Una lettera di richiamo per comportamento inadeguato è un documento formale utilizzato da un datore di lavoro per segnalare a un dipendente che il suo comportamento sul posto di lavoro non è stato adeguato o professionale. Questo può includere una varietà di comportamenti, come la non conformità alle politiche aziendali, la violazione delle regole sul posto di lavoro, la negligenza dei doveri, o comportamenti inappropriati nei confronti dei colleghi o dei superiori.
La lettera di richiamo serve a documentare ufficialmente l’incidente e ad avvisare il dipendente che il suo comportamento è inaccettabile e deve cambiare. Di solito, essa descrive in dettaglio l’incidente o il comportamento in questione, la ragione per cui è considerato inadeguato, le possibili conseguenze se il comportamento non cambia, e le aspettative future per il comportamento del dipendente.
Questa lettera è di solito una delle prime misure prese in un processo disciplinare sul posto di lavoro, e può essere seguita da ulteriori azioni se il comportamento del dipendente non migliora. L’obiettivo di una lettera di richiamo è di correggere il comportamento problematico, non di punire il dipendente, e dovrebbe essere utilizzata come opportunità di apprendimento e crescita.
Indice
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Quando scrivere una Lettera di richiamo per comportamento inadeguato
La lettera di richiamo per comportamento inadeguato è un documento formale che un datore di lavoro può utilizzare per segnalare e documentare il cattivo comportamento di un dipendente sul posto di lavoro. Questa lettera viene solitamente inviata dopo che il dipendente ha già ricevuto un avviso verbale. Ecco alcune situazioni in cui potrebbe essere necessario scrivere una lettera di richiamo:
1. Manca di rispetto: Se un dipendente mostra un comportamento irrespettoso nei confronti dei colleghi, dei superiori o dei clienti, può essere necessario un richiamo formale. Questo potrebbe includere linguaggio offensivo, comportamenti intimidatori o mancanza di rispetto per le opinioni e le idee altrui.
2. Inefficienza lavorativa: Se un dipendente non sta svolgendo efficacemente le sue mansioni, nonostante sia stato adeguatamente formato e abbia ricevuto feedback costruttivo, potrebbe essere necessaria una lettera di richiamo.
3. Violazione delle politiche aziendali: Una lettera di richiamo può essere necessaria se un dipendente viola le politiche aziendali, come l’uso inappropriato delle risorse aziendali, l’abuso di alcol o droghe sul posto di lavoro, o la violazione delle politiche sulla privacy.
4. Assenteismo o ritardi frequenti: Se un dipendente è spesso in ritardo o assente senza una giustificazione valida, può essere necessario un richiamo formale.
5. Comportamento inappropriato: Se un dipendente si comporta in modo inappropriato sul posto di lavoro, come fare commenti o gesti offensivi, può essere necessario un richiamo formale.
6. Mancanza di cooperazione: Se un dipendente rifiuta costantemente di collaborare con i colleghi o con i superiori, o se non segue le indicazioni dei suoi capi, può essere necessario un richiamo formale.
Ricorda, la lettera di richiamo dovrebbe essere utilizzata come ultimo tentativo per correggere il comportamento inadeguato. Prima di arrivare a questo punto, il datore di lavoro dovrebbe aver tentato altre forme di feedback e di correzione del comportamento.
Come scrivere una Lettera di richiamo per comportamento inadeguato
Nella pratica disciplinare italiana la lettera di richiamo per comportamento inadeguato rappresenta lo strumento formale con cui l’azienda notifica a un dipendente che la sua condotta, pur non integrando necessariamente violazioni gravi come l’insubordinazione o l’abbandono del posto, risulta comunque incompatibile con gli obblighi di correttezza e collaborazione fissati dall’articolo 2104 del codice civile, dal contratto collettivo di categoria e dal regolamento interno. Per essere valida – e soprattutto difendibile dinanzi a un eventuale giudizio – la contestazione deve poggiare su quattro pilastri: osservazione oggettiva del fatto, tempestività, descrizione puntuale e rispetto del contraddittorio garantito dall’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori.
