La scheda manutenzione macchinari è un documento operativo e di tracciabilità che registra gli interventi di manutenzione eseguiti su un bene macchina. Serve a dimostrare la regolarità delle operazioni di manutenzione, a garantire la sicurezza degli operatori, a soddisfare obblighi normativi e contrattuali e a conservare uno storico utile per diagnosi, garanzia e responsabilità amministrative e civili.
Indice
Come scrivere scheda manutenzione macchinari
La redazione della scheda manutenzione macchinari deve seguire criteri di completezza, precisione e chiarezza in modo da fornire una documentazione utilizzabile in sede ispettiva, amministrativa o giudiziaria.
Innanzitutto la scheda deve identificare univocamente la macchina con elementi quali codice identificativo, targa o matricola, modello, anno di produzione e ubicazione, nonché indicare il responsabile di reparto e la persona competente ai sensi dell’art. 71 del D.Lgs. 81/2008 quando applicabile. Devono essere registrati il tipo di intervento, la motivazione, la priorità assegnata e la dichiarazione della persona che richiede o autorizza l’intervento.
È necessario indicare la programmazione prevista e la data/ora di esecuzione, il contatore ore o altra unità di misura di esercizio, e la frequenza delle attività di manutenzione previste dal costruttore o dal piano di manutenzione aziendale. La descrizione delle attività eseguite deve essere esauriente: occorre riportare le operazioni svolte, le procedure applicate, i rischi individuati durante l’intervento e i dispositivi di protezione individuale effettivamente utilizzati, nonché eventuali note operative importanti per il follow-up.
La check-list di controllo deve registrare l’esito delle verifiche obbligatorie o raccomandate (dispositivi di sicurezza, lubrificazione, pulizia, livelli e usure) e contenere annotazioni tecniche che giustifichino il giudizio espresso. Tutte le parti sostituite o i materiali impiegati devono essere documentati con codice, descrizione, quantità e costo; le informazioni economiche devono permettere il calcolo del costo della manutenzione e la corretta imputazione contabile.
Vanno inoltre indicati i tecnici coinvolti, interni o esterni, le ore lavorate e le eventuali spese accessorie, con la firma del tecnico esecutore e del responsabile del reparto per attestare la conformità dell’intervento alle procedure aziendali e alle istruzioni del costruttore. È buona prassi allegare evidenze fotografiche, documentazione tecnica e riferimenti a precedenti interventi o ordini di lavoro nel CMMS per garantire la tracciabilità.
Dal punto di vista normativo, la scheda deve consentire di dimostrare l’adeguatezza delle attività di manutenzione rispetto agli obblighi di sicurezza sul lavoro e alle verifiche periodiche richieste da enti esterni; le registrazioni devono essere conservate secondo le procedure aziendali e in modo da poter essere esibite in caso di controllo da parte di ASL, INAIL o altre autorità competenti. In fase di redazione evitare ambiguità, utilizzare linguaggio tecnico chiaro e riferimenti normativi dove rilevanti, specificare le azioni correttive e pianificare eventuali follow-up con date o valori del contatore per consentire il monitoraggio continuativo delle condizioni della macchina.
Esempio scheda manutenzione macchinari
Foglio n° _____________ di _____________
Data compilazione: _____________
Cod. ID / Denominazione apparecchiatura: _____________
1) DATI MACCHINA
Tipo macchina: _____________
Targa / Matricola: _____________
Costruttore: _____________
Modello: _____________
Anno produzione: _____________
Data acquisto: _____________
Reparto / Ubicazione: _____________
Responsabile reparto: _____________
Persona competente (art. 71 D.Lgs. 81/2008): Nome _____________ – Qualifica _____________ – Matricola/ID _____________
2) CLASSIFICAZIONE INTERVENTO
Tipo intervento: (barrare) Ordinaria / Straordinaria → Tipologia specifica: _____________
Motivo intervento / Segnalazione iniziale: _____________
Priorità: Bassa / Media / Alta → _____________
Intervento richiesto da: Nome _____________ – Data segnalazione _____________
3) PROGRAMMAZIONE
Intervento programmato: Sì / No → Data programmata _____________
Intervento effettuato (data/ora inizio): _____________ – (ora fine): _____________
Contatore ore macchina al momento intervento: _____________ ore
Frequenza manutenzione prevista: (es. ogni 6 mesi / 1.000 ore) _____________
4) DESCRIZIONE INTERVENTO
Descrizione sintetica delle attività eseguite: _____________
Dettaglio attività e procedure applicate: _____________
Rischi identificati e DPI utilizzati: _____________
Note operative: _____________
5) CHECK-LIST CONTROLLO (barrare esito e aggiungere note)
Controllo dispositivi di sicurezza: Esito (OK/KO/NA) _____________ – Note _____________
Lubrificazione guide e parti indicate dal costruttore: Esito (OK/KO/NA) _____________ – Note _____________
Pulizia aree operative e filtri: Esito (OK/KO/NA) _____________ – Note _____________
Verifica livelli olio e lubrificanti: Esito (OK/KO/NA) _____________ – Note _____________
Allineamento assi / mandrino / contropunta: Esito (OK/KO/NA) _____________ – Note _____________
Verifica usura mandrini, supporti utensili e geometria macchina: Esito (OK/KO/NA) _____________ – Note _____________
Controllo usura ingranaggi, cinghie e supporti: Esito (OK/KO/NA) _____________ – Note _____________
Verifica filtri aria/olio/raffreddamento: Esito (OK/KO/NA) _____________ – Note _____________
Controllo impianto elettrico e connessioni: Esito (OK/KO/NA) _____________ – Note _____________
Verifica lubrificatori automatici / ingrassatori: Esito (OK/KO/NA) _____________ – Note _____________
Altre verifiche specifiche (indicare): _____________ – Esito (OK/KO/NA) _____________ – Note _____________
6) RICAMBI / MATERIALI UTILIZZATI
Elenco ricambi sostituiti:
1) Codice _____________ – Descrizione _____________ – Qtà _____________ – Note _____________
2) Codice _____________ – Descrizione _____________ – Qtà _____________ – Note _____________
3) Codice _____________ – Descrizione _____________ – Qtà _____________ – Note _____________
Totale costo ricambi: € _____________
Materiali di consumo impiegati (oli, grassi, filtri, ecc.): _____________ – Quantità _____________ – Note _____________
7) RISORSE E TEMPI
Tecnico interno (nome / qualifica): _____________ – Ore lavorate: _____________
Tecnico esterno / Fornitore: _____________ – Ragione sociale: _____________ – Ore lavorate: _____________
Ore totali intervento: _____________
Interventi di supporto (elettricista, saldatore, ecc.): _____________ – Dettagli _____________
Costo manodopera: € _____________
Spese esterne (trasferta, noleggio, ecc.): € _____________
8) DOCUMENTAZIONE FOTOGRAFICA E ALLEGATI
Foto ante / durante / post intervento (nomi file o riferimento): _____________
Allegati (rapporti, schede tecniche, manuali, P&ID): _____________
9) VERIFICHE ISPETTIVE / CONTROLLI ENTRO (ENTI ESTERNI)
Controllo ispettivo richiesto: Sì / No → Ente responsabile (ASL / INAIL / altro): _____________
Data ultima verifica esterna: _____________ – Esito _____________ – Note _____________
10) ESITO INTERVENTO E RACCOMANDAZIONI
Intervento completato: Sì / No → Data completamento _____________
Esito complessivo: Risolto / Parziale / Non risolto → Note dettagliate: _____________
Azioni correttive ulteriori necessarie: _____________
Pianificazione follow-up (data o ore contatore): _____________
11) PROSSIMO INTERVENTO
Data prevista prossimo intervento: _____________
Tipo prossimo intervento: Ordinaria / Straordinaria / Verifica ispettiva → Dettagli: _____________
12) REGISTRAZIONE STORICA
Numero ordine lavoro / riferimento CMMS: _____________
Riferimenti interventi precedenti (date e note): 1) _____________ 2) _____________ 3) _____________
13) DICHIARAZIONI E FIRME
Dichiarazione persona competente: Con la presente dichiaro che l’intervento è stato eseguito secondo le procedure aziendali e le istruzioni del costruttore. Firma: _____________ – Data: _____________
Firma responsabile reparto: _____________ – Data: _____________
Firma tecnico esecutore: _____________ – Data: _____________
14) NOTE FINALI
Note aggiuntive: _____________
Sezione riservata all’ufficio manutenzione:
Verificato da (nome): _____________ – Data verifica: _____________ – