Una lettera di richiamo per utilizzo del PC per scopi personali è un documento formale emesso dal datore di lavoro o dal responsabile delle risorse umane a un dipendente che ha abusato dell’uso del computer dell’azienda per attività personali non correlate al lavoro.
Questo tipo di lettera è generalmente utilizzata come un primo passo per affrontare un comportamento inappropriato sul posto di lavoro e per tentare di correggerlo. Serve a mettere in chiaro le aspettative del datore di lavoro e a segnalare al dipendente che il suo comportamento è stato notato e non è accettabile.
La lettera dovrebbe includere una descrizione chiara e specifica del comportamento inappropriato, delle prove se disponibili (come ad esempio log di sistema, email, ecc.) e delle aspettative del datore di lavoro per il futuro. Dovrebbe anche indicare le possibili conseguenze se il comportamento continua, che possono variare da ulteriori richiami a sanzioni disciplinari, fino al licenziamento.
È importante notare che, mentre un uso limitato del computer dell’azienda per scopi personali può essere tollerato in molte organizzazioni, un uso eccessivo o l’uso per attività inappropriate o illegali non è accettabile e può avere gravi conseguenze.
Indice
Fac simile Lettera di richiamo per utilizzo pc per scopi personali Word
Come scrivere una Lettera di richiamo per utilizzo pc per scopi personali
Una lettera di richiamo per uso del computer aziendale a fini personali deve poggiare su tre pilastri: legittimità dell’accertamento tecnico, descrizione minuziosa dell’infrazione e rispetto assoluto del contraddittorio disciplinare. La legittimità nasce dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, che permette il controllo sugli strumenti di lavoro purché l’azienda abbia informato ex ante i dipendenti circa le modalità di monitoraggio e abbia pubblicato una policy d’uso conforme al GDPR. Se tali premesse mancano, il richiamo rischia di essere impugnato per violazione della privacy; è quindi necessario che il datore citi, nella lettera, la procedura interna sull’“Acceptable Use” firmata dal lavoratore e il registro dei trattamenti dati dove lo strumento di logging è stato dichiarato.
La parte fattuale deve collegare in modo lineare l’utente, il terminale e l’attività non lecita. Occorre indicare la data e l’ora in cui il sistema di proxy o di endpoint detection ha rilevato, ad esempio, connessioni prolungate a piattaforme social, sessioni di streaming o l’installazione di software estraneo alla business list aziendale. I log vanno richiamati con numero identificativo e allegati – nella forma di estratti omissati dei soli metadati essenziali – per evitare la diffusione eccessiva di dati personali di terzi. Il collegamento fra condotta e danno (caduta di banda, rallentamento di SAP, rischio di malware) non è un dettaglio retorico: dimostra la proporzionalità dell’intervento disciplinare, come pretende l’articolo 2106 del codice civile.
La struttura testuale deve seguire un ordine consueto: intestazione dell’azienda, dati anagrafici del dipendente, luogo e data; oggetto che espliciti la natura del provvedimento; corpo narrativo che elenchi in sequenza cronologica l’accaduto, la fonte normativa violata (articolo del CCNL, capitolo della policy ICT, obbligo di diligenza dell’articolo 2104 c.c.); infine l’apertura del contraddittorio. Qui si richiama espressamente l’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori, concedendo cinque giorni di calendario per memorie scritte o richiesta di audizione con eventuale assistenza sindacale. È prassi indicare PEC o indirizzo dell’Ufficio HR e specificare che la decisione sulla sanzione verrà presa soltanto dopo l’esame delle giustificazioni. Il tono resta fermo ma professionale: nessuna espressione moraleggiante, solo fatti e regole.
La chiusura preannuncia la possibile misura – ammonizione, multa o sospensione – rinviando alla scala sanzionatoria del contratto collettivo e avvertendo che la recidiva potrà comportare provvedimenti più gravi, incluso il licenziamento per giusta causa se l’abuso evidenzia dolo o compromette la sicurezza informatica. Dopo la firma del delegato datoriale, la lettera va notificata con mezzo tracciabile (raccomandata A/R, PEC o consegna a mano con firma) per far decorrere il termine dei cinque giorni. L’azienda archivia nel fascicolo personale copia della contestazione, i log anonimizzati, l’eventuale risposta del lavoratore e il provvedimento conclusivo, così da preservare la catena probatoria in un’eventuale fase giudiziale.
Gestita in questo modo, la lettera di richiamo assolve alla funzione correttiva richiesta dall’ordinamento e minimizza il rischio che l’atto venga annullato per vizi procedurali o per carenza di specificità, preservando al contempo la trasparenza nei rapporti fra datore e lavoratore sull’uso degli strumenti digitali.
Esempio di Lettera di richiamo per utilizzo pc per scopi personali
Modello 1 – Navigazione sui social durante l’orario di lavoro (ufficio amministrativo)
Oggetto: Richiamo disciplinare per utilizzo del PC aziendale a fini personali
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
il giorno //20___, alle ore :, il sistema di controllo proxy ha registrato l’accesso, dal Suo account di rete, ai siti Facebook.com e Instagram.com per un tempo complessivo di 74 minuti, in piena fascia produttiva (rapporto IT n. SOC/___ allegato). L’utilizzo di risorse informatiche aziendali per scopi estranei all’attività lavorativa viola l’art. ___ del Regolamento “Acceptable Use” e l’obbligo di diligenza di cui all’art. 2104 c.c.
Ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970 dispone di cinque giorni di calendario dalla ricezione della presente per far pervenire eventuali memorie difensive o chiedere un’audizione presso l’Ufficio HR, potendo farsi assistere da rappresentante sindacale. In assenza di giustificazioni idonee sarà irrogata la sanzione disciplinare prevista dal CCNL Commercio e verrà limitato temporaneamente l’accesso ai siti non istituzionali dal Suo profilo.
Distinti saluti
[Luogo], [Data]
Firma del Responsabile Amministrativo
Modello 2 – Streaming video e consumo di banda (magazzino logistico)
Oggetto: Contestazione disciplinare per uso improprio del computer di reparto
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
in data ___ il monitoraggio firewall ha rilevato, sul terminale magazzino postazione MZ-03 a Lei assegnata, uno streaming continuativo dal sito Netflix.com dalle ore 13:12 alle 14:27, con consumo di banda pari a 1,6 GB (log NET/____). L’attività ha rallentato la rete di stabilimento e ha ostacolato il caricamento dei manifesti di spedizione.
Il comportamento contrasta con l’art. ___ del CCNL Logistica, con la policy ICT “Rete e Sicurezza” § 4 e con l’art. 2104 c.c. Dispone di cinque giorni per produrre difese o chiedere colloquio; in difetto l’Azienda applicherà la sanzione prevista e sospenderà l’utenza di rete finché non avrà frequentato il modulo formativo “Uso corretto degli strumenti informatici”.
Cordiali saluti
[Luogo], [Data]
Fleet & Warehouse Manager
Modello 3 – Mining di criptovalute su notebook aziendale (lavoro agile)
Oggetto: Richiamo formale per installazione non autorizzata di software
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
il controllo periodico degli endpoint ha individuato sul Suo laptop (asset TAG LT-) il software XMRig destinato all’estrazione di criptovaluta Monero. Tale programma era in esecuzione dal //20, con uso prolungato di CPU e incremento anomalo dei consumi energetici registrati da Insight-Power (report SEC/CRYPTO-15).
L’installazione viola la procedura “IT-SEC/02 – Software consentito”, l’art. ___ del CCNL Servizi Innovativi e l’art. 2105 c.c. (obbligo di fedeltà). Ai sensi dell’art. 7 Statuto dei Lavoratori ha cinque giorni per presentare difese; in mancanza, seguirà la sanzione disciplinare prevista e la formattazione forzata del dispositivo, oltre a segnalazione all’Organismo di Vigilanza.
Distinti saluti
[Luogo], [Data]
Chief Information Security Officer
Modello 4 – Docente che usa il PC scolastico per proiezioni non didattiche
Oggetto: Contestazione disciplinare per uso improprio di apparecchiature informatiche
Gentile Prof.ssa ____________________,
il 22 aprile 20___, durante la terza ora della classe 2ª D, la commissione interna ha riscontrato la proiezione del film [titolo non previsto] scaricato da sito pirata, con utilizzo del PC di cattedra e della linea internet della scuola. L’attività è estranea al PTOF e in contrasto con il Regolamento d’Istituto art. 14 (“uso dei dispositivi digitali”) nonché con la normativa sul diritto d’autore.
Dispone di cinque giorni per presentare scritti difensivi o chiedere audizione. In difetto, saranno adottati i provvedimenti disciplinari previsti dal CCNL Scuola, compresa la sospensione dall’incarico di Funzione Strumentale TIC.
Cordiali saluti
[Luogo], [Data]
Il Dirigente Scolastico
Modello 5 – Fac simile generico compilabile
Oggetto: Richiamo disciplinare per utilizzo del computer aziendale a fini personali
Egregio/a Sig./Sig.ra [Nome Cognome] – Matricola [___]
in data [gg/mm/aaaa], alle ore [hh:mm], il sistema di monitoraggio IT ha registrato, dal Suo account [user], l’accesso ai siti/applicazioni [________]/l’installazione del software [________], attività non connesse alle mansioni lavorative. Il fatto è documentato dal log [ID] che si allega.
Tale comportamento contravviene all’articolo 2104 del codice civile, all’articolo [___] del CCNL [categoria] e alla policy aziendale “Uso delle risorse informatiche” § [___] firmata da Lei il [data]. Ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970 dispone di cinque (5) giorni di calendario dal ricevimento della presente per:
• inoltrare eventuali memorie difensive all’indirizzo PEC [pec aziendale], oppure
• chiedere un’audizione presso l’Ufficio Risorse Umane (tel. [___]), con facoltà di farsi assistere da un rappresentante sindacale.
Una volta valutate le Sue osservazioni, l’Azienda adotterà la sanzione disciplinare proporzionata ai fatti, riservandosi di revocare o limitare l’accesso alle risorse informatiche in caso di recidiva.
Distinti saluti
[Firma del datore di lavoro o delegato]