La prima fase consiste nell’accertare in modo documentabile l’episodio reputato “inadeguato”. Può trattarsi di un linguaggio sconveniente con i colleghi, di una tenuta offensiva con i clienti, di atteggiamenti che disturbano la normale organizzazione del lavoro o ledono l’immagine aziendale: in ogni caso occorre raccogliere prove circostanziate, per esempio mail, chat, segnalazioni scritte, annotazioni di un responsabile, eventuali filmati di videosorveglianza. Nel caso in cui l’azienda si limiti ad affermazioni generiche («comportamento poco professionale»), il richiamo rischia di essere annullato per difetto di specificità.
Raccolti gli elementi probatori, si procede con la stesura della lettera, che dev’essere firmata dal datore o da un suo delegato. L’intestazione riporta i dati dell’impresa e del lavoratore, il luogo e la data di redazione; l’oggetto chiarisce subito la natura disciplinare con una formula del tipo «Richiamo scritto per comportamento inadeguato del …». Il corpo della lettera descrive i fatti in forma chiara, cronologica, priva di aggettivi moralistici: data, ora, luogo, persone coinvolte, parole pronunciate o gesti compiuti. È fondamentale spiegare perché la condotta sia incompatibile con le regole aziendali, citando con precisione gli articoli del CCNL, il capitolo del codice etico o la policy interna violata. Subito dopo va illustrato il danno o il rischio arrecato, che può consistere in una compromissione del clima lavorativo, in lamentele da parte della clientela o in un pregiudizio reputazionale.
Segue l’apertura del contraddittorio: la lettera informa il dipendente che, dal momento della ricezione, dispone di cinque giorni di calendario per presentare memorie difensive o chiedere di essere ascoltato, con facoltà di farsi assistere da un rappresentante sindacale. Si indicano l’indirizzo PEC o l’ufficio risorse umane a cui inoltrare le giustificazioni e si assicura che l’azienda, prima di decidere la sanzione, valuterà eventuali attenuanti (malintesi, stress indotto da fattori straordinari, provocazioni subite). Questa parte non è un dettaglio procedurale: la Cassazione considera il mancato rispetto dei tempi di difesa un vizio sostanziale che invalida l’intero provvedimento.
La chiusura del richiamo mantiene un tono fermo ma costruttivo. Il datore spiega che, in mancanza di giustificazioni adeguate, potrà adottare la sanzione prevista dal contratto collettivo – di solito un’ammonizione scritta o, nei casi di maggiore gravità o recidiva, la multa o la sospensione – sottolineando che finalità principale è ricondurre la condotta entro gli standard professionali. Può essere utile definire sin d’ora le attese future (ad esempio partecipare a un corso sulla comunicazione interna o attenersi rigorosamente al codice di abbigliamento) per dare al dipendente un riferimento concreto.
La notifica della lettera deve garantire prova di ricezione: raccomandata A/R, posta elettronica certificata o consegna a mano con firma. Una volta concluso l’iter, copia del richiamo, delle eventuali difese e dell’esito della procedura va archiviata nel fascicolo personale, pronto a essere esibito in caso di impugnazione. All’esito del procedimento disciplinare, un colloquio di riepilogo tra responsabile, HR e lavoratore può facilitare il chiarimento definitivo delle aspettative, trasformando il richiamo da mero adempimento sanzionatorio a vero momento di riallineamento tra le parti.
Esempio di Lettera di richiamo per comportamento inadeguato
Modello 1 – Ufficio amministrativo: linguaggio irrispettoso nei confronti dei colleghi
Oggetto: Richiamo scritto per comportamento inadeguato del ___________
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
il giorno ____________, alle ore :, nel locale “Archivio fatture”, Lei ha rivolto espressioni denigratorie (« … ») ai colleghi ____________________ e ____________________, come risulta dal rapporto del Responsabile di Area prot. n. ______. Tali esternazioni hanno turbato il normale svolgimento delle attività d’ufficio, generando un clima di tensione incompatibile con i principi di rispetto reciproco sanciti dall’art. ___ del CCNL Commercio e dal Codice Etico aziendale, paragrafo 2.1.
