La lettera di richiamo per lavoro non svolto è un documento formale che viene inviato da un datore di lavoro a un dipendente che non ha adempiuto alle sue responsabilità lavorative nel modo previsto o che ha violato le norme di condotta del luogo di lavoro.
Questa lettera serve a segnalare al dipendente che il suo comportamento o le sue prestazioni lavorative sono considerate inadeguate e che è necessario un miglioramento. In genere, essa dettaglia la natura precisa del problema, le aspettative del datore di lavoro e le possibili conseguenze se il dipendente non risolve il problema.
La lettera di richiamo è spesso un passo formale in un processo di gestione delle prestazioni che può portare al licenziamento del dipendente se il comportamento o le prestazioni non migliorano. Tuttavia, il suo scopo principale è di dare al dipendente l’opportunità di correggere il problema.
È importante che la lettera di richiamo sia redatta in modo professionale e imparziale, e che sia basata su fatti concreti. Inoltre, dovrebbe essere consegnata in privato e in modo confidenziale. L’invio di una lettera di richiamo deve essere documentato in modo appropriato per proteggere sia il datore di lavoro che il dipendente in caso di future dispute legali.
Indice
Fac simile Lettera di richiamo per lavoro non svolto Word
Come scrivere una Lettera di richiamo per lavoro non svolto
Quando un dipendente omette del tutto di eseguire un’attività affidata – per esempio non consegna un report entro la scadenza concordata, lascia incompleto un modulo produttivo o trascura un adempimento che ricade esclusivamente sotto la sua responsabilità – il datore di lavoro può intervenire con una lettera di richiamo per «lavoro non svolto». Si tratta di un atto disciplinare che, per essere immunizzato da eventuali impugnazioni, deve fondarsi su tre presupposti: la chiara esistenza di un obbligo lavorativo, la prova oggettiva della sua mancata esecuzione e l’assoluto rispetto della procedura di cui all’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori.
Il primo punto è l’individuazione della fonte che impone il dovere: può essere una clausola del contratto individuale, un ordine di servizio scritto, un task inserito in un sistema di gestione progetti o, più in generale, il dovere di diligenza di cui all’articolo 2104 del codice civile. È fondamentale che l’incombenza sia stata comunicata in modo inequivocabile al lavoratore, così da evitare contestazioni di incertezza. Una volta accertato che il compito era esplicito, bisogna documentare la mancata esecuzione. Ciò avviene mediante registri di produzione, estratti di workflow, verbali di consegna, e-mail di sollecito inevase o dichiarazioni di colleghi che dimostrino l’assenza del risultato. Se la mansione non svolta ha causato un danno economico – ad esempio penali da parte di un cliente – è opportuno quantificarlo: il nesso causale tra omissione e pregiudizio giustifica la proporzionalità della futura sanzione.
Raccolti gli elementi di prova, il datore deve agire tempestivamente: la lettera di contestazione va emessa appena risulta chiaro che il lavoro non sarà più recuperabile o che il ritardo ha ormai prodotto effetti negativi. L’intestazione riporta i dati aziendali e del dipendente, il luogo e la data di emissione, un oggetto che preannunci la natura disciplinare («Richiamo scritto per mancata esecuzione dell’attività X»). Nel testo si espone la sequenza dei fatti: si ricorda la data in cui il compito è stato assegnato, si specifica la scadenza o il momento in cui avrebbe dovuto essere realizzato, si indica che al controllo – effettuato in una determinata data e ora – il lavoro non era stato svolto o risultava assente, si descrivono le conseguenze operative o economiche. È importante evitare espressioni moralistiche: sono sufficienti dati e riferimenti documentali.
Subito dopo si citano le norme violate: l’articolo 2104 del codice civile, l’articolo del contratto collettivo che disciplina i doveri di diligenza, l’eventuale procedura interna infranta. A questo punto la lettera deve aprire formalmente il contraddittorio, informando il dipendente che dispone di cinque giorni di calendario dal momento della ricezione per presentare memorie difensive o chiedere un’audizione, anche con l’assistenza di un rappresentante sindacale. Bisogna indicare l’indirizzo PEC o l’ufficio a cui inviare le giustificazioni e sottolineare che la decisione sanzionatoria sarà assunta solo dopo aver valutato tali elementi. Se il lavoratore dimostra che l’inadempimento è dipeso da cause di forza maggiore o da istruzioni contraddittorie, la procedura potrà chiudersi senza sanzioni oppure con un semplice richiamo verbale.
