La lettera di richiamo per mancanza di custodia dei beni aziendali è un documento formale che viene inviato da un datore di lavoro a un dipendente che non ha adeguatamente curato o custodito i beni aziendali a lui affidati.
Il documento ha lo scopo di mettere formalmente a conoscenza il dipendente di un comportamento o di una prestazione lavorativa che non rispetta le regole o le aspettative dell’azienda. Nella lettera di richiamo, l’azienda descrive chiaramente il comportamento o l’azione inaccettabile del dipendente, il modo in cui ha violato le politiche aziendali e le conseguenze future se il comportamento non cambia.
Nel caso specifico di mancanza di custodia dei beni aziendali, la lettera di richiamo potrebbe indicare che il dipendente ha trascurato o non ha adeguatamente protetto i beni dell’azienda, come attrezzature, veicoli o altre proprietà. La lettera dovrebbe indicare le aspettative dell’azienda per la custodia dei beni e le potenziali conseguenze se il dipendente non migliora il proprio comportamento.
Essa serve come avviso formale e può essere utilizzata come prova di un tentativo di correggere il comportamento del dipendente nel caso in cui si renda necessario intraprendere ulteriori azioni disciplinari, come la sospensione o il licenziamento.
Indice
Fac simile Lettera di richiamo per mancanza custodia beni aziendali Word
Come scrivere una Lettera di richiamo per mancanza custodia beni aziendali
La lettera di richiamo che contesta la mancata custodia di beni aziendali ha la funzione di formalizzare un inadempimento specifico: il dipendente, pur essendo responsabile di attrezzature o materiali affidatigli, ha omesso di conservarli con la cura richiesta, esponendo l’impresa a rischi di furto, danneggiamento o perdita. La redazione del richiamo si fonda su tre assi portanti. Il primo è la norma giuridica: l’obbligo di diligenza imposto dall’articolo 2104 del codice civile, integrato dagli articoli del contratto collettivo che disciplinano l’uso e la custodia delle dotazioni aziendali e, dove presente, da un regolamento interno o da un contratto di comodato del bene (per esempio l’accordo di assegnazione di un laptop o di un automezzo). Il secondo è la prova oggettiva della negligenza: occorre documentare come il bene sia stato lasciato incustodito — un veicolo parcheggiato con le chiavi inserite, un notebook abbandonato in un’area comune senza blocco, un magazzino non chiuso a fine turno — e dimostrare il nesso con la conseguenza subita o potenziale, che si tratti di un’effettiva sottrazione, di un danno economico o di una violazione di policy di sicurezza. Il terzo pilastro è il rispetto del procedimento disciplinare previsto dall’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori: tempestività della contestazione, descrizione puntuale dei fatti, concessione di cinque giorni per le difese, indicazione della sanzione solo dopo l’esame delle giustificazioni.
Nel pratico, la lettera deve riportare in apertura i riferimenti anagrafici delle parti e la data, con un oggetto che renda immediatamente chiara la natura del richiamo (“Richiamo disciplinare per mancata custodia del bene aziendale ____”). Il testo prosegue con la ricostruzione puntuale dell’episodio: giorno, ora, luogo, bene coinvolto (specificando codice inventario o targa), modalità con cui la violazione è stata riscontrata e, se presenti, estremi dei documenti di prova (rapporto di vigilanza, immagini di videosorveglianza, dichiarazioni testimoniali). Si chiarisce quindi quale regola sia stata violata: l’articolo del CCNL, l’accordo di assegnazione firmato dal lavoratore, il capitolo del manuale di security che impone la chiusura a chiave del mezzo o del locale. A questo punto si illustrano le conseguenze — un furto, i costi di riparazione, il fermo produttivo o il rischio di data breach — per corroborare la proporzionalità dell’azione disciplinare.
La parte centrale della lettera deve inoltre aprire formalmente il contraddittorio: si invita il dipendente, entro cinque giorni dalla ricezione, a presentare memorie scritte o chiedere un’audizione; si indicano la PEC o l’ufficio HR competenti; si garantisce la facoltà di assistenza sindacale. In chiusura, il datore ricorda che, valutate le difese, potrà applicare la sanzione prevista dal contratto — di solito l’ammonizione scritta per un primo episodio senza danno, la multa o la sospensione se ricorre un pregiudizio economico, il licenziamento per giusta causa se la negligenza è dolosa o reiterata. La lettera può menzionare il diritto dell’azienda di agire separatamente per il risarcimento del danno, evitando però di confondere il piano disciplinare con quello patrimoniale.
Per la validità formale, la notifica deve avvenire via raccomandata A/R, posta elettronica certificata o consegna a mano con firma di ricezione; tutti gli atti — contestazione, prove, eventuali difese, provvedimento finale — devono essere custoditi nel fascicolo del dipendente nel rispetto del GDPR. Redatta con queste cautele, la lettera di richiamo per mancata custodia dei beni aziendali tutela l’impresa da future contestazioni e offre al lavoratore un percorso chiaro per chiarire la propria posizione e, se possibile, rimediare alla negligenza.
