La lettera di richiamo per comportamento non consono è un documento formale che un datore di lavoro invia a un dipendente per evidenziare un comportamento inappropriato o inadeguato sul posto di lavoro. Questo può includere una serie di comportamenti, come violazioni delle politiche aziendali, mancanza di rispetto nei confronti dei colleghi o dei clienti, assenteismo, ritardi continui o altre azioni che violano le aspettative del datore di lavoro.
La lettera di richiamo serve principalmente a due scopi: in primo luogo, informa il dipendente del comportamento inaccettabile e della necessità di migliorare. In secondo luogo, serve come documento ufficiale che registra il problema, che può essere usato in futuro se il comportamento continua e il datore di lavoro decide di prendere ulteriori provvedimenti disciplinari, come la sospensione o il licenziamento.
Una tipica lettera di richiamo include una descrizione chiara e precisa del comportamento inappropriato, l’effetto di tale comportamento sul posto di lavoro, le aspettative del datore di lavoro per il miglioramento del comportamento e le possibili conseguenze se il comportamento non cambia. Questa lettera dovrebbe essere redatta in modo professionale e rispettoso, in quanto il suo obiettivo è aiutare il dipendente a migliorare, non umiliarlo o metterlo in imbarazzo.
Indice
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Quando scrivere una Lettera di richiamo per comportamento non consono
Una lettera di richiamo per comportamento non consono è un documento formale utilizzato dai datori di lavoro per segnalare e correggere comportamenti inappropriati sul posto di lavoro. Ecco alcune situazioni in cui potrebbe essere necessario scrivere una lettera di richiamo:
-Violazione delle politiche aziendali: Se un dipendente viola le politiche o le procedure aziendali, come l’uso inappropriato delle risorse aziendali, la mancata osservanza dei protocolli di sicurezza, o la violazione delle politiche di riservatezza e privacy.
-Comportamento non professionale: Questo può includere un linguaggio offensivo, atteggiamenti irrispettosi o maleducati nei confronti dei colleghi, dei supervisori o dei clienti, o comportamenti che danneggiano l’immagine dell’azienda.
-Prestazioni insoddisfacenti: Se le prestazioni di un dipendente non soddisfano gli standard o le aspettative aziendali, può essere necessario un richiamo formale. Questo potrebbe includere il mancato raggiungimento degli obiettivi, l’assenza di miglioramenti nonostante le richieste precedenti, o l’incapacità di adempiere ai propri doveri lavorativi.
-Assenteismo e ritardi: Se un dipendente è spesso assente senza un motivo valido o arriva continuamente in ritardo, potrebbe essere necessario un richiamo formale.
-Mancanza di collaborazione: Se un dipendente rifiuta ripetutamente di collaborare con i colleghi o con i superiori, o se si rifiuta di seguire le istruzioni, si potrebbe scrivere una lettera di richiamo.
-Comportamento scorretto o molesto: Se un dipendente si comporta in modo scorretto o molesto nei confronti dei colleghi, dei clienti o dei superiori, si dovrebbe scrivere una lettera di richiamo. Questo può includere molestie sessuali, discriminazione, bullismo sul posto di lavoro, o qualsiasi altro comportamento che crea un ambiente di lavoro ostile.
È importante notare che una lettera di richiamo dovrebbe essere utilizzata come ultimo tentativo di correggere un comportamento inappropriato, dopo aver tentato altre forme di comunicazione e di risoluzione dei problemi. Inoltre, la lettera deve essere scritta in modo professionale e rispettoso, e deve chiaramente indicare il comportamento problematico, le aspettative per il cambiamento, e le possibili conseguenze se il comportamento non cambia.
Come scrivere una Lettera di richiamo per comportamento non consono
Un richiamo disciplinare per “comportamento non consono” serve a contestare gesti, parole o atteggiamenti che – pur non integrando necessariamente insubordinazione, offese o danni patrimoniali – urtano le regole di convivenza, l’immagine dell’impresa o i valori dichiarati nel codice etico. Proprio perché la formula è ampia, la lettera deve essere costruita con estrema precisione su tre snodi giuridici: l’obbligo di diligenza e collaborazione (art. 2104 c.c.), la possibilità di sanzionare l’infrazione (art. 2106 c.c.) e la procedura di garanzia prevista dall’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori.