Ai sensi dell’art. 7 della L. 300/1970 Le concediamo cinque giorni di calendario dal ricevimento della presente per far pervenire eventuali memorie difensive o chiedere un’audizione presso l’Ufficio Risorse Umane, potendo farsi assistere da un rappresentante sindacale. In assenza di giustificazioni idonee l’azienda adotterà la sanzione disciplinare prevista, diffidandoLa dal reiterare analoghi comportamenti.
Distinti saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 2 – Punto vendita retail: tono scortese con la clientela
Oggetto: Contestazione disciplinare per comportamento non conforme agli standard di servizio
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
il __________, alle ore :, presso la cassa 2 del negozio di ____________________, due clienti (scontrini n. ______ e ______) hanno segnalato al Capo Reparto che Lei, in fase di pagamento, ha risposto con tono scortese e ha omesso il saluto di commiato previsto dal protocollo “Customer Care 2024”. La condotta, confermata dalle immagini di videosorveglianza interne e dalle dichiarazioni scritte dei testimoni, viola l’art. ___ del CCNL Terziario e il Manuale operativo § 4 “Gestione del cliente”.
Dispone di cinque giorni, ai sensi dell’art. 7 St. Lav., per presentare difese scritte o chiedere un incontro. In difetto, la società irrogherà la sanzione disciplinare proporzionata, riservandosi di escluderLa temporaneamente dalle postazioni di front-office qualora l’episodio si ripeta.
Cordiali saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 3 – Reparto produzione: inosservanza delle norme di convivenza in spogliatoio
Oggetto: Richiamo formale per comportamento inadeguato in area comune
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
in data ___________, alle ore :, lo staff di sorveglianza ha rilevato che, nello spogliatoio maschile, Lei ascoltava musica ad alto volume tramite altoparlante portatile, ignorando le ripetute richieste dei colleghi di abbassare l’audio. L’atteggiamento ha provocato discussioni e ha violato il Regolamento interno § 6 (“Locali comuni – divieto di rumori molesti”), oltre all’obbligo di diligenza e correttezza previsto dall’art. 2104 c.c. e dall’art. ___ del CCNL Metalmeccanico.
La invitiamo a fornire spiegazioni entro cinque giorni dalla ricezione del presente richiamo; trascorso tale termine, in assenza di motivazioni atte a giustificare l’accaduto, l’azienda adotterà i provvedimenti disciplinari previsti. Confidiamo in un Suo immediato e stabile adeguamento alle regole di civile convivenza.
Distinti saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 4 – Servizi informatici: diffusione di meme offensivi sulla chat aziendale
Oggetto: Ammonizione per comportamento inadeguato su canali di comunicazione interna
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
il ____________, alle ore :, sul canale Teams “DevOps-Generale” da Lei è stato pubblicato un meme contenente riferimenti offensivi rivolti a colleghi di altro reparto. Il messaggio, rimosso dal moderatore dopo circa dieci minuti, è stato comunque visualizzato da 37 dipendenti e ha generato reclami formali protocollati con numeri ___________.
Tale condotta lede il principio di rispetto previsto dall’art. ___ del CCNL Servizi Innovativi e dal Codice di Condotta ICT (cap. 3), oltre a violare l’obbligo di fedeltà di cui all’art. 2105 c.c. La invitiamo a presentare eventuali giustificazioni entro cinque giorni, ex art. 7 St. Lav.; in mancanza di chiarimenti idonei Le sarà comminata la sanzione disciplinare prevista e Le verrà revocato temporaneamente il permesso di postare nei canali aziendali.
Cordialmente
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata