La lettera di richiamo per mancanza di rispetto è un documento formale che un datore di lavoro invia a un dipendente per segnalare comportamenti o atteggiamenti considerati mancanti di rispetto o inappropriati nei confronti di colleghi, superiori o clienti. Questa lettera ha lo scopo di documentare l’incidente, di comunicare le aspettative dell’azienda in termini di comportamento e di fornire un avviso al dipendente che la ripetizione di tali comportamenti potrebbe portare a ulteriori azioni disciplinari, compreso il possibile licenziamento.
La lettera di richiamo dovrebbe essere chiara e dettagliata, includendo una descrizione specifica del comportamento o dell’incidente, la data e il luogo in cui si è verificato, le politiche aziendali che sono state violate e le possibili conseguenze per il dipendente in caso di ulteriori violazioni.
È importante notare che prima di emettere una lettera di richiamo, il datore di lavoro dovrebbe condurre un’indagine approfondita per garantire che le accuse siano fondate. Inoltre, i datori di lavoro dovrebbero consultare un esperto legale o un rappresentante delle risorse umane per assicurarsi che la lettera sia redatta in modo appropriato e legale.
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Come scrivere una Lettera di richiamo per mancanza di rispetto
Redigere una lettera di richiamo per mancanza di rispetto significa contestare formalmente a un dipendente parole o comportamenti che hanno offeso la dignità di colleghi, superiori, clienti o terzi con cui l’azienda intrattiene rapporti. La legittimità di questo atto disciplinare dipende da tre premesse inderogabili: la chiara esistenza di una regola che impone il dovere di correttezza (art. 2104 c.c., contratto collettivo, codice etico o regolamento interno); la raccolta puntuale di prove dell’episodio; il rispetto della procedura prevista dall’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori.
Il primo passo è la verifica dei fatti. Il superiore o l’ufficio HR devono acquisire testimonianze scritte, estratti di chat, e-mail, registrazioni audio-video o qualsiasi elemento documentale che renda oggettivo l’atteggiamento irrispettoso: la giurisprudenza, infatti, annulla i richiami fondati su affermazioni vaghe come «toni arroganti» o «frasi offensive» se non accompagnate da indicazioni di luogo, data, parole pronunciate e destinatari. Una volta completata la raccolta delle prove – compreso un eventuale verbale di colloquio informale col lavoratore per capire se sussistono fraintendimenti – si passa alla contestazione.
La lettera deve essere notificata con tempestività, preferibilmente entro pochi giorni dall’accertamento, e consegnata in forma riservata (busta chiusa a mano con firma, PEC o raccomandata A/R). L’intestazione riporta i dati identificativi delle parti, la data e un oggetto esplicito («Richiamo disciplinare per mancanza di rispetto in data …»). Nel testo vanno narrati i fatti in ordine cronologico, senza espressioni denigratorie nei confronti del dipendente ma citando con precisione le parole o i gesti, le circostanze (riunione, postazione di lavoro, chat aziendale) e l’impatto sull’ambiente professionale: un rallentamento dovuto alla discussione, un cliente che ha formalizzato reclamo, un collega che si è allontanato dal posto. Immediatamente dopo, occorre indicare la regola violata: l’articolo del CCNL che impone il dovere di rispetto, il paragrafo del codice etico che vieta volgarità, l’obbligo contrattuale di tutelare l’immagine aziendale.
La parte successiva apre il contraddittorio. Il lavoratore deve sapere di avere cinque giorni di calendario dal momento della ricezione per inviare memorie difensive oppure per chiedere un’audizione – da tenersi in un luogo riservato – con l’eventuale assistenza di un rappresentante sindacale. L’azienda deve garantire che nessuna decisione sanzionatoria sarà presa prima di aver valutato tali giustificazioni. Se il dipendente adduce, per esempio, provocazioni pregresse, stato d’ansia documentato o incomprensioni linguistiche, l’ufficio HR è tenuto a esaminare la verosimiglianza di questi elementi, salvaguardando però il diritto degli altri lavoratori a un ambiente sereno.
La conclusione della lettera formula l’avviso di possibile sanzione: in assenza di motivazioni idonee l’azienda potrà irrogare l’ammonizione scritta o, nei casi più gravi (insulti a sfondo sessista o razzista, minacce fisiche, recidiva), la multa, la sospensione o il licenziamento per giusta causa, sempre secondo la scala graduata prevista dal contratto collettivo. È consigliabile che la chiusura contempli anche una prospettiva di recupero: il datore può proporre al dipendente la partecipazione a un corso di comunicazione assertiva o un incontro di mediazione con la persona offesa, chiarendo che l’obiettivo prioritario è il ripristino di relazioni rispettose.
