La lettera di richiamo per danneggiamento di beni aziendali è una comunicazione formale che l’azienda invia a un dipendente che ha causato danni a proprietà o risorse aziendali. Questa lettera serve a segnalare un comportamento inappropriato o negligenza e a ricordare al dipendente le sue responsabilità.
Il contenuto della lettera di solito include dettagli specifici sull’incidente, come data, ora, luogo e natura del danno. Dovrebbe anche includere un riferimento alle politiche aziendali o al contratto di lavoro che il dipendente ha violato. Inoltre, l’azienda può usare la lettera per richiedere il risarcimento dei danni o per avvisare il dipendente delle possibili conseguenze (come azioni disciplinari o licenziamento) se il comportamento continua.
La lettera dovrebbe essere scritta in un tono professionale e rispettoso, mantenendo un linguaggio chiaro e preciso. Dovrebbe essere consegnata in modo che ci sia una traccia scritta dell’avvenuta comunicazione, per esempio tramite posta certificata o consegna a mano con ricevuta di ritorno.
Indice
Fac simile Lettera di richiamo per danneggiamento beni aziendali Word
Come scrivere una Lettera di richiamo per danneggiamento beni aziendali
Una lettera di richiamo per danneggiamento di beni aziendali deve dimostrare, senza lasciare margini di ambiguità, che il lavoratore ha violato l’obbligo di diligenza imposto dall’articolo 2104 del codice civile, ha infranto le regole interne sulla cura delle attrezzature e ha creato un pregiudizio economico o funzionale per l’impresa. Il testo deve pertanto integrare tre ingredienti essenziali: la prova oggettiva del danneggiamento, la descrizione dettagliata dei fatti e il puntuale rispetto della procedura disciplinare prevista dall’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori.
Prima di redigere la lettera occorre raccogliere tutti gli elementi di riscontro: un verbale di immediatezza redatto dal responsabile, fotografie del bene danneggiato, la dichiarazione di eventuali testimoni, il rapporto di manutenzione che attesti l’entità del danno, il preventivo di riparazione. Senza questo corredo probatorio l’atto rischia di essere impugnato per genericità. Terminata la raccolta, la contestazione deve partire con tempestività, preferibilmente entro pochi giorni dall’accaduto o da quando l’azienda ne ha avuto conoscenza certa; un intervallo eccessivo potrebbe far ritenere tardivo il richiamo.
Nel corpo della lettera vanno anzitutto identificati con precisione il bene danneggiato, la data e l’ora del fatto e le circostanze specifiche: si indicherà, ad esempio, che «il 14 maggio 2025, alle ore 15:40, all’interno del magazzino prodotti finiti, Lei ha movimentato il transpallet elettrico mod. X12 urtando lo scaffale linea B, provocando l’abbattimento di tre ripiani e la rottura di venti confezioni di merce, per un danno stimato di euro 1 680». Dopodiché occorre richiamare espressamente la regola violata: l’articolo del contratto collettivo che impone la corretta custodia delle attrezzature, il capitolo del manuale HSE che disciplina l’uso in sicurezza dei mezzi di sollevamento, l’articolo 2104 del codice civile che impone al lavoratore diligenza proporzionata alle mansioni assegnate. Questa parte è decisiva: soltanto con il riferimento alla norma violata si consente al dipendente di capire in che misura il suo comportamento è stato contrario agli obblighi contrattuali.
La lettera deve poi esplicitare l’impatto del danneggiamento: il ritardo della spedizione, la spesa di ripristino, il fermo linea, la possibile perdita di immagine con il cliente che ha ricevuto merce compromessa. Proprio questo collegamento tra condotta e conseguenza legittima l’intervento disciplinare e ne sorregge la proporzionalità. Segue la parte procedurale: il datore di lavoro informa il dipendente che, dal momento in cui riceve la contestazione, ha cinque giorni di calendario per inviare memorie difensive o chiedere un’audizione personale, con facoltà di farsi assistere da un rappresentante sindacale. È opportuno precisare il canale di invio delle giustificazioni (PEC o ufficio HR) e ribadire che la decisione sulla sanzione sarà adottata solo después di avere valutato eventuali elementi attenuanti, come il malfunzionamento del mezzo o l’assenza di formazione specifica sull’uso degli strumenti.
La conclusione deve mantenere un tono fermo ma privo di termini ingiuriosi. Normalmente si preannuncia che, in assenza di motivazioni idonee, sarà applicata la misura disciplinare prevista dal contratto in modo proporzionato: dalla semplice ammonizione scritta se il danno è modesto e isolato, alla multa o alla sospensione quando si configurano danni rilevanti o recidiva, fino al licenziamento per giusta causa qualora l’atto sia doloso o di gravità tale da compromettere irreversibilmente il rapporto fiduciario. Talvolta, parallelamente alla sanzione disciplinare, l’azienda avvia la procedura di rivalsa per il risarcimento del danno: in questo caso è bene chiarire che la valutazione economica verrà definita in un procedimento separato, evitando di confondere il piano della disciplina con quello patrimoniale.
