Una lettera di richiamo per ammanco di cassa è un documento formale che un datore di lavoro invia a un dipendente quando si verifica una discrepanza o un errore finanziario, ad esempio quando manca del denaro dalla cassa. Questa lettera serve come avviso ufficiale al lavoratore che il datore di lavoro ha notato l’incidente e che si aspetta che venga risolto.
La lettera di richiamo dovrebbe essere redatta in modo professionale e dovrebbe contenere una descrizione chiara e dettagliata dell’incidente, comprese le date e l’importo dell’ammanco. Dovrebbe anche indicare le possibili conseguenze se la situazione non viene rettificata o se si ripete in futuro.
Il tono della lettera dovrebbe essere serio ma non accusatorio, poiché potrebbe esserci stata un’innocenza o un errore di calcolo da parte del dipendente. Tuttavia, se l’ammanco persiste o se il datore di lavoro sospetta di frode o furto, potrebbe essere necessario intraprendere ulteriori azioni disciplinari o legali.
La lettera di richiamo per un ammanco di cassa è un componente importante della gestione del personale e delle politiche disciplinari in ambito aziendale.
Indice
Fac simile Lettera di richiamo per ammanco di cassa Word
Come scrivere una Lettera di richiamo per ammanco di cassa
Una lettera di richiamo per ammanco di cassa è uno degli atti disciplinari più delicati, perché tocca direttamente il rapporto fiduciario fra azienda e lavoratore addetto alla gestione del denaro. Per risultare efficace, la contestazione deve essere costruita intorno a quattro pilastri: la cornice normativa, la descrizione tecnica dell’ammanco, la garanzia del contraddittorio e la finalità correttiva — con la possibile proiezione verso provvedimenti ulteriori se il fatto si rivelerà doloso.
La cornice normativa parte dall’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori, che impone puntualità nella contestazione, indicazione precisa dei fatti e concessione di almeno cinque giorni per le giustificazioni. A questo si affiancano l’articolo 2104 del codice civile (diligenza e obbedienza), l’articolo 2105 (obbligo di fedeltà) e l’articolo 2106 (sanzioni disciplinari). Il CCNL di categoria, il regolamento di cassa e l’eventuale manuale di procedure interne costituiscono invece le fonti “interne” che fissano modalità di versamento, firme di quadratura, orari di chiusura e criteri di tolleranza sugli scarti.
La parte descrittiva della lettera deve fotografare con taglio contabile l’accaduto: data e ora della chiusura, importo nominale secondo le registrazioni di cassa o i report POS, importo effettivamente riscontrato dal responsabile e differenza numerica. È buona prassi indicare il numero della busta sigillata, l’id del turno o il codice della transazione di chiusura, nonché le fonti di prova (tabulati del sistema, doppia firma mancante, videoregistrazione del conteggio). Laddove l’ammanco sia emerso da una verifica successiva, occorre specificare la catena di custodia del denaro fra il momento in cui il dipendente ha concluso il turno e quello in cui il cassiere di controllo ha aperto il cassetto.
La contestazione prosegue collegando il fatto alle conseguenze organizzative: necessità di rettifica contabile, possibile danno economico, alterazione del bilancio giornaliero, perdita di affidabilità verso clienti o fornitori. Questo passaggio chiarisce perché l’azienda interviene disciplinarmente e prepara il terreno alla proporzione della sanzione eventuale.
Il contraddittorio è la fase centrale. La lettera informa il dipendente che dispone di cinque giorni per presentare memorie o chiedere un’audizione, anche con assistenza sindacale. In materia di ammanchi di piccola entità non è rara la giustificazione fondata su errori di battitura, doppie battute di scontrino, malfunzionamenti POS, banconote false sequestrate o disallineamenti tra pagamenti digitali e registratore. Per ammanchi più consistenti, il lavoratore può produrre prove di furto esterno o indicare altri colleghi che hanno avuto accesso alla cassa in sua assenza. L’azienda ha il dovere di valutare queste difese e, se i conti restano in squilibrio, potrà richiedere al dipendente la restituzione dell’importo, senza però effettuare trattenute unilaterali in busta paga (vietate se non c’è consenso o sentenza).
Il tono della lettera deve rimanere fermo ma aperto alla soluzione: si chiarisce che l’ammanco integra violazione delle norme interne e incide sulla fiducia, tuttavia l’obiettivo primario resta il ripristino della regolarità. La chiusura, pertanto, espone sia la possibilità di una sanzione (ammonizione, multa o sospensione) sia l’eventualità di provvedimenti più gravi — fino al licenziamento per giusta causa — qualora emergano elementi di dolo o recidiva. Se i conti di cassa costituiscono fondo fiduciario, l’eventuale reiterazione potrebbe addirittura configurare appropriazione indebita ex art. 646 c.p., con segnalazione alle autorità competenti: in questo caso la lettera disciplina il versante lavoristico, lasciando al datore di lavoro la facoltà di decidere in un secondo momento sull’azione penale.
Sotto il profilo formale, la notifica avviene tramite PEC, raccomandata A/R o consegna a mano con firma per ricevuta. Tutta la documentazione — report di cassa, estratti di registro, verbale di inventario, eventuali videoframe — viene conservata nel fascicolo personale in modo da costituire un dossier probatorio coerente. Nelle settimane successive è consigliato programmare un incontro di follow-up per verificare l’esito della contestazione, l’eventuale restituzione delle somme, la necessità di formazione aggiuntiva oppure la modifica delle procedure (per esempio l’introduzione del conteggio a doppia firma o di casse automatiche).
Esempio di Lettera di richiamo per ammanco di cassa
Modello 1 — Richiamo scritto per ammanco di cassa di lieve entità
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
con la presente Le contestiamo l’ammanco di cassa riscontrato al termine del Suo turno del __________ alle ore __________. Dal report di chiusura n. __________ emerge una differenza negativa di € __________ fra il fondo contabile e l’importo effettivamente rinvenuto. L’irregolarità viola l’art. __________ del Regolamento di gestione cassa, oltre agli obblighi di diligenza e fedeltà di cui agli artt. 2104 e 2105 c.c.
Ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970 dispone di cinque giorni dal ricevimento della presente per inoltrare memorie difensive o richiedere audizione presso l’Ufficio Amministrazione. In assenza di elementi idonei l’azienda applicherà la sanzione disciplinare proporzionata, ricordandoLe che ulteriori ammanchi potranno condurre a provvedimenti più gravi.
Distinti saluti
Luogo e data
Firma autorizzata
Modello 2 — Contestazione disciplinare per ammanco reiterato
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
nel corso delle verifiche contabili del __________ è emerso un ammanco di € __________ relativo al turno da Lei gestito; analoghe difformità erano già state rilevate nelle chiusure del __________ e del __________ (nostre note prot. nn. /). La recidiva infrange l’art. __________ del CCNL Commercio e il paragrafo 4.2 del Manuale di Cassa, minando gravemente il rapporto fiduciario.
Dispone, ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970, di cinque giorni per presentare giustificazioni scritte o chiedere audizione. In difetto di chiarimenti o di restituzione delle somme mancanti, l’azienda valuterà l’irrogazione di sospensione dal servizio e la segnalazione alle autorità competenti qualora emergano profili di dolo.
Cordiali saluti
Luogo e data
Firma autorizzata
Modello 3 — Ammonizione formale per ammanco rilevato in verifica straordinaria
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
durante l’ispezione a sorpresa effettuata il __________ dal Servizio Revisione Interna è stata riscontrata nel punto vendita __________ una differenza negativa di € __________ all’interno della cassa da Lei chiusa alle ore __________. La non conformità contrasta con la procedura FIN-CASS/07, che impone la quadratura a doppia firma e il deposito immediato in cassaforte.
Entro cinque giorni dal ricevimento potrà esercitare il diritto di difesa come previsto dall’art. 7 L. 300/1970. Eventuali spiegazioni tecniche (errori di battuta, transazioni annullate, malfunzionamenti POS) dovranno essere documentate. In caso di mancanza di ragioni attendibili sarà comminata l’ammonizione scritta e saranno adottate misure correttive (affiancamento o corso di aggiornamento).
Distinti saluti
Luogo e data
Firma autorizzata
Modello 4 — Diffida per ammanco ingente e sospetto di appropriazione indebita
Egr. Sig./Sig.ra ____________________,
La informiamo che la chiusura contabile del punto cassa n. __________ riferita al Suo turno del __________ evidenzia un ammanco di € __________. Dai tabulati del registratore di cassa e dalle riprese CCTV emerge che Lei ha interrotto la procedura di versamento nel safe-box, portando con sé la busta n. __________ non ancora sigillata. Tali fatti costituiscono grave violazione degli artt. 2104 e 2106 c.c., dell’art. __________ del CCNL di categoria e del Regolamento Casse § 5, potenzialmente integrando il reato di appropriazione indebita (art. 646 c.p.).
Dispone di cinque giorni, ex art. 7 L. 300/1970, per inviare eventuali difese o chiedere un’audizione assistita dal Suo rappresentante sindacale. In difetto di motivazioni adeguate l’azienda si riserva di procedere al licenziamento per giusta causa e di adire le vie legali per il recupero delle somme e il risarcimento dei danni.
Cordialmente
Luogo e data
Firma autorizzata