Una lettera di richiamo per comportamento scorretto è un documento formale inviato da un datore di lavoro a un dipendente per segnalare un comportamento inappropriato o inaccettabile sul posto di lavoro. Questa lettera serve come avviso formale che il comportamento del dipendente è stato notato e non è considerato accettabile.
La lettera di richiamo dovrebbe indicare chiaramente quale comportamento non è stato accettabile, dovrebbe fornire esempi specifici del comportamento scorretto e dovrebbe spiegare le conseguenze se il comportamento non cambia. In genere, queste conseguenze possono variare da ulteriori richiami scritti a possibili azioni disciplinari, incluso il licenziamento. Questa lettera è solitamente una delle prime misure adottate in una politica di disciplina progressiva, dove il datore di lavoro fornisce più avvisi e opportunità per il miglioramento prima di prendere misure più severe. Serve come registrazione scritta del comportamento scorretto, che può essere utile in caso di ulteriori azioni disciplinari o legali. È importante notare che la lettera di richiamo dovrebbe essere mantenuta professionale e rispettosa, indipendentemente dal comportamento del dipendente. Infine, è consigliabile per un datore di lavoro consultare un esperto di diritto del lavoro o un avvocato prima di inviare una lettera di richiamo per garantire che tutte le azioni siano legalmente appropriate.
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Come scrivere una Lettera di richiamo per comportamento scorretto
Una lettera di richiamo per comportamento scorretto è anzitutto un atto formale di contestazione disciplinare; per avere efficacia deve combinare rigore giuridico, chiarezza descrittiva e finalità correttiva. Il quadro normativo di riferimento resta l’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori, che impone la descrizione puntuale dei fatti, la tempestività della contestazione, la garanzia del contraddittorio e la graduazione proporzionata di ogni eventuale sanzione. È utile menzionare anche l’articolo 2104 del codice civile sul dovere di diligenza e obbedienza e richiamare gli articoli del contratto collettivo e del regolamento aziendale che definiscono gli standard di condotta.
Il testo si apre con l’intestazione dell’azienda, i dati del dipendente, il luogo e la data di redazione; segue un oggetto sintetico che anticipa la natura disciplinare del documento, per esempio «Richiamo scritto per comportamento scorretto del …». Nella parte narrativa vanno indicati con precisione giorno, ora, luogo e circostanze del comportamento contestato, attenendosi ai soli fatti osservabili e alle prove raccolte, come testimonianze, report di servizio, registrazioni di sicurezza. È essenziale evitare aggettivi moralistici o valutazioni generiche; ciò che rileva è la descrizione oggettiva dell’azione o dell’omissione che ha violato regole interne, procedure o norme di legge.
Dopo aver fotografato l’accaduto, la lettera spiega l’impatto che quel comportamento ha avuto sull’attività aziendale, sui colleghi o sui clienti: questa connessione tra condotta e conseguenze giustifica l’intervento disciplinare e ne legittima la proporzionalità. Nel medesimo paragrafo si citano con esattezza le disposizioni violate – articoli del CCNL, clausole del regolamento interno, codici etici – offrendo così al lavoratore gli estremi per comprendere la gravità dell’addebito e preparare una difesa consapevole.
Il passo successivo è la formale apertura del contraddittorio. La lettera ricorda che, entro cinque giorni dal ricevimento, il dipendente ha diritto di presentare memorie scritte o di chiedere di essere ascoltato, con eventuale assistenza sindacale. Si specifica la modalità di invio delle giustificazioni, indicando indirizzo PEC o ufficio risorse umane competente, e si chiarisce che ogni decisione sulla sanzione verrà adottata solo dopo aver valutato le sue ragioni e i precedenti disciplinari.
La chiusura deve mantenere un tono fermo ma costruttivo: si ribadisce l’aspettativa che il dipendente adegui immediatamente il proprio comportamento agli standard aziendali, si sottolinea che ulteriori violazioni potrebbero portare a misure più gravi e, ove possibile, si offre supporto formativo o affiancamento per agevolare il cambiamento. La firma del responsabile autorizzato chiude il documento.
Ai fini probatori la consegna avviene di norma tramite raccomandata AR, PEC o a mano con firma per ricevuta; ciò garantisce la certezza della data da cui decorrono i termini difensivi. Copia della lettera e di ogni successivo atto (memorie, eventuale decisione sanzionatoria) va archiviata nel fascicolo personale per tutelare l’azienda da possibili impugnazioni e per documentare la gradualità dell’intervento disciplinare.
