La lettera di richiamo per non avere indossato la divisa aziendale è un documento formale che un datore di lavoro invia a un dipendente come avviso per non aver rispettato le regole aziendali, in questo caso, l’obbligo di indossare l’uniforme o la divisa prevista.
La lettera di richiamo serve a documentare ufficialmente l’infrazione commessa dal dipendente e a metterlo al corrente delle possibili conseguenze in caso di ulteriori violazioni. Questo tipo di lettera è spesso utilizzata come primo passo in un processo disciplinare più ampio che può portare, nei casi più gravi, al licenziamento del dipendente.
In una lettera di richiamo, il datore di lavoro dovrebbe spiegare chiaramente qual è stata l’infrazione commessa dal dipendente, quali sono le aspettative dell’azienda riguardo al comportamento del dipendente in futuro e quali saranno le conseguenze di ulteriori violazioni delle regole aziendali.
Questo tipo di lettera serve come prova che il datore di lavoro ha tentato di correggere il comportamento del dipendente prima di prendere misure disciplinari più severe. Pertanto, è importante che la lettera di richiamo sia scritta in modo professionale e imparziale, che sia datata e firmata sia dal datore di lavoro che dal dipendente per confermare la sua ricezione.
Indice
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Come scrivere una Lettera di richiamo per non avere indossato divisa aziendale
La lettera di richiamo per mancato uso della divisa aziendale è un atto formale che richiama il dipendente all’obbligo di indossare l’uniforme prevista, obbligo che discende sia dall’articolo 2104 del codice civile, che impone diligenza e obbedienza, sia dalle clausole del contratto collettivo e dal regolamento interno che disciplinano l’immagine o la sicurezza sul lavoro. Prima di redigere la contestazione occorre verificare due condizioni: che la divisa sia effettivamente prescritta a quel reparto o mansione e che il lavoratore l’abbia ricevuta in dotazione o gli sia stato comunicato con chiarezza dove ritirarla. Solo dopo questa verifica si potrà sostenere che l’inosservanza è imputabile a negligenza.
La raccolta delle prove è altrettanto importante. Il responsabile dovrà produrre una testimonianza scritta, una fotografia o il verbale di un preposto che attesti l’assenza della divisa, indicando la data, l’ora e il luogo. Se l’episodio ha avuto ripercussioni con la clientela o ha determinato rischi igienici o antinfortunistici, è bene documentare anche le conseguenze: ad esempio un reclamo del cliente per scarsa professionalità oppure la sospensione temporanea della lavorazione in area alimentare.
Il richiamo va inviato con tempestività, preferibilmente entro pochi giorni dall’accertamento. L’intestazione riporta i dati di azienda e dipendente, la data e un oggetto chiaro, per esempio «Richiamo disciplinare per mancato utilizzo della divisa aziendale». Nel corpo occorre descrivere l’episodio in ordine cronologico: la data, l’ora, il reparto e il fatto che il dipendente stesse lavorando indossando abiti propri o dispositivi non conformi. Subito dopo andranno richiamate le norme violate, citando l’articolo del CCNL, il capitolo del regolamento interno o la procedura di sicurezza che stabiliscono l’obbligo di divisa. È altrettanto essenziale spiegare perché la violazione è rilevante: si può far notare che l’assenza di divisa priva l’azienda di un’immagine omogenea verso l’esterno o mette a repentaglio la protezione igienica dei prodotti, o ancora infrange le prescrizioni dell’RSPP in materia di DPI.
La lettera, per rispettare l’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori, deve concedere al dipendente cinque giorni di calendario per presentare memorie difensive o chiedere un’audizione. Si specificano il recapito PEC o l’ufficio Risorse Umane cui far pervenire le giustificazioni e si chiarisce che la decisione sulla sanzione sarà assunta solo dopo aver ascoltato le sue ragioni. Se il lavoratore dimostra che la divisa non era disponibile, era in lavanderia per conto dell’azienda o risultava inidonea alla taglia, il procedimento potrà concludersi con l’archiviazione o con un semplice richiamo verbale; se emergesse recidiva o dolo, il datore potrà graduare la sanzione fino alla sospensione dal servizio e dalla retribuzione.
È importante chiudere il documento con un tono fermo ma costruttivo, ricordando l’utilità dell’uniforme per la sicurezza o per l’immagine aziendale e proponendo, se necessario, la sostituzione della divisa logora o un incontro di formazione sulle regole di reparto. La notifica deve avvenire con uno strumento che garantisca la prova di ricezione, come raccomandata A/R, PEC o consegna a mano con firma; copia di contestazione, eventuali difese e provvedimento finale vanno poi archiviati nel fascicolo personale nel rispetto del GDPR.