Esempio di Lettera di richiamo per mancanza custodia beni aziendali
Modello 1 – Notebook aziendale lasciato incustodito in area pubblica
Oggetto: Richiamo disciplinare per mancata custodia del PC aziendale – asset tag n. ________
[Luogo], [Data]
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
in data ___ alle ore : il personale di vigilanza ha rinvenuto, sul tavolo della mensa interna, il notebook a Lei assegnato (asset tag n. ________) privo di sorveglianza e senza blocco di sicurezza attivato (report Sec/IT n. ____ allegato). L’abbandono del dispositivo in area accessibile a terzi ha generato un rischio di sottrazione di dati sensibili, in violazione dell’art. 2104 c.c., dell’art. ___ CCNL Terziario e della policy “IT-SEC/02” § 4 che Le impone di custodire costantemente la dotazione informatica.
Ai sensi dell’art. 7 della Legge 300/1970 dispone di cinque giorni di calendario, decorrenti dalla ricezione della presente, per presentare memorie difensive o chiedere audizione riservata presso l’Ufficio HR, potendo farsi assistere da un rappresentante sindacale. In assenza di giustificazioni idonee l’Azienda adotterà la sanzione disciplinare prevista, diffidandoLa dal reiterare simili condotte.
Distinti saluti
[Firma del Responsabile IT]
Modello 2 – Automezzo aziendale lasciato aperto con chiavi inserite
Oggetto: Richiamo formale per mancata custodia del veicolo targato __________
[Luogo], [Data]
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
il giorno /___, alle ore :, il controllo sorveglianza parcheggi (verbale FLT/____) ha verificato che l’autovettura aziendale targata __________, da Lei in uso per la trasferta a __________, era parcheggiata con portiere sbloccate e chiavi inserite nel cruscotto. La condotta ha esposto il bene a rischio furto e contravviene all’art. ___ del CCNL Logistica, alla policy “Fleet-Safe” § 3.1 e all’art. 2104 c.c. sul dovere di diligenza.
Entro cinque giorni dalla ricezione potrà presentare difese scritte o chiedere un’audizione; in mancanza, la Società applicherà la sanzione disciplinare prevista e programmerà per Lei il corso di guida sicura con modulo “Custodia veicoli”.
Cordiali saluti
[Firma del Fleet Manager]
Modello 3 – Mancata chiusura del magazzino DPI
Oggetto: Contestazione disciplinare per omessa chiusura locale “Deposito DPI”
[Luogo], [Data]
Egregio/a Sig./Sig.ra ____________________,
alla fine del turno del ___ (ore 🙂 il Preposto HSE ha riscontrato che la porta del locale “Deposito DPI” era rimasta aperta e priva di chiusura a chiave (verbale HSE n. ____). Durante la notte sono state sottratte 120 maschere FFP3 per un valore di € 1 380. Le telecamere mostrano che Lei è l’ultimo operatore ad aver prelevato materiale alle ore : senza successiva chiusura del varco.
Il fatto configura mancata custodia di beni aziendali in violazione dell’art. ___ CCNL Metalmeccanico, della procedura “DPI-STORE” § 2 e dell’art. 2104 c.c. Ai sensi dell’art. 7 St. Lav. dispone di cinque giorni per far valere eventuali difese; in difetto l’azienda irrogherà la sanzione proporzionata e valuterà l’azione di rivalsa per il danno patito.
Distinti saluti
[Firma del Responsabile di Stabilimento]
Modello 4 – Fac simile generico compilabile
Oggetto: Richiamo disciplinare per mancata custodia del bene aziendale [descrizione]
Egregio/a Sig./Sig.ra [Cognome],
in data [gg/mm/aaaa] alle ore [hh:mm], presso [luogo], è stato accertato il mancato rispetto delle procedure di custodia relative a [descrizione bene: es. “stampante 3D mod. X9 – inv. 1234” / “armadietto farmaci”]. Dal verbale [n. /] allegato emerge che il bene è stato [lasciato incustodito / trovato non chiuso a chiave / privo dei dispositivi di blocco], producendo [descrivere conseguenza: furto, danneggiamento, rischio, costo] per un ammontare stimato di € [importo].
Tale condotta viola l’articolo 2104 del codice civile, l’articolo [___] del CCNL [categoria] e la procedura interna [sigla/titolo], che Le impone la diligente custodia dei beni aziendali affidatiLe.
Ai sensi dell’art. 7 della Legge 300/1970 La invitiamo a trasmettere, entro cinque giorni di calendario dal ricevimento della presente, eventuali memorie difensive oppure a richiedere un’audizione riservata presso l’Ufficio Risorse Umane (PEC [indirizzo] – tel. [___]). Decorso tale termine, valutate le Sue osservazioni, l’Azienda adotterà la sanzione disciplinare prevista e si riserva di agire per il recupero del danno subito.
Confidando nel Suo puntuale riallineamento alle procedure di custodia, porgiamo distinti saluti.
Cordiali saluti
[Firma del Datore di lavoro o delegato]