Una lettera strutturata in questo modo bilancia l’esigenza di ribadire le regole con il rispetto dei diritti del lavoratore e si configura come uno strumento concreto per ricondurre il rapporto di lavoro entro un quadro di collaborazione basato su correttezza, professionalità e reciproco rispetto.
Esempio di Lettera di richiamo per comportamento scorretto
Modello 1 — Richiamo scritto per uso offensivo della posta aziendale e dei social media
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
Le contestiamo che in data __________ alle ore __________ ha inviato da account e-mail aziendale messaggi contenenti espressioni ingiuriose verso il collega __________________, successivamente condivisi sul Suo profilo LinkedIn, in violazione dell’art. __________ del Regolamento ICT e dell’obbligo di correttezza previsto dall’art. 2104 c.c. Non solo il contenuto offensivo ha leso la dignità altrui, ma la pubblicazione sui social ha pregiudicato l’immagine dell’azienda. Ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970 dispone di cinque giorni dalla ricezione per presentare memorie difensive o chiedere audizione presso l’Ufficio HR. In difetto di giustificazioni adeguate l’azienda applicherà la sanzione disciplinare consentita dal CCNL di riferimento, graduata in base alla gravità dei fatti e ad eventuali precedenti. La invitiamo a cessare immediatamente comportamenti analoghi, attenendosi in futuro alle policy sull’uso corretto degli strumenti informatici.
Distinti saluti
Luogo e data
Firma autorizzata
Modello 2 — Contestazione disciplinare per inosservanza delle norme di sicurezza
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
in data __________ alle ore __________, durante l’attività nel reparto __________, ha rimosso senza autorizzazione la protezione di sicurezza del macchinario __________, continuando l’operazione nonostante il divieto espresso dalla procedura HSE-05. L’atto ha esposto Lei e i colleghi a concreto pericolo di infortunio, in violazione dell’art. __________ del CCNL Metalmeccanico e dell’art. 20 D.Lgs. 81/2008. Entro cinque giorni potrà far pervenire difese scritte o chiedere colloquio con il Responsabile Sicurezza; successivamente l’azienda valuterà la sanzione disciplinare adeguata, che potrà arrivare alla sospensione dal servizio in caso di assenza di elementi attenuanti. La invitiamo a rispettare in modo rigoroso tutte le procedure di sicurezza, a tutela Sua e dei colleghi.
Cordiali saluti
Luogo e data
Firma autorizzata
Modello 3 — Ammonizione formale per divulgazione non autorizzata di dati riservati
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
Le comunichiamo che il giorno __________ ha inoltrato a un fornitore esterno la bozza del contratto quadro n. __________ contenente condizioni economiche riservate, senza preventiva approvazione del Legale Aziendale. Il fatto, rilevato dal sistema di tracciatura documentale, viola la Clausola di Riservatezza del Suo contratto individuale e l’art. __________ del Codice Etico, esponendo la società a potenziali danni competitivi. Ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970, entro cinque giorni potrà presentare giustificazioni oppure chiedere audizione con la Direzione HR. In assenza di motivazioni valide, sarà applicata la sanzione disciplinare prevista, ponderata anche alla luce del danno potenziale. Confidiamo che in futuro osserverà scrupolosamente le procedure di classificazione e gestione dei dati.
Distinti saluti
Luogo e data
Firma autorizzata
Modello 4 — Diffida per atteggiamento insubordinato e linguaggio inappropriato verso il superiore
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
in occasione del briefing di reparto del __________ alle ore __________, Lei ha interrotto ripetutamente il Responsabile __________ con tono aggressivo e affermazioni denigratorie, rifiutandosi di ottemperare alle indicazioni operative. Tale comportamento rappresenta una grave violazione dell’art. __________ del CCNL Commercio e dell’art. 8 del Regolamento Interno relativo al rispetto dell’autorità gerarchica. Le ricordiamo che dispone di cinque giorni dalla ricezione della presente per produrre memorie difensive o chiedere un’audizione. In mancanza di elementi attenuanti, l’azienda adotterà la misura disciplinare proporzionata, avvertendoLa che la recidiva potrà condurre al licenziamento per giusta causa. La invitiamo a ristabilire un atteggiamento collaborativo e rispettoso nei confronti della linea di comando e dei colleghi.
Cordialmente
Luogo e data
Firma autorizzata