Una lettera di richiamo per errore sul lavoro è un documento formale inviato da un datore di lavoro a un dipendente per segnalare un comportamento o un rendimento lavorativo non adeguato o inadeguato. Questo documento può essere utilizzato come parte di un processo disciplinare formale e serve a mettere in evidenza la natura dell’errore commesso e a richiedere al dipendente di porvi rimedio.
La lettera di richiamo dovrebbe precisare chiaramente l’errore o i problemi di comportamento, fornire esempi specifici e indicare l’aspettativa del datore di lavoro in merito a come il dipendente dovrebbe migliorare. Inoltre, la lettera può anche includere un avvertimento sulle possibili conseguenze (come ulteriori azioni disciplinari o addirittura il licenziamento) se il comportamento o le prestazioni non migliorano.
È importante notare che una lettera di richiamo non dovrebbe essere il primo passo nel gestire un problema sul posto di lavoro. Prima di inviare una lettera di richiamo, il datore di lavoro dovrebbe aver avuto una conversazione con il dipendente per discutere il problema. Se il problema persiste, allora una lettera di richiamo può essere un passo appropriato.
Indice
Fac Simile Lettera di richiamo per errore sul lavoro Word
Come scrivere una Lettera di richiamo per errore sul lavoro
Una lettera di richiamo per errore sul lavoro serve a contestare formalmente a un dipendente un’azione o un’omissione che ha prodotto un danno o ha comunque esposto l’azienda a un rischio concreto. Per risultare efficace, legittima e soprattutto utile a rimettere il rapporto di lavoro su binari corretti, la comunicazione deve intrecciare quattro dimensioni: il rispetto della procedura legale, la descrizione oggettiva del fatto, l’esposizione delle conseguenze e l’indicazione esplicita delle attese future.
Inquadrare la contestazione nel suo perimetro normativo
Ogni richiamo disciplinare è regolato dall’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori, che pretende tempestività, specificità e contraddittorio. Va quindi indicata con precisione la data dell’errore, il reparto, gli strumenti coinvolti e la normativa aziendale o contrattuale violata, affinché il dipendente possa riconoscere senza ambiguità l’addebito. È opportuno richiamare anche l’art. 2104 del codice civile, che impone la diligenza nell’esecuzione della prestazione.
Descrivere l’errore in termini di fatto, non di colpa morale
La parte centrale della lettera fotografa l’evento: per esempio, “in data 14 maggio 2025, alle ore 16:20, durante il confezionamento del lotto n. A348, Lei ha avviato la termosaldatrice senza impostare il parametro di temperatura previsto dal protocollo QM-07, causando la non conformità di 420 unità”. L’enunciato deve fermarsi ai dati riscontrabili – registri di linea, log di sistema, testimonianze – evitando aggettivi che implichino giudizi di valore (“imperdonabile”, “irresponsabile”) i quali potrebbero essere contestati come diffamatori o generici.
Collegare l’errore agli effetti sull’azienda e sui colleghi
L’obiettivo non è solo attestare una violazione ma far emergere il nesso fra il comportamento e le sue conseguenze economiche, organizzative o reputazionali: “il lotto è stato scartato con un costo stimato di € 2.850 e un ritardo di 12 ore sulla spedizione al cliente principale”. Questo passaggio spiega perché l’azienda interviene e rafforza la proporzionalità di eventuali sanzioni.
Garantire il diritto di difesa e prefigurare le possibili sanzioni
Dopo la contestazione va sempre concesso il termine di cinque giorni per presentare giustificazioni scritte o chiedere un’audizione, specificando la modalità (PEC, raccomandata A/R, modulistica interna). Conviene citare gli articoli del CCNL che classificano gli errori professionali e prevedono, a seconda della gravità e dell’eventuale recidiva, ammonizione, multa o sospensione fino a un massimo stabilito.
Dichiarare la finalità correttiva
Il richiamo non è un atto punitivo fine a sé stesso, ma uno strumento di recupero. Perciò conviene chiudere con un invito esplicito al dipendente a rispettare in futuro le istruzioni operative, magari ricordando la disponibilità di un corso di aggiornamento o di un affiancamento con il responsabile di qualità. In questo modo la lettera soddisfa il requisito di proporzionalità fra errore, sanzione potenziale e possibilità di rimediare.
Scegliere forma e tracciabilità adeguate
La consegna più sicura resta la raccomandata A/R o la PEC, ma se si opta per la consegna a mano occorre la doppia firma di ricezione. Allegare copie di log, rapporti di non conformità o estratti di registro non è formalmente obbligatorio, tuttavia facilita la comprensione dell’addebito e dimostra la buona fede del datore.
Conservare la documentazione e monitorare l’esito
Una volta chiusa la procedura, tutte le carte – contestazione, eventuali difese, sanzione irrogata – vanno archiviate nel fascicolo personale per dieci anni. È buona prassi fissare un incontro di follow-up, dopo qualche settimana, per verificare che il dipendente abbia interiorizzato la procedura corretta e che il clima di reparto sia tornato sereno.