Una lettera redatta in questo modo assicura all’azienda la tutela dei propri standard e, al contempo, offre al dipendente la possibilità di chiarire eventuali difficoltà logistiche o incomprensioni, trasformando il richiamo in un passaggio di correzione più che di mera punizione.
Esempio di Lettera di richiamo per non avere indossato divisa aziendale
Modello 1 – Front office alberghiero
Oggetto: Richiamo disciplinare per mancato utilizzo della divisa di servizio (//20___)
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
il giorno ___, alle ore :, durante il turno di reception, è risultato/a in servizio con abiti personali (jeans e t-shirt) anziché con la divisa alberghiera completa (giacca blu, camicia bianca, cravatta foulard), come attestato dal rapporto del Capo Ricevimento prot. RE/____. L’episodio ha generato immediato reclamo del cliente n. _______ per “mancanza di professionalità del personale di accoglienza”.
La condotta viola l’art. ___ del CCNL Turismo, il Manuale d’immagine di struttura (§ 3) e l’obbligo di diligenza ex art. 2104 c.c. Ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970 dispone di cinque giorni dalla ricezione per presentare memorie difensive o richiedere audizione riservata presso HR. In assenza di giustificazioni idonee l’azienda applicherà la sanzione disciplinare prevista, diffidandoLa dal reiterare simili comportamenti.
Distinti saluti
Luogo e data _________________
Direttore d’albergo
Modello 2 – Reparto alimentare (linea confezionamento)
Oggetto: Contestazione disciplinare per omessa vestizione DPI/divisa igienica
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
il /___, nel corso dell’ispezione HACCP (verbale QC/___), Lei operava alla linea “Pack 12” privo/a di camice monouso e cuffia copricapo, in violazione della procedura IG-05 e dell’art. 20 D.Lgs 81/2008. L’inadempienza ha comportato la segregazione di 1 400 confezioni a rischio contaminazione.
Dispone di cinque giorni per eventuali difese o richiesta colloquio; in difetto Le sarà irrogata la misura disciplinare prevista dal CCNL Alimentare e verrà programmato per Lei il riaddestramento obbligatorio “Igiene personale e DPI”.
Cordiali saluti
Luogo e data _________________
Responsabile Qualità / HSE
Modello 3 – Magazzino logistico (alta visibilità e sicurezza)
Oggetto: Richiamo formale per mancata indossamento gilet rifrangente
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
in data /___ (ore 🙂 l’addetto alla sicurezza ha rilevato che Lei transitava nell’area di carico 4 senza gilet alta visibilità, contravvenendo alla procedura “Safety Yard” § 2.3 e all’art. ___ CCNL Logistica. Il mancato utilizzo del dispositivo ha incrementato il rischio di investimento da mezzi in manovra.
Ai sensi dell’art. 7 Statuto Lavoratori, ha cinque giorni per presentare giustificazioni; in assenza, verrà applicata la sanzione prevista e Le sarà sospeso il badge di accesso al piazzale fino a verifica formativa.
Distinti saluti
Luogo e data _________________
Responsabile di piattaforma
Modello 4 – Fac simile generico compilabile
Oggetto: Richiamo disciplinare per mancato utilizzo della divisa aziendale del [gg/mm/aaaa]
Egregio/a [Cognome],
in data [gg/mm/aaaa], alle ore [hh:mm], presso [luogo/situazione], è stato accertato che svolgeva attività lavorativa indossando [descrizione abiti personali/DPI mancanti] anziché la divisa/dispositivo obbligatorio previsto dal [Regolamento interno / Procedura n. ___]. Il fatto è documentato da [verbale, foto, testimonianze] prot. n. [___].
Tale comportamento viola l’articolo 2104 c.c., l’articolo [___] del CCNL [categoria] e la norma aziendale sopra citata. Ai sensi dell’articolo 7 L. 300/1970 dispone di cinque giorni di calendario dal ricevimento della presente per:
• inviare memorie difensive a [PEC/indirizzo], oppure
• chiedere audizione riservata presso l’Ufficio Risorse Umane (tel. [___]).
Esaminate le Sue eventuali osservazioni, l’Azienda adotterà la sanzione disciplinare proporzionata e La invita sin d’ora a mantenere un utilizzo costante e corretto della divisa.
Distinti saluti
[Firma del datore di lavoro o delegato]