Una lettera di richiamo per assenza ingiustificata è un documento formale inviato da un datore di lavoro a un dipendente che si è assentato dal lavoro senza una ragione valida o senza aver ottenuto il permesso necessario. Questa lettera serve a far notare al dipendente che il suo comportamento non è accettabile e che potrebbe portare a sanzioni disciplinari o addirittura al licenziamento se continua.
La lettera di richiamo dovrebbe includere dettagli specifici sull’assenza, come le date in cui il dipendente non si è presentato al lavoro e qualsiasi tentativo fatto dall’azienda per contattarlo durante quel periodo. Dovrebbe anche spiegare le politiche della compagnia in merito alle assenze e le possibili conseguenze se il dipendente continua a violarle.
Essenzialmente, la lettera di richiamo per assenza ingiustificata funziona come un avviso per il dipendente, dandogli l’opportunità di correggere il suo comportamento prima che vengano prese misure disciplinari più severe.
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Come scrivere una Lettera di richiamo per assenza ingiustificata
Una lettera di richiamo per assenza ingiustificata è uno strumento disciplinare che consente al datore di lavoro di contestare formalmente al dipendente la violazione dell’obbligo di presenza previsto dal contratto individuale, dal contratto collettivo nazionale di riferimento e dall’articolo 2104 del codice civile. Per essere efficace e legittima la contestazione deve rispettare la procedura dell’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori, la quale impone l’indicazione dettagliata dei fatti, la tempestività dell’addebito e la concessione di un termine non inferiore a cinque giorni per le giustificazioni.
La prima parte della lettera svolge una funzione di identificazione: contiene l’intestazione dell’azienda, il nome del lavoratore, il luogo e la data di redazione, oltre a un oggetto sintetico che anticipa la natura disciplinare del documento. Il cuore del testo espone l’episodio di assenza con assoluta precisione cronologica, indicando il giorno, l’orario o l’intera fascia lavorativa non prestata, la mansione o il reparto interessato e l’eventuale aggravante di un turno critico o di un preavviso mancante. È essenziale che la descrizione resti aderente ai fatti senza giudizi di valore, poiché un’eccessiva enfasi rischierebbe di trasformare l’atto in un rimprovero generico e, quindi, impugnabile.
Segue la parte giuridica in cui si richiama la norma collettiva o interna violata. I principali contratti nazionali individuano l’assenza ingiustificata tra le infrazioni sanzionabili con ammonizione, multa o sospensione, a seconda della durata e della recidiva. Citare con precisione l’articolo del CCNL e il regolamento aziendale dimostra la correttezza formale dell’atto e dà al lavoratore la possibilità di orientarsi rispetto alle accuse. Nello stesso paragrafo si richiama l’articolo 7 L. 300/1970 per informare il dipendente del diritto a presentare difese scritte o chiedere un’audizione entro cinque giorni, nonché della facoltà di farsi assistere da un rappresentante sindacale.
La sezione conclusiva indica in modo chiaro che l’assenza non giustificata può pregiudicare l’organizzazione del lavoro, comportare un aggravio di costi per l’azienda e compromettere l’equità tra i colleghi. Proprio per questo motivo il datore precisa che, in mancanza di elementi attenuanti, la lettera potrà essere seguita da sanzioni proporzionate fino alla sospensione o, nei casi estremi di reiterazione, al licenziamento per giusta causa. Il tono, pur fermo, deve rimanere professionale: lo scopo non è punire in senso afflittivo, ma ripristinare il corretto adempimento delle obbligazioni contrattuali e tutelare il buon andamento dell’impresa.
Ai fini probatori la lettera viene normalmente consegnata a mano controfirmata per ricevuta o inviata con raccomandata a/r o posta elettronica certificata, in modo da attestare la data di ricezione e far decorrere il termine di cinque giorni. È buona regola allegare copie di badge, turnazioni o registri presenze che documentino in modo oggettivo l’assenza, così da evitare contestazioni future sull’esatta quantificazione del tempo non lavorato.
Se il dipendente invia giustificazioni plausibili, come un certificato medico tardivo per cause di forza maggiore, l’azienda ha il dovere di valutarle prima di irrogare la sanzione. In presenza di ragioni valide la procedura disciplinare si estingue; se invece le spiegazioni risultano insufficienti, il datore potrà applicare la misura prevista, indicandola con comunicazione scritta e argomentata. Ogni passaggio deve essere conservato nel fascicolo personale, perché la tracciabilità è essenziale nel caso in cui la vicenda approdi davanti al giudice del lavoro.
In sintesi la lettera di richiamo per assenza ingiustificata è un atto delicato che serve a riaffermare il principio di diligenza e la centralità della presenza sul posto di lavoro. Rispettare la procedura, mantenere un linguaggio oggettivo, concedere il diritto di difesa e graduare le conseguenze in base alla gravità e alla recidiva sono aspetti indispensabili per garantirne la piena legittimità e preservare, quando possibile, il rapporto fiduciario tra azienda e lavoratore.
Esempio di Lettera di richiamo per assenza ingiustificata
Modello 1 — Richiamo scritto per assenza non giustificata
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
con la presente Le contestiamo l’assenza ingiustificata registrata il giorno __________ dalle ore __________ alle ore __________, durante il turno assegnato nel reparto __________. Tale condotta viola l’obbligo di diligenza previsto dall’articolo 2104 c.c. e le disposizioni del nostro Regolamento Interno, creando disservizi organizzativi e aggravio di costi. Ai sensi dell’art. 7 della L. 300/1970, dispone di cinque giorni dal ricevimento di questa comunicazione per presentare eventuali giustificazioni scritte o richiedere un colloquio con l’Ufficio Risorse Umane. In difetto di riscontro o in presenza di motivazioni non idonee, l’azienda si riserva di irrogare la sanzione disciplinare prevista dal CCNL fino a una sospensione dal servizio proporzionata alla gravità dell’infrazione. Confidiamo che simili episodi non si ripetano, a tutela del buon andamento delle attività produttive e del rispetto dovuto ai colleghi.
Distinti saluti
Luogo e data
Firma autorizzata
Modello 2 — Contestazione disciplinare per mancata presenza in servizio
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
La informiamo che in data __________ Lei non ha preso servizio, senza fornire preventivo preavviso o giustificazione, nel turno programmato presso la sede __________. L’assenza, accertata dal rilevamento presenze e confermata dai responsabili di reparto, ha compromesso la continuità operativa e violato quanto stabilito all’articolo __________ del CCNL di categoria. In conformità con l’art. 7 L. 300/1970, La invitiamo a far pervenire eventuali elementi giustificativi o a chiedere audizione entro cinque giorni; trascorso tale termine, in mancanza di ragioni idonee, procederemo all’applicazione di misura disciplinare adeguata, tenendo conto di eventuali precedenti. La invitiamo a considerare la serietà dell’addebito e a garantire per il futuro il rigoroso rispetto degli orari di lavoro.
Cordiali saluti
Luogo e data
Firma autorizzata
Modello 3 — Diffida formale per assenza immotivata
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
dobbiamo purtroppo constatare che il giorno __________ Lei non si è presentato/a al lavoro, omettendo di comunicare qualsiasi motivo di impedimento. L’assenza ha comportato ritardi significativi nelle attività di reparto, con ripercussioni sul servizio ai clienti e sugli obiettivi di produzione. Tale comportamento costituisce violazione delle norme contrattuali e del Codice Etico aziendale in materia di responsabilità professionale. In ottemperanza all’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori, Le riconosciamo il termine di cinque giorni per presentare memorie difensive o richiedere un incontro. Qualora non emergano validi motivi, potrà essere comminata la sanzione prevista, fino alla sospensione dal lavoro e dalla retribuzione. Invitiamo a presentarsi al prossimo turno munito/a di eventuale documentazione a sostegno.
Distinti saluti
Luogo e data
Firma autorizzata
Modello 4 — Ammonizione per abbandono ingiustificato del posto di lavoro
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
Le contestiamo l’abbandono del posto di lavoro avvenuto il __________ alle ore __________, senza autorizzazione né successiva comunicazione, in violazione dell’articolo __________ del CCNL e dell’articolo 8 del Regolamento Aziendale relativo alla reperibilità durante l’orario di servizio. L’episodio ha determinato la sospensione temporanea delle attività della linea __________, costringendo l’azienda a ricorrere a risorse sostitutive con costi aggiuntivi. Con la presente ammonizione La diffidiamo dal reiterare simili comportamenti, avvertendoLa che nuove mancanze potranno dare luogo a sanzioni più gravi sino al licenziamento per giusta causa. Entro cinque giorni potrà far valere le Sue ragioni con le forme previste dall’art. 7 L. 300/1970.
Cordialmente
Luogo e data
Firma autorizzata