La notifica deve avvenire con un mezzo che garantisca certezza di data e ricezione: consegna a mano contro firma, raccomandata con avviso di ricevimento o posta elettronica certificata. Una volta conclusa la procedura, tutti i documenti – contestazione, prove, difese del lavoratore e provvedimento finale – devono essere archiviati nel fascicolo personale secondo le regole del GDPR e del contratto collettivo, poiché potrebbero essere prodotti in giudizio in caso di impugnazione.
Esempio di Lettera di richiamo per danneggiamento beni aziendali
Modello 1 – Magazzino: urto con transpallet e danneggiamento scaffalatura
Oggetto: Richiamo scritto per danneggiamento scaffali linea B del //20___
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
il giorno /___ alle ore :, durante le operazioni di movimentazione nel magazzino prodotti finiti, ha condotto il transpallet elettrico mod. X12 urtando la scaffalatura linea B, provocandone il parziale cedimento e la rottura di n. 24 colli merce (verbale interno prot. MAG/____). Il danno diretto è stimato in € _______ e ha causato il fermo area per un’ora con ritardo nelle spedizioni.
La condotta viola l’art. 2104 c.c., l’art. ___ del CCNL Metalmeccanico e la procedura HSE “Movimentazione interna” § 3.2. Ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970 dispone di cinque giorni dal ricevimento per presentare memorie difensive o chiedere audizione presso HR. In assenza di giustificazioni idonee sarà irrogata la sanzione disciplinare prevista, con avvertenza che ulteriori inosservanze potranno comportare provvedimenti più gravi.
Distinti saluti
[Luogo], [Data]
Firma del Responsabile di Stabilimento
Modello 2 – Ufficio IT: laptop aziendale danneggiato per incuria
Oggetto: Contestazione disciplinare per danneggiamento bene aziendale (PC portatile)
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
in data /___ il servizio IT, a seguito di Sua segnalazione di guasto, ha ritirato il notebook aziendale asset tag N. ____. Il centro assistenza certifica che la rottura del display e del coperchio superiore è riconducibile a pressione meccanica accidentale (perizia RMA n. ____) non coperta da garanzia. L’intervento di sostituzione ammonta a € ______.
L’evento configura responsabilità per negligenza ai sensi dell’art. ___ CCNL Terziario e dell’art. 2104 c.c. Le concediamo cinque giorni per esporre eventuali giustificazioni; in difetto, l’azienda applicherà la sanzione disciplinare proporzionata e, separatamente, valuterà la rivalsa economica ex art. 5 Legge 604/1966.
Cordiali saluti
[Luogo], [Data]
Firma del Responsabile IT
Modello 3 – Flotta aziendale: collisione con autovettura durante servizio
Oggetto: Richiamo formale per danneggiamento autovettura targata ___
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
il giorno ___, alle ore :, ha causato un’urto con il veicolo aziendale targato __________ nell’area parcheggio cliente __________. Il rapporto assicurativo CAI n. ____ riporta che la manovra è stata effettuata in retromarcia senza l’uso degli specchi laterali. Il danno stimato ammonta a € ______, franchigia che resterà a carico dell’azienda. L’episodio viola l’art. ___ del CCNL Logistica e la policy “Safe Drive” § 2.1 (obbligo di verifica visiva), oltre all’art. 2104 c.c.
Dispone di cinque giorni per eventuali difese; in assenza sarà applicata la sanzione disciplinare prevista e Le sarà programmato un corso di guida sicura obbligatorio.
Distinti saluti
[Luogo], [Data]
Firma del Fleet Manager
Modello 4 – Fac simile generico da compilare
Oggetto: Richiamo disciplinare per danneggiamento bene aziendale [descrizione]
Egregio/a Sig./Sig.ra [ Cognome ],
in data [gg/mm/aaaa] alle ore [hh:mm], presso [luogo/reparto], è stato accertato il danneggiamento di [descrizione bene – marca/modello/codice inventario] a Lei affidato, come da verbale/rapporto n. [___] che si allega. Il danno, quantificato in € [importo] o in corso di valutazione, è derivato da [descrivere brevemente dinamica accertata].
Tale condotta viola l’articolo 2104 del codice civile, l’articolo [___] del CCNL [categoria] e le procedure aziendali [codice/titolo] che disciplinano l’utilizzo e la custodia delle attrezzature.
Ai sensi dell’articolo 7 della Legge 300/1970 La invitiamo a far pervenire entro cinque giorni di calendario eventuali memorie difensive oppure a richiedere un’audizione riservata presso l’Ufficio Risorse Umane (PEC [indirizzo] / tel. [numero]). Trascorso tale termine, valutate le Sue osservazioni, l’Azienda adotterà la sanzione disciplinare prevista, proporzionata alla gravità del fatto e ad eventuali precedenti; resta salva ogni azione di rivalsa per il risarcimento dei danni subiti.
Confidando in un immediato riallineamento alle procedure di custodia dei beni aziendali, porgiamo distinti saluti.
[Firma del datore o delegato]