La prima verifica riguarda la fonte della regola violata. In quasi tutti i contratti collettivi, accanto al divieto di offese o minacce, compare un dovere generale di “correttezza e rispetto” e al contempo l’esigenza di tutelare l’immagine aziendale. A ciò si aggiungono eventuali codici etici o policy interne (per esempio sulla netiquette, sull’uso delle chat di lavoro o sull’abbigliamento) che definiscono più nel dettaglio il concetto di “condotta adeguata”. La lettera deve richiamare esplicitamente tali norme, indicandone l’articolo o il paragrafo, altrimenti il dipendente potrebbe eccepire la genericità dell’addebito.
Una volta identificato il parametro normativo, occorre documentare i fatti. In tema di “comportamento non consono” la raccolta di prove è essenziale perché il giudizio di inadeguatezza è, di per sé, soggettivo: servono dunque e-mail dal tono inaccettabile, screenshot di chat, segnalazioni scritte di colleghi, segnalazioni di clienti, verbali di riunione che attestino interruzioni aggressive o abbigliamento non idoneo in contesti formali. Meglio ancora se l’azienda può dimostrare di aver già dato un feedback informale: un’e-mail di richiamo bonario o un colloquio con il diretto superiore dimostrano sia la buona fede del datore sia la consapevolezza del dipendente.
Raccolti gli elementi, la contestazione va inoltrata tempestivamente: la giurisprudenza considera tardivo un richiamo notificato settimane o mesi dopo l’accaduto, salvo il tempo necessario a completare verifiche interne. L’intestazione della lettera riporta i dati aziendali e del dipendente, la data e un oggetto chiaro (“Richiamo disciplinare per comportamento non consono del …”). Nel corpo deve comparire una descrizione puntuale e cronologica dei fatti: giorno, ora, luogo, persone coinvolte, parole o gesti contestati, conseguenze sull’attività. È fondamentale citare concretamente la fonte documentale: “come da screenshot Teams allegato” oppure “come da verbale di riunione prot. n. …”. Dopo l’enunciazione si richiama la norma violata (articolo del CCNL, capitolo del codice etico, eventuale regolamento aziendale) per dare certezza del precetto contrattuale disatteso.
Terminata la descrizione, la lettera apre il contraddittorio. Il datore di lavoro deve comunicare che, dalla data di ricezione, il dipendente ha cinque giorni di calendario per presentare memorie difensive o chiedere un’audizione, con facoltà di farsi assistere da un rappresentante sindacale. È opportuno indicare indirizzo PEC o ufficio HR e garantire che nessun atto sanzionatorio verrà deliberato prima di aver valutato le spiegazioni. Solo al termine di questo esame la società potrà applicare la misura disciplinare prevista dal contratto collettivo: normalmente l’ammonizione scritta per un primo episodio; la multa o la sospensione se l’inadeguatezza ha prodotto danni economici, turbato gravemente la clientela o se si tratta di recidiva; il licenziamento per giusta causa quando la condotta, per gravità o ripetizione, mina in radice il rapporto fiduciario.
La chiusura del richiamo, pur ferma, deve mantenere un taglio costruttivo. È consigliabile indicare quali comportamenti conformi ci si attende per il futuro e, se pertinente, proporre un supporto (ad esempio un corso di comunicazione assertiva o un affiancamento con un mentor). In questo modo il provvedimento si configura come uno strumento di recupero, in linea con la finalità correttiva cui tende l’intero diritto disciplinare.
In termini formali, la lettera va consegnata con prova di ricezione – raccomandata A/R, PEC o consegna a mano con firma – perché da quel momento decorre il termine dei cinque giorni di difesa. Tutta la documentazione (contestazione, prove, eventuali memorie, decisione finale) dovrà poi essere archiviata nel fascicolo personale, nel rispetto delle regole privacy e delle policy di data retention. Infine, dopo la chiusura del procedimento, un breve incontro di follow-up è utile per verificare se il comportamento sia effettivamente cambiato e per prevenire nuovi attriti, assicurando un ambiente di lavoro sereno e conforme ai valori aziendali.