Qualora invece le difese risultino infondate o assenti, il datore adotterà la sanzione prevista dal contratto collettivo in modo proporzionato: normalmente un’ammonizione scritta se si tratta di un episodio isolato e recuperabile, una multa o una sospensione in caso di danno patrimoniale o recidiva, fino al licenziamento per giustificato motivo soggettivo quando la mancata esecuzione compromette irrimediabilmente il rapporto fiduciario (ad esempio la non trasmissione, senza motivo, di dati fiscali obbligatori che espone l’azienda a sanzioni penali). La chiusura della lettera deve dare atto di questa possibile graduazione e invitare il dipendente a conformarsi prontamente agli standard, offrendo – se appropriato – un piano di recupero o di supporto formativo.
Per quanto riguarda la forma di notifica, la lettera va consegnata attraverso un mezzo che garantisca la tracciabilità (raccomandata A/R, PEC o consegna a mano con firma per ricevuta), perché da quel momento decorrono i cinque giorni utili alla difesa. Tutti i documenti legati alla procedura – contestazione, prove raccolte, eventuali difese, provvedimento conclusivo – devono essere archiviati nel fascicolo personale, in ossequio alle norme privacy e per un eventuale contenzioso.
Esempio di Lettera di richiamo per lavoro non svolto
Modello 1 – Report amministrativo non consegnato
Oggetto: Richiamo scritto per mancata consegna del report “Bilancio fornitori” del //20___
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
con ordine di servizio n. 45/2025 del //20___ Le è stato affidato, con scadenza inderogabile al //20___, l’elaborazione del report “Bilancio fornitori – 1° trimestre”. Alla data fissata il documento non è pervenuto né risultano parziali caricamenti nel gestionale SAP (log prot. BF/23). L’omissione ha impedito la convocazione del Comitato Acquisti, causando il rinvio di deliberazioni urgenti e la sospensione di tre ordini in scadenza.
La condotta descritta viola l’art. 2104 c.c., l’art. ___ CCNL Commercio e la procedura interna AFC-REP/02. Ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970 dispone di cinque giorni di calendario, decorrenti dalla ricezione della presente, per trasmettere memorie difensive o chiedere audizione presso l’Ufficio Risorse Umane, con facoltà di farsi assistere da un rappresentante sindacale. In difetto di giustificazioni adeguate l’Azienda adotterà la sanzione disciplinare prevista e Le assegnerà un percorso di recupero delle scadenze.
Distinti saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 2 – Mancato collaudo impianto produttivo
Oggetto: Contestazione disciplinare per omesso collaudo linea “Pressa 4”
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
in data //20___ il Suo Caporeparto Le ha confermato, con ticket di manutenzione n. MNT/871, l’obbligo di collaudare la linea “Pressa 4” al termine dell’intervento di sostituzione sensori. Il controllo non è stato effettuato entro le successive 48 ore e la macchina, rimessa in servizio senza verifica, ha prodotto 620 pezzi difettosi, generando uno scarto pari a € 1 870 e quattro ore di fermo.
Il fatto integra mancato svolgimento di mansione assegnata in violazione dell’art. ___ CCNL Metalmeccanico, della procedura QP-07 e dell’obbligo di diligenza professionale. Entro cinque giorni potrà far valere le Sue ragioni; in assenza di elementi attenuanti sarà irrogata la sanzione disciplinare proporzionata e Le verrà imposto un affiancamento tecnico obbligatorio.
Cordiali saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 3 – Task di sviluppo software non completato
Oggetto: Richiamo formale per mancata esecuzione dello user-story #A34 – Progetto “Saturn”
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
nel corso dello sprint Agile chiuso il //20___ Le era stato assegnato lo user-story #A34 (funzione di autenticazione OAuth). Al termine dello sprint la funzionalità risulta assente nel branch “develop” e non compare traccia di commit nel repository Git (log allegato). La mancata consegna ha bloccato il collaudo end-to-end, imponendo il ritardo della milestone e la penale contrattuale di € 4 500 verso il cliente.
La situazione viola la Clausola 4 del Suo contratto individuale, l’art. ___ CCNL Servizi Innovativi e l’art. 2104 c.c. Può presentare memorie difensive o chiedere audizione entro cinque giorni, come previsto dallo Statuto dei Lavoratori. In difetto, l’azienda comminerà la sanzione prevista e rivaluterà la Sua assegnazione al team di progetto.
Cordialmente
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 3 – Campagna marketing non lanciata
Oggetto: Richiamo scritto per mancata esecuzione del lancio “Campagna Social Primavera” (cod. MK-SP/25)
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
con brief del 12 febbraio 2025 (rif. MK/BR-09) Le era stato affidato il coordinamento completo del lancio “Campagna Social Primavera”, con pubblicazione dei contenuti su Facebook, Instagram e LinkedIn fissata entro le ore 10:00 del 18 marzo 2025. Alla data e all’ora stabilite le pagine aziendali non riportavano alcun post, come attestato dallo screenshot cronologico allegato. L’assenza del materiale ha determinato la perdita dello slot promozionale acquistato su Instagram ADS (€ 1 200) e la rinuncia, da parte del partner GreenStyle, al contributo di co-marketing programmato per il medesimo giorno.
L’omissione dell’attività assegnata costituisce inadempimento degli obblighi di diligenza previsti dall’art. 2104 c.c., viola l’art. ___ del CCNL Commercio (sezione Marketing e Comunicazione) e contrasta con la Procedura Interna “PM-Launch/2023” (§ 5, scadenze inderogabili).
Ai sensi dell’art. 7 della Legge 300/1970, dispone di cinque giorni di calendario decorrenti dalla ricezione della presente per:
inviare memorie difensive con eventuali allegati giustificativi;
oppure chiedere, tramite e-mail a hr@_____.it, un’audizione riservata presso l’Ufficio Risorse Umane, con facoltà di farsi assistere da un rappresentante sindacale.
Una volta esaminate le Sue osservazioni, l’azienda adotterà la sanzione disciplinare prevista dal CCNL in proporzione alla gravità dell’inadempimento, diffidandoLa dal reiterare simili comportamenti. In caso di recidiva o di ulteriori danni economici, saranno valutati provvedimenti più incisivi.
Confidiamo nel Suo immediato riscontro e La invitiamo, fin d’ora, a collaborare con il Digital Team per ricalendarizzare il lancio e ridurre al minimo l’impatto sull’immagine aziendale.
Distinti saluti
Luogo e data ____________________
Modello 4 – Lettera di Richiamo Generica per Lavoro Non Svolto
Egregio/a Sig./Sig.ra [ Cognome ],
in data [data di assegnazione] Le è stato affidato, mediante [ordine di servizio / e-mail / task n. …], il compito di [descrivere l’attività o la consegna prevista], con scadenza fissata per il giorno [data di scadenza].
Alla data sopra indicata la prestazione risulta non eseguita / eseguita solo parzialmente, come documentato da [log di sistema / verbale tecnico n. … / report di controllo] che si allega in copia. L’omissione ha comportato [descrivere le conseguenze: ritardi, costi, penali, disservizi].
Tale condotta integra inadempimento degli obblighi di diligenza di cui all’articolo 2104 del codice civile e viola [articolo del CCNL] nonché la procedura interna [codice o titolo] che disciplina tempi e modalità di esecuzione dell’attività in oggetto.
Ai sensi dell’articolo 7 della Legge 300/1970, La invitiamo a presentare eventuali memorie difensive o a richiedere audizione personale (anche con l’assistenza di un rappresentante sindacale) entro cinque giorni di calendario dal ricevimento della presente.
Le Sue giustificazioni dovranno pervenire:
• via PEC all’indirizzo [pec aziendale], oppure
• in forma cartacea all’Ufficio Risorse Umane (orario [: – :]).
Ricevute e valutate le Sue osservazioni, l’Azienda adotterà la misura disciplinare prevista dal [CCNL di categoria / regolamento interno], proporzionata alla gravità dell’inadempimento; in caso di recidiva o di ulteriori danni potrà essere applicata una sanzione più severa fino al licenziamento per giustificato motivo soggettivo.
Restiamo in attesa di un Suo riscontro e confidiamo in un pronto riallineamento agli standard richiesti.
Distinti saluti
Per l’Azienda [Ragione sociale]
Il/la [Ruolo del firmatario]
[Firma]
Allegati:
[Ordine di servizio / e-mail / task] del [____]
[Report di controllo / log di sistema] prot. n. [____]
Eventuale documentazione aggiuntiva