La scheda manutenzione auto è un documento tecnico e amministrativo che riepiloga gli interventi effettuati su un veicolo, i ricambi impiegati, le condizioni di sicurezza verificate e i dati identificativi dell’officina e del cliente; serve a tracciare la storia manutentiva del veicolo, a garantire la trasparenza dei lavori eseguiti, a tutelare la garanzia dei ricambi e a fornire elementi utili in caso di contestazioni, sinistri o verifiche fiscali.
Indice
Come scrivere una scheda manutenzione auto
La scheda manutenzione auto deve essere redatta con precisione e completezza, indicando chiaramente data e luogo dell’intervento, dati identificativi del veicolo quali marca, modello, anno di immatricolazione e numero di telaio, nonché il chilometraggio rilevato al momento dell’intervento. Le informazioni relative al cliente e all’officina devono essere riportate in modo leggibile e aggiornato, comprensive di partita IVA o codice fiscale dove applicabile.
Nella descrizione degli interventi è necessario specificare la natura dell’operazione svolta, i ricambi utilizzati con marca e codice, le quantità e i prezzi unitari, insieme alla dichiarazione sulla conformità dei ricambi alle prescrizioni del costruttore quando questa condizione è rilevante per la salvaguardia della garanzia. Le verifiche di sicurezza e gli esiti dei controlli devono essere documentati in modo tale da consentire una ricostruzione oggettiva delle condizioni del veicolo prima e dopo l’intervento; ogni prova su strada, test funzionali o misurazioni strumentali devono essere annotate con esito e chilometraggio di prova.
Dal punto di vista formale la scheda deve essere sottoscritta dal tecnico responsabile e, quando necessario, dal cliente, con l’apposizione del timbro dell’officina; tali firme costituiscono attestazione delle prestazioni rese e possono assumere rilievo probatorio in ipotesi di contestazione. È importante altresì osservare gli obblighi fiscali e di conservazione della documentazione: la scheda integrata da fattura o ricevuta fiscale contribuisce alla regolarità contabile e deve essere archiviata secondo le disposizioni fiscali e civili vigenti.
In tema di protezione dei dati personali, la raccolta e la registrazione delle informazioni del cliente devono avvenire nel rispetto del Regolamento UE sulla protezione dei dati, assicurando finalità chiare, base giuridica del trattamento, misure di sicurezza adeguate e informazioni al cliente sulla conservazione e l’eventuale comunicazione dei dati. Infine, la redazione della scheda deve tenere conto delle implicazioni relative alla responsabilità professionale: descrizioni esaustive e trasparenti riducono il rischio di contenziosi e agevolano l’esame di eventuali reclami, mentre la corretta annotazione della conformità dei ricambi e dei lavori effettuati è cruciale per la tutela della garanzia impresa, del produttore e per i rapporti con le compagnie assicurative.
Esempio scheda manutenzione auto
SCHEDA MANUTENZIONE AUTO
DATA INTERVENTO: _____________
OFFICINA
Nome officina: _____________
Indirizzo: _____________
Telefono: _____________
Email: _____________
P.IVA / Cod. fiscale: _____________
Tecnico responsabile: _____________
Officina affiliata a rete (es. Bosch Car Service): _____________
CLIENTE
Nome / Ragione sociale: _____________
Telefono: _____________
Email: _____________
Indirizzo: _____________
Targa o targa temporanea: _____________
VEICOLO
Marca: _____________
Modello: _____________
Versione / Allestimento: _____________
Anno immatricolazione: _____________
Numero di telaio (VIN): _____________
Carburante / alimentazione (benzina/diesel/ibrido/elettrico): _____________
Chilometraggio attuale: _____________ km
MOTIVO INTERVENTO (barrare o specificare)
Tagliando periodico: _____________
Check-up pre-partenza / sicurezza: _____________
Controllo freni: _____________
Sostituzione batteria: _____________
Climatizzazione / carica gas: _____________
Sostituzione frizione: _____________
Ammortizzatori / sospensioni: _____________
Pneumatici / equilibratura / convergenza: _____________
Cinghia distribuzione / servizi: _____________
Rabbocco AdBlue: _____________
Diagnosi elettronica / spie accese: _____________
Altro (specificare): _____________
TAGLIANDO / INTERVENTI ESEGUITI
Sostituzione olio motore – tipo olio: _____________ – quantità: _____________ – sostituito (SI/NO): _____________
Sostituzione filtro olio – marca/codice: _____________ – sostituito (SI/NO): _____________
Controllo freni (pastiglie/dischi) – esito: _____________ – parti sostituite: _____________
Controllo luci – esito: _____________ – lampade sostituite: _____________
Controllo pressione pneumatici – valori anteriori: _____________ – valori posteriori: _____________ – ripristino pressione (SI/NO): _____________
Controllo elettronica / diagnosi OBD – codici guasto: _____________ – interventi: _____________
Controllo frizione – esito: _____________ – interventi: _____________
Controllo ammortizzatori / sospensioni – esito: _____________ – interventi: _____________
Batteria – tensione: _____________ V – sostituita (SI/NO): _____________ – marca/codice: _____________
Climatizzazione – controllo efficienza / carica gas – esito: _____________ – interventi: _____________
Rabbocco liquidi (raffreddamento, freni, sterzo, lavavetri, AdBlue) – dettagli: _____________
Cinghia distribuzione / servizi – controllo stato: _____________ – sostituita (SI/NO): _____________
Altri interventi eseguiti (descrivere): _____________
CHECK-UP SICUREZZA (10 PUNTI) – ESITO / NOTE
1) Freni (pastiglie/dischi/liquido freni): _____________
2) Luci e indicatori: _____________
3) Pneumatici (battistrada/usura/pressione): _____________
4) Elettronica / spie / diagnosi: _____________
5) Batteria / impianto avviamento: _____________
6) Liquido refrigerante / stato motore: _____________
7) Liquido freni / impianto frenante: _____________
8) Sospensioni / ammortizzatori: _____________
9) Sterzo / gioco sterzo: _____________
10) Cinture di sicurezza / airbag / dispositivi di sicurezza: _____________
RICAMBI UTILIZZATI
Ricambio 1 – descrizione: _____________ – marca: _____________ – codice: _____________ – quantità: _____________ – prezzo unitario: _____________ – garanzia (mesi): _____________
Ricambio 2 – descrizione: _____________ – marca: _____________ – codice: _____________ – quantità: _____________ – prezzo unitario: _____________ – garanzia (mesi): _____________
Ricambio 3 – descrizione: _____________ – marca: _____________ – codice: _____________ – quantità: _____________ – prezzo unitario: _____________ – garanzia (mesi): _____________
(aggiungere ulteriori ricambi se necessario): _____________
TIPOLOGIA RICAMBI
Ricambi OEM (originali) / Aftermarket: _____________
Ricambi conformi alle procedure costruttore: SI/NO _____________
Intervento effettuato con ricambi che mantengono garanzia costruttore: SI/NO _____________
Note su compatibilità / omologazione ricambi: _____________
LAVORAZIONI, TEMPI E PROVE
Ore lavoro previste: _____________
Ore lavoro effettive: _____________
Tempo stimato consegna: _____________
Data ritiro prevista: _____________
Data ritiro effettiva: _____________
Test su strada effettuato (SI/NO): _____________ – Km prova: _____________ – Esito prova: _____________
PREVENTIVO E COSTI
Preventivo fornito (SI/NO): _____________ – Data: _____________
Manodopera: _____________ €
Ricambi: _____________ €
Altri oneri: _____________ €
IVA: _____________ €
Totale intervento: _____________ €
Modalità pagamento: _____________
Note su eventuali acconti: _____________
RACCOMANDAZIONI E INTERVENTI FUTURI
Prossimo tagliando consigliato tra _____________ mesi o a _____________ km
Interventi raccomandati a breve: _____________
Note per il cliente / istruzioni post-intervento: _____________
DOCUMENTAZIONE CONSEGNATA
Fattura / Ricevuta: SI/NO _____________ – Numero: _____________ – Data: _____________
Scheda lavori eseguiti da conservare: SI/NO _____________
Manuale interventi / certificati ricambi: _____________
DICHIARAZIONI E FIRME
Il tecnico dichiara che gli interventi sopra riportati sono stati eseguiti correttamente e che i ricambi utilizzati corrispondono a quanto indicato: Firma tecnico: _____________ Data: _____________
Timbro officina: _____________
Il cliente dichiara di aver ricevuto il veicolo e le informazioni sull’intervento: Firma cliente: _____________ Data: _____________
NOTE FINALI / OSSERVAZIONI: _____________
Fac simile scheda manutenzione auto Word
Di seguito è disponibile un fac simile in formato Word, pronto per il download, la compilazione e l’archiviazione secondo le esigenze amministrative e tecniche.