Esempio di Lettera di richiamo per comportamento non consono
Modello 1 – Front-office: atteggiamento non consono verso i visitatori
Oggetto: Richiamo disciplinare per comportamento non consono del //20___
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
il giorno /___, alle ore :, presso la reception della sede di ____, Lei ha accolto i visitatori delle società partner con tono brusco, rifiutando di fornire le indicazioni richieste e pronunciando l’espressione «Aspettate fuori, ora non ho tempo». L’episodio, confermato dal rapporto del Responsabile Accoglienza prot. n. RE/ e da due dichiarazioni testimoniali, ha provocato un reclamo formale (doc. CR/__) e ha pregiudicato l’immagine di professionalità che la nostra Azienda deve garantire.
La condotta viola l’art. ___ del CCNL Commercio, il Codice Etico aziendale (§ 2.1) e l’obbligo di diligenza di cui all’art. 2104 c.c. Ai sensi dell’art. 7 della L. 300/1970, dispone di cinque giorni di calendario dal ricevimento della presente per trasmettere memorie difensive o chiedere audizione riservata presso l’Ufficio HR, con facoltà di farsi assistere da un rappresentante sindacale. In assenza di giustificazioni idonee, l’Azienda adotterà la sanzione disciplinare prevista e La diffida dal reiterare simili comportamenti.
Distinti saluti
[Luogo], [Data]
Firma del Responsabile di sede
Modello 2 – Reparto produttivo: abbigliamento non consono alla linea
Oggetto: Contestazione disciplinare per comportamento non consono (abbigliamento)
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
il /___, durante il turno 06:00-14:00, è stato/a sorpreso/a sulla linea “Pressa 4” privo/a dei DPI obbligatori (scarpe antinfortunistiche e casacca a maniche lunghe), indossando abiti personali non idonei. L’omissione, verbalizzata dal Preposto HSE n. HSE/____, ha violato la procedura “Safety-Wear” § 3 e l’art. 20 del D.Lgs 81/2008, esponendoLa a rischio di infortunio.
Dispone di cinque giorni, ex art. 7 St. Lav., per fornire spiegazioni. In mancanza di motivazioni valide, l’Azienda comminerà la sanzione disciplinare prevista dal CCNL Metalmeccanico e Le imporrà la partecipazione al modulo formativo “Uso DPI”.
Cordiali saluti
[Luogo], [Data]
Firma del Direttore di Stabilimento
Modello 3 – Smart-working: linguaggio non consono in chat aziendale
Oggetto: Ammonizione per comportamento non consono sulla piattaforma Teams
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
il _____, alle ore :, nel canale Teams “Dev-General”, ha scritto al collega __________ la frase «Se non capisci la logica, evita di fare domande inutili». Il messaggio, visibile a 23 colleghi, è stato segnalato al moderatore (log ChatID). Ciò contrasta con l’art. ___ del CCNL Servizi Innovativi, con il Codice di Condotta ICT (cap. 3) e con l’obbligo di rispetto reciproco ex art. 2104 c.c.
Le riconosciamo cinque giorni per memorie difensive o richiesta di colloquio. In difetto, sarà irrogata l’ammonizione scritta prevista e Le verrà revocato temporaneamente il diritto di moderare canali aziendali.
Distinti saluti
[Luogo], [Data]
Firma del Responsabile ICT
Modello 4 – Fac simile generico compilabile
Oggetto: Richiamo disciplinare per comportamento non consono del [gg/mm/aaaa]
Egregio/a Sig./Sig.ra [Cognome],
in data [gg/mm/aaaa], alle ore [hh:mm], presso [luogo/situazione], Lei ha tenuto un comportamento non consono, caratterizzato da [descrivere con precisione frasi, toni, gesti, abbigliamento, ecc.], come risulta da [screenshot, verbale, testimonianze] allegato/i prot. n. [___]. L’episodio ha generato [es. disagio ai colleghi, reclamo cliente, interruzione attività].
La condotta viola l’articolo 2104 del codice civile, l’articolo [___] del CCNL [categoria] e il [codice etico/regolamento interno] (§ [___]). Ai sensi dell’art. 7 della L. 300/1970, dispone di cinque giorni di calendario dal ricevimento della presente per:
inviare memorie difensive a [PEC/indirizzo], oppure
richiedere audizione riservata presso l’Ufficio Risorse Umane (tel. [___]).
Valutate le Sue eventuali giustificazioni, l’Azienda adotterà la sanzione disciplinare proporzionata, diffidandoLa dal ripetere simili comportamenti.
Confidando in un pronto riallineamento agli standard di correttezza, porgiamo distinti saluti.
[Firma del datore di lavoro o delegato]