Esempio di Lettera di richiamo per errore sul lavoro
Modello 1 — Richiamo scritto per errore di produzione
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
con la presente Le contestiamo l’errore rilevato in data __________ alle ore __________ sulla linea __________, allorché ha avviato la macchina di confezionamento senza effettuare il controllo preliminare della temperatura di saldatura previsto dalla procedura QM-07. L’irregolarità ha generato la non conformità del lotto n. __________, poi scartato con un costo diretto di € __________ e il conseguente ritardo di consegna al cliente principale. Tali fatti configurano violazione dell’articolo __________ del CCNL Metalmeccanico e dell’articolo 8 del nostro Manuale Qualità, nonché dell’obbligo di diligenza sancito dall’art. 2104 c.c.
Ai sensi dell’art. 7 della L. 300/1970, Lei dispone di cinque giorni dal ricevimento della presente per produrre eventuali giustificazioni scritte o richiedere audizione personale presso l’Ufficio Risorse Umane. In mancanza di elementi idonei, l’azienda applicherà la sanzione disciplinare prevista, proporzionata alla gravità dell’errore e ad eventuali precedenti. Confidiamo che, per il futuro, vorrà attenersi scrupolosamente alle istruzioni operative al fine di evitare ulteriori disservizi.
Distinti saluti
Luogo e data
Firma autorizzata
Modello 2 — Contestazione disciplinare per errore contabile
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
dobbiamo purtroppo constatare che nel bilancio di verifica del __________ è stato registrato un movimento errato di € __________ sul conto “Ricavi da servizi”, in seguito all’inserimento di un codice cliente non corretto nel gestionale SAP. L’errore, da Lei commesso durante la sessione di chiusura mensile delle ore __________, ha determinato la trasmissione di dati non veritieri al Collegio Sindacale, con necessità di riapertura dei libri e pagamento di penali alla società di revisione. Tale condotta contrasta con gli articoli __________ del CCNL Commercio e con la procedura interna FIN-04 sulla quadratura contabile.
Le rammentiamo che entro cinque giorni dalla presente potrà far pervenire memorie difensive o sollecitare un incontro con il Responsabile Amministrazione. Trascorso tale termine, in assenza di motivazioni adeguate, sarà irrogata la misura disciplinare prevista, graduata in relazione alla gravità del fatto. La invitiamo a verificare con particolare attenzione i codici anagrafici prima di validare ogni registrazione contabile.
Cordiali saluti
Luogo e data
Firma autorizzata
Modello 3 — Ammonizione formale per errore logistico nella spedizione
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
in data __________ alle ore __________, durante la preparazione dell’ordine n. __________ destinato al cliente __________, Lei ha etichettato erroneamente il pallet inserendo un indirizzo di destinazione non corrispondente alla bolla di accompagnamento. L’errore ha comportato la consegna a un centro distributivo diverso, con costi aggiuntivi di trasporto pari a € __________ e con il rischio di disdetta dell’ordine da parte del cliente. La condotta descritta viola l’articolo __________ del CCNL Trasporti e il paragrafo 3.2 della procedura LOG-12.
Come previsto dallo Statuto dei Lavoratori, dispone di cinque giorni per presentare giustificazioni scritte o chiedere un colloquio con il Responsabile Logistica. In difetto di valida giustificazione l’azienda adotterà la sanzione disciplinare ritenuta proporzionata. Confidiamo nella Sua collaborazione affinché tali disguidi non si ripetano e restiamo disponibili a pianificare un affiancamento di aggiornamento sulle procedure di etichettatura.
Distinti saluti
Luogo e data
Firma autorizzata
Modello 4 — Richiamo disciplinare per errata gestione di dati informatici sensibili
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
La informiamo che il giorno __________ alle ore __________ è stato rilevato un Suo intervento sul database HR con cancellazione accidentale di 148 record relativi ai benefit dei dipendenti, successivamente ripristinati tramite backup con un fermo sistema di due ore. L’operazione, eseguita senza preventiva autorizzazione e al di fuori della finestra di manutenzione, viola l’articolo __________ del CCNL Servizi Informatici e la policy IT-SEC 2.1 che prescrive l’obbligo di operare esclusivamente in ambiente di test per ogni modifica di massa.
Entro cinque giorni dall’avvenuta ricezione potrà produrre eventuali difese scritte o chiedere di essere sentito/a dal Responsabile ICT; la mancata risposta o l’insufficienza delle spiegazioni condurranno all’adozione della sanzione disciplinare prevista. La invitiamo a rispettare in futuro il protocollo di change management, essenziale per la sicurezza informatica e la continuità operativa aziendale.
Cordialmente
Luogo e data
Firma autorizzata