Ultimato il procedimento, tutti gli atti, contestazione, eventuali difese, decisione finale, vanno archiviati nel fascicolo personale per almeno cinque anni, nel rispetto della normativa privacy: tali documenti potranno essere prodotti in giudizio se il richiamo o la sanzione saranno impugnati. Parallelamente, l’azienda ha il dovere di vigilare affinché il clima lavorativo sia effettivamente ricomposto, intervenendo con ulteriori iniziative di welfare o formazione se le tensioni persistono.
Una lettera di richiamo per mancanza di rispetto scritta in questo modo coniuga la tutela dei valori aziendali con le garanzie individuali di legge, trasformando un conflitto potenzialmente lesivo in un’occasione di crescita organizzativa e professionale.
Esempio di Lettera di richiamo per mancanza di rispetto
Modello 1 – Ufficio amministrativo: offese verbali al collega
Oggetto: Richiamo scritto per mancanza di rispetto del __________
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
il giorno _________, alle ore :, nell’open-space dell’Ufficio Contabilità, Lei ha rivolto al collega ____________________ l’espressione «__________», accompagnata da toni elevati che hanno interrotto il lavoro dei presenti, come risulta dalle dichiarazioni scritte dei testimoni prot. n. ____. Tale condotta lede il principio di correttezza stabilito dall’art. ___ del CCNL Commercio, viola il Codice Etico aziendale (§ 2.1) e l’obbligo di diligenza di cui all’art. 2104 c.c.
Ai sensi dell’art. 7 della L. 300/1970 dispone di cinque giorni dalla ricezione per presentare memorie difensive o chiedere audizione riservata presso l’Ufficio HR, con facoltà di farsi assistere da un rappresentante sindacale. In assenza di giustificazioni idonee l’azienda applicherà la sanzione disciplinare prevista e La diffida dal reiterare comportamenti analoghi.
Distinti saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 2 – Punto vendita retail: tono scortese con la clientela
Oggetto: Contestazione disciplinare per mancanza di rispetto verso i clienti
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
il _________, presso la cassa 3 del negozio di ______, Lei ha risposto al cliente ____________ con la frase «________» in tono visibilmente alterato; il cliente ha formalizzato reclamo scritto n. CR/. L’episodio, confermato dalle immagini di videosorveglianza interna, contrasta con l’art. ___ del CCNL Terziario e con la Procedura “Customer Care 2024” (cap. 4).
Dispone di cinque giorni, ex art. 7 St. Lav., per produrre eventuali difese o richiedere colloquio. Mancando motivazioni adeguate, l’azienda irrogherà la sanzione disciplinare prevista e La rimuoverà temporaneamente dalle postazioni di front-office qualora il comportamento dovesse ripetersi.
Cordiali saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 3 – Reparto produzione: atteggiamento irrispettoso verso il capoturno
Oggetto: Richiamo formale per mancanza di rispetto dell’autorità gerarchica
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
in data _________, alle ore :, presso la linea “Pressa 4”, ha interrotto il Capoturno ____________________ pronunciando a voce alta la frase «______», rifiutandosi di eseguire l’istruzione di ripresa attività. Il fatto ha causato il fermo macchina di 20 minuti (rapporto tecnico n. PM/). La condotta viola l’art. ___ del CCNL Metalmeccanico e l’obbligo di rispetto dell’autorità aziendale ex art. 2104 c.c.
Entro cinque giorni potrà presentare giustificazioni scritte o chiedere audizione. In difetto di elementi attenuanti, seguirà la misura disciplinare prevista, con avvertenza che recidive potranno determinare provvedimenti più gravi sino al licenziamento per giusta causa.
Distinti saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 4 – Lavoro da remoto: linguaggio inappropriato in videoconferenza
Oggetto: Ammonizione per mancanza di rispetto durante la riunione online del _________
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
nel corso della video-call Teams delle ore : con il cliente , si è rivolto/a al collega __________ con la frase «», udibile da tutti i partecipanti esterni. L’incidente ha costretto il Project Manager a sospendere la riunione per dieci minuti, compromettendo l’immagine professionale dell’azienda. Ciò viola l’art. ___ del CCNL Servizi Innovativi, il capitolo 3 del Codice di Condotta ICT e l’obbligo di correttezza di cui all’art. 2104 c.c.
Dispone di cinque giorni per eventuali difese o per chiedere audizione riservata; in assenza di motivazioni idonee Le sarà comminata l’ammonizione prevista e Le verrà richiesto di partecipare al corso “Comunicazione digitale efficace”.
Cordialmente
Luogo e data ____________________
Firma