alla sospensione, fino al licenziamento nei casi di reiterata insufficienza di rendimento che incida gravemente sull’organizzazione aziendale. È buona prassi, accanto all’avvertimento, offrire un percorso di miglioramento, per esempio un piano di formazione o di affiancamento con un tutor; in questo modo la sanzione conserva la sua finalità correttiva e non risulta un atto meramente punitivo.
Sul piano formale, la lettera deve essere notificata con un mezzo che garantisca la prova della consegna, tipicamente raccomandata, posta elettronica certificata o consegna a mano con firma per ricevuta. Una volta esaurita la procedura, tutti i documenti — la contestazione, le eventuali difese del lavoratore e la decisione finale — vanno archiviati nel fascicolo personale; ciò tutela il datore in caso di impugnazione e certifica il rispetto della gradualità prevista dalla legge. In definitiva, una lettera di richiamo per scarso impegno efficace non si limita a dichiarare un giudizio soggettivo, ma mette in fila dati concreti, rispetta il diritto di difesa e si propone di riportare la prestazione a un livello adeguato, salvaguardando sia l’interesse dell’impresa sia la dignità professionale del dipendente.
Esempio di Lettera di richiamo per scarso impegno
Modello 1 — Ufficio amministrativo: produttività sotto la soglia minima
Oggetto: Richiamo scritto per scarso impegno operativo nel mese di marzo
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
dal monitoraggio delle pratiche contabili chiuse tra il 1° e il 31 marzo 2025 risulta che ha registrato una media di 18 posizioni evase al giorno, contro il target di 35 previsto dal capitolo 4 del Regolamento di reparto e raggiunto dalla quasi totalità dei colleghi. Nonostante il colloquio di feedback del 7 marzo e l’affiancamento programmato nella settimana successiva, la Sua produttività non ha mostrato miglioramenti apprezzabili. La situazione ha generato un arretrato di 212 pratiche, con ritardi nei pagamenti ai fornitori e penali per € 1 240.
Il comportamento descritto configura violazione dell’art. 2104 c.c., dell’art. _____ del CCNL Commercio e degli standard di performance comunicatiLe a inizio anno. Ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970 dispone di cinque giorni dal ricevimento della presente per far pervenire eventuali memorie difensive o chiedere un’audizione presso l’Ufficio HR. In difetto di giustificazioni idonee l’azienda applicherà la sanzione disciplinare prevista, invitandoLa nel contempo ad aderire al piano di miglioramento individuale già condiviso.
Distinti saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 2 — Linea di produzione: frequenti errori e rilavorazioni
Oggetto: Contestazione disciplinare per scarsa accuratezza nel processo di assemblaggio
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
nei turni del 10, 12, 13 e 17 aprile 2025 il controllo qualità ha scartato complessivamente 84 pezzi provenienti dalla Sua postazione (“Modulo Saldatura 2”) per saldature fuori tolleranza. Il tasso di difettosità, pari all’8,6 %, supera di oltre cinque volte lo standard massimo consentito (1,5 %) indicato nella procedura QP-11. Le rilavorazioni hanno comportato tre ore di fermo linea e un costo aggiuntivo stimato in € 970.
Non avendo segnalato anomalie di macchina né richiesto supporto al capoturno, il risultato è imputabile a negligenza e scarso impegno. La condotta viola l’art. _____ del CCNL Metalmeccanico e l’obbligo di diligenza professionale. È facoltà Sua presentare entro cinque giorni giustificazioni scritte o chiedere un colloquio; in assenza di elementi attenuanti l’azienda irrogherà la sanzione disciplinare prevista e disporrà un periodo di affiancamento obbligatorio.
Cordiali saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 3 — Call-center: tempi medi di gestione oltre soglia
Oggetto: Ammonizione per insufficiente rendimento nei servizi di assistenza clienti
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
l’analisi dei log del mese di aprile mostra un tempo medio di gestione chiamata pari a 12′ 45″ a fronte di uno SLA aziendale di 8′ 30″. Inoltre, il numero di ticket chiusi in prima battuta (first call resolution) si attesta al 48 %, contro il 75 % fissato dalla procedura “Customer Care KPIs”. Queste performance, già evidenziateLe in due e-mail di alert (prot. CC/14 e CC/18), hanno generato un incremento del traffico in coda e la violazione degli accordi di servizio con il cliente KeyNet.
Ai sensi dell’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori, dispone di cinque giorni per presentare memorie difensive o richiedere audizione. Mancando motivazioni valide, sarà comminata la sanzione disciplinare prevista dal CCNL Telecomunicazioni e sarà attivato un percorso formativo obbligatorio sulle tecniche di gestione chiamata.
Distinti saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 4 — Progetto IT: ritardi costanti nelle consegne di sprint Agile
Oggetto: Richiamo formale per scarse performance nella delivery del progetto “Saturn”
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
nei tre sprint compresi fra il 1° marzo e il 19 aprile 2025 ha completato in media il 42 % dei task assegnati (Story Points conclusi 53 su 128), provocando il continuo slittamento delle milestone condivise con il cliente estero. Le daily-review documentano assenze frequenti agli stand-up e mancate revisioni di codice, nonostante il supporto aggiuntivo del Dev Lead. Il ritardo ha determinato l’emissione di una penale contrattuale pari a € 6 500.
Tali inadempienze integrano scarso impegno e violano l’art. _____ del CCNL Servizi Innovativi, la clausola 4 del Suo contratto individuale (“raggiungimento obiettivi di sprint”) e l’obbligo di diligenza ex art. 2104 c.c. Entro cinque giorni potrà inviare giustificazioni o chiedere di essere ascoltato/a. In assenza di motivazioni adeguate l’azienda applicherà la misura disciplinare prevista, riservandosi di rivalutare la Sua permanenza nel team di progetto qualora la situazione non migliori.
Cordialmente
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata