Una lettera di richiamo per l’uso del cellulare è un documento formale che un datore di lavoro può utilizzare per affrontare e correggere un comportamento inappropriato sul posto di lavoro. Questo tipo di lettera viene solitamente utilizzata quando un dipendente ha violato una politica aziendale riguardante l’uso del cellulare durante le ore di lavoro.
Nella lettera, il datore di lavoro dovrebbe specificare chiaramente quale comportamento è stato inappropriato, quale politica aziendale è stata violata, e quali sono le aspettative per il futuro. Per esempio, se un dipendente è stato ripetutamente visto usare il suo cellulare per scopi personali durante le tempo di lavoro, il datore di lavoro potrebbe inviare una lettera di richiamo per indirizzare il problema.
La lettera dovrebbe essere scritta in un tono professionale e rispettoso, e dovrebbe essere consegnata privatamente al dipendente. Inoltre, è importante documentare l’invio e la ricezione della lettera per riferimento futuro, nel caso in cui il comportamento inappropriato continui e sia necessario prendere ulteriori azioni disciplinari.
Indice
Fac simile Lettera di richiamo per uso del cellulare Word
Come scrivere una Lettera di richiamo per uso del cellulare
Una lettera di richiamo per uso del cellulare è l’atto con cui il datore di lavoro contesta formalmente a un dipendente l’utilizzo non consentito – o eccessivo – di dispositivi mobili durante l’orario di servizio. Per essere efficace e legittima la comunicazione deve dimostrare tre cose: che l’azienda ha regole sul punto, che il lavoratore le ha violate in maniera circostanziata e che la procedura disciplinare rispetta l’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori.
Norme di riferimento
Il presupposto giuridico è l’obbligo di diligenza e obbedienza di cui all’articolo 2104 del codice civile, rafforzato dall’articolo 2106 (responsabilità disciplinare). Il contratto collettivo di categoria e il regolamento interno possono vietare l’uso dello smartphone al di fuori delle pause, limitarlo a purpose d’emergenza o, nei reparti produttivi, proibire del tutto l’accesso per ragioni di sicurezza. In ambito privacy e sicurezza dati, l’uso non autorizzato di fotocamera o app di messaggistica può violare il GDPR, mentre in reparti a rischio (macchine in movimento, guida di mezzi) D.Lgs 81/2008 impone di evitare qualsiasi distrazione.
Tempestività e raccolta delle prove
La contestazione dev’essere notificata entro pochi giorni dall’infrazione. Prima di scrivere la lettera è utile reperire prove oggettive: report di vigilanza, foto delle telecamere, testimonianze o log del proxy aziendale che mostrino navigazione social dall’indirizzo IP del dipendente. Queste evidenze non vanno necessariamente allegate, ma devono essere citate per rendere la contestazione specifica.
Struttura della lettera
– Intestazione con dati azienda/dipendente, data e oggetto (“Richiamo per uso improprio del cellulare”).
– Descrizione puntuale dell’episodio: quando, dove, per quanto tempo e con quali conseguenze. Esempio: «Il 3 maggio 2025, alle 10:15, durante la fase di saldatura, Ella è stata vista utilizzare il telefono personale per navigare su Instagram per circa 8 minuti, interrompendo il flusso di lavoro della postazione S4».
– Richiamo alle regole violate: indicare gli articoli del CCNL, del regolamento di reparto o del manuale sicurezza che stabiliscono il divieto o le condizioni d’uso.
– Impatto aziendale: calo produttività, rischio infortuni, esposizione di dati riservati, immagine di scarsa professionalità con clienti.
– Invito al contraddittorio: cinque giorni per memorie o audizione (art. 7 L. 300/1970), indirizzo PEC o ufficio HR da contattare, facoltà di assistenza sindacale.
– Prospettazione sanzione: l’azienda «si riserva, all’esito delle Sue difese, di applicare la misura disciplinare prevista dal CCNL, avvertendoLa che recidive potranno comportare sospensione o, nei casi più gravi, licenziamento per giusta causa».
– Chiusura con tono fermo ma correttivo, firma del responsabile.
Valutazione delle difese
Giustificazioni possibili – chiamata di emergenza, istruzione o comando superiore, app aziendale – vanno verificate. Se risultano fondate, la procedura si chiude senza sanzione. In caso contrario, il datore potrà emettere ammonizione, multa o sospensione proporzionata a: durata dell’uso, ruolo del dipendente, eventuale pregiudizio causato e precedenti disciplinari.
Notifica e archiviazione
La lettera va consegnata a mano con firma o inviata via PEC/raccomandata A/R. Documenti, difese scritte e provvedimento conclusivo confluiscono nel fascicolo personale: saranno decisivi se il richiamo sarà impugnato davanti al giudice.
Prevenzione e follow-up
Dopo il richiamo è consigliato un breve incontro di feedback o l’invio di un promemoria collettivo sul regolamento “mobile-free”, magari accompagnato da soluzioni pratiche (locker per smartphone, numeri interni per emergenze familiari, corsi su sicurezza dati). In questo modo l’azione disciplinare si integra in una politica complessiva di gestione del rischio, riducendo la probabilità di nuove infrazioni e preservando il clima di fiducia in azienda.
Esempio di Lettera di richiamo per uso del cellulare
Modello 1 — Richiamo per uso improprio del cellulare in area produttiva
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
Le contestiamo che il giorno __________ alle ore __________, durante l’attività di saldatura presso la postazione S-4 del reparto “Linea Metalli”, è stato/a visto/a utilizzare il Suo telefono personale per navigare su contenuti social, distogliendo l’attenzione dalle procedure di sicurezza. Tale comportamento ha interrotto il ciclo produttivo per circa otto minuti, comportando il blocco della linea e l’esposizione a rischio di infortunio Suo e dei colleghi, in violazione dell’art. 20 D.Lgs 81/2008, dell’art. ________ del CCNL Metalmeccanico e del capitolo 5.2 del Regolamento Sicurezza aziendale che vieta l’uso di dispositivi mobili nell’area calda.
Ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970, Le riconosciamo cinque giorni di calendario dal ricevimento della presente per presentare memorie difensive o chiedere un’audizione presso l’Ufficio Risorse Umane, con facoltà di farsi assistere dal Suo rappresentante sindacale. In assenza di giustificazioni idonee, l’azienda applicherà la sanzione disciplinare prevista, attenendosi al principio di proporzionalità. Ulteriori violazioni comporteranno provvedimenti più gravi, fino al possibile licenziamento per giusta causa.
Distinti saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 2 — Richiamo per uso del cellulare in presenza di clientela
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
nel pomeriggio del __________, alle ore __________, durante l’accoglienza di due ospiti internazionali presso la reception, Ella è rimasto/a seduto/a al bancone consultando ripetutamente il proprio smartphone e rispondendo a messaggi WhatsApp. L’atteggiamento, osservato dagli stessi clienti e annotato nel rapporto del Front-Office n. ________, ha creato un’impressione di scarsa professionalità, in violazione dell’art. ________ del CCNL Terziario e del paragrafo 2.1 del Manuale “Customer Experience”.
Dispone di cinque giorni per far pervenire eventuali chiarimenti scritti o per richiedere colloquio con la Direzione HR, ex art. 7 L. 300/1970. All’esito la società adotterà la misura disciplinare congrua, diffidandoLa dal reiterare comportamenti contrari agli standard di immagine aziendale.
Cordiali saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 3 — Richiamo per utilizzo di smartphone e diffusione non autorizzata di immagini
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
con la presente contestiamo che il __________, durante il corso interno “Prototipazione riservata”, Ella ha scattato e condiviso tramite Instagram Stories fotografie dell’aula contenenti display con progetti proprietari, senza previa autorizzazione del docente né dell’ufficio Legal. Il fatto, documentato dallo stesso social alle ore __________, configura violazione dell’art. 2105 c.c. (obbligo di fedeltà) e del capitolo 4.3 del Codice Etico sull’uso di dispositivi con fotocamera in aree sensibili.
Entro cinque giorni dalla ricezione potrà esercitare il Suo diritto di difesa; in mancanza di elementi attenuanti l’azienda si riserva di applicare la sanzione disciplinare prevista dal CCNL Servizi Innovativi e di richiedere la rimozione immediata dei contenuti dalla piattaforma.
Distinti saluti
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata
Modello 4 — Richiamo per uso del telefono alla guida di mezzo aziendale
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
il sistema di telemetria installato sul veicolo aziendale targato __________ ha registrato, il __________ alle ore __________, una sequenza di quattro chiamate in uscita dal Suo cellulare mentre il mezzo era in marcia sulla SS __. L’analisi video della dash-cam conferma che impugnava il dispositivo senza auricolare, in violazione dell’art. 173 Codice della Strada, dell’art. ________ del CCNL Logistica e dell’istruzione operativa Fleet-05 che vieta qualunque uso manuale di smartphone durante la guida.
Le concediamo cinque giorni, in conformità all’art. 7 L. 300/1970, per presentare eventuali giustificazioni o chiedere un’audizione. Persistendo l’infrazione, seguirà la sanzione disciplinare prevista, con avvertenza che ulteriori episodi comporteranno la sospensione dalla mansione di autista e possibili ripercussioni sul rapporto di lavoro.
Cordialmente
Luogo e data ____________________
Firma autorizzata