Modello scheda manutenzione stampante

La scheda manutenzione stampante è un documento operativo per identificare una stampante e annotare gli interventi svolti, come controlli, pulizie, sostituzioni di consumabili e riparazioni. Serve a ricostruire la storia del dispositivo e a tenere traccia dell’esito delle attività.

Può essere utilizzata da aziende, enti, uffici e tecnici, sia per registrare interventi occasionali sia per organizzare la manutenzione di più dispositivi. Di norma viene predisposta dall’organizzazione che gestisce la stampante e compilata da chi esegue o verifica l’intervento.

Come scrivere scheda manutenzione stampante

La scheda serve a collegare ciascun intervento a una specifica stampante, indicando che cosa è stato fatto, da chi e con quale risultato. È uno strumento di tracciabilità interna, utile per programmare attività successive, ricostruire guasti ricorrenti e consultare i rapporti dei tecnici. Non è stato individuato un modello ufficiale nazionale o un formulario generale imposto per tutte le stampanti: campi, modalità di archiviazione e frequenza delle registrazioni possono quindi essere definiti dall’organizzazione, dal contratto di assistenza o dalle procedure interne.

Può predisporla il responsabile della gestione dei dispositivi, l’ufficio che cura i cespiti, il referente tecnico o il fornitore incaricato dell’assistenza. La compilazione spetta, secondo l’organizzazione adottata, all’operatore interno o al tecnico che interviene; un referente può effettuare una verifica. La firma riportata nel modello documenta chi ha eseguito o verificato l’attività secondo la prassi scelta, ma non risulta essere un requisito generale imposto da una modulistica legale specifica per le stampanti. La scheda non è normalmente trasmessa a un’autorità: viene conservata dall’organizzazione e, se utile, collegata al rapporto dell’assistenza.

La parte iniziale identifica il dispositivo e riduce il rischio di attribuire un intervento alla macchina sbagliata. Vanno indicati l’azienda o l’ufficio, la sede, il reparto, il produttore, il modello e, se disponibili, il numero di serie e il codice inventariale. La tipologia consente di distinguere stampanti inkjet, laser e multifunzione; la data di installazione e il contatore pagine sono informazioni utili quando reperibili, non dati che la ricerca ha individuato come obbligatori per ogni scheda. È opportuno annotare anche il manuale o la procedura consultati, così da rendere chiaro a quali istruzioni ci si è attenuti.

Per ogni intervento si compila una registrazione separata, indicando data e, quando serve, ora. La scelta tra manutenzione programmata, controllo o pulizia, guasto, sostituzione di un consumabile, riparazione o altra attività chiarisce la natura dell’operazione. Il motivo descrive il problema o l’attività prevista; la sezione delle attività svolte registra le operazioni effettive. Per toner, cartucce, tamburi o altri componenti è utile indicare quantità e riferimenti disponibili. Il modulo non prevede importi: non occorre inserirli, salvo che l’organizzazione voglia riportare separatamente dati economici in un proprio campo o documento, oppure che ciò sia richiesto dal contratto o dalla procedura applicabile.

L’esito distingue tra dispositivo funzionante, funzionante con limitazioni, fuori servizio e necessità di ulteriore intervento. Conviene descrivere le prove effettuate e segnalare anomalie residue, azioni successive e un’eventuale data prevista per il nuovo controllo. Il riferimento a rapporti tecnici, stampe di prova o altri allegati permette di reperire la documentazione collegata; la scheda non stabilisce allegati obbligatori universali. Nome dell’operatore o della ragione sociale, ruolo e firma aiutano a identificare chi è intervenuto, mentre la verifica interna registra, se svolta, le osservazioni del referente. Le ulteriori annotazioni possono raccogliere informazioni che non trovano spazio nelle singole registrazioni.

In ambito lavorativo può rilevare il D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81. L’articolo 69 definisce l’attrezzatura di lavoro in termini ampi; l’articolo 71, comma 4, richiede che le attrezzature siano utilizzate secondo le istruzioni e sottoposte a manutenzione idonea a conservarne i requisiti di sicurezza. Lo stesso comma richiama la tenuta del registro di controllo per le attrezzature per cui è previsto: non consente di concludere, da solo, che ogni stampante debba avere un registro separato o uno specifico modulo.

L’articolo 71, comma 8, prevede controlli iniziali, periodici o straordinari nelle condizioni indicate dalla norma. Per le attrezzature cui si applicano, i risultati dei controlli previsti da quel comma devono essere registrati per iscritto e, ai sensi del comma 9, quelli degli ultimi tre anni devono essere conservati e messi a disposizione degli organi di vigilanza. Ciò non significa che ogni pulizia ordinaria o sostituzione di consumabile su qualunque stampante debba essere conservata per tre anni come risultato di un controllo ai sensi del comma 8. Le verifiche periodiche del comma 11 riguardano le attrezzature elencate nell’Allegato VII; dalla ricerca non emerge una specifica categoria per le stampanti ordinarie.

Per decidere quali attività registrare e con quali modalità, occorre quindi distinguere la normale manutenzione interna dagli eventuali controlli rilevanti ai fini della sicurezza, considerando il dispositivo, le istruzioni del fabbricante, l’uso effettivo, la valutazione dei rischi e le procedure aziendali. Non è verificata una periodicità unica applicabile a tutte le stampanti. Le procedure variano anche per tecnologia e modello: prima di pulire o intervenire, consultare il manuale specifico, rispettando le avvertenze su prodotti, liquidi e parti interne; un’indicazione del produttore relativa a un determinato modello non va estesa automaticamente agli altri. Completata la scheda, è buona prassi conservarla insieme ai rapporti tecnici o nel sistema documentale adottato, con riferimenti sufficienti a ritrovare la documentazione.

Esempio scheda manutenzione stampante

SCHEDA MANUTENZIONE STAMPANTE

IDENTIFICAZIONE DEL DISPOSITIVO

Azienda / ente / ufficio: ______________________________________________

Sede e ubicazione della stampante: ____________________________________

Reparto / centro di costo: _____________________________________________

Produttore: ___________________________________________________________

Modello: ______________________________________________________________

Numero di serie: ______________________________________________________

Codice inventariale / cespite: ________________________________________

Tipologia: [ ] Inkjet [ ] Laser [ ] Multifunzione [ ] Altra: _____________

Data di installazione, se nota: _______________________________________

Contatore pagine alla data di apertura della scheda, se disponibile: _____________

Manuale o istruzioni del produttore consultati: [ ] Sì [ ] No

Riferimento al manuale o alla procedura applicabile: __________________________
________________________________________________________________________

La presente scheda è utilizzata per registrare gli interventi effettuati sul dispositivo. Le attività devono essere svolte secondo le istruzioni del produttore e le procedure applicabili. La scheda non sostituisce eventuali registrazioni o documenti richiesti per specifici controlli o dalla normativa applicabile.

REGISTRAZIONE DEGLI INTERVENTI

INTERVENTO N. _____________

Data: ___________________________ Ora, se rilevante: ______________________

Tipo di intervento:
[ ] Manutenzione programmata
[ ] Controllo o pulizia
[ ] Intervento su guasto
[ ] Sostituzione consumabile
[ ] Riparazione
[ ] Altro: _____________________________________________________________

Contatore pagine, se disponibile: ______________________________________

Motivo dell’intervento / anomalia riscontrata:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Attività eseguite:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
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Consumabili, ricambi o componenti sostituiti, con quantità e riferimenti se disponibili:
________________________________________________________________________
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Esito:
[ ] Dispositivo funzionante
[ ] Dispositivo funzionante con limitazioni
[ ] Dispositivo fuori servizio
[ ] Necessario ulteriore intervento

Descrizione dell’esito e delle eventuali prove effettuate:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Anomalie residue / azione successiva necessaria:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Data prevista per il successivo controllo o intervento, se stabilita: ______________

Rapporto tecnico o altra documentazione allegata: [ ] Sì [ ] No

Riferimento o descrizione degli allegati:
________________________________________________________________________

Intervento eseguito da:
[ ] Personale interno [ ] Tecnico esterno

Nome e cognome / ragione sociale: ______________________________________

Ruolo / azienda incaricata: ____________________________________________

Firma dell’operatore o del tecnico: ___________________________________

Verifica interna, se effettuata

Nome e cognome del referente: _________________________________________

Esito della verifica / osservazioni:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Data: ___________________________ Firma: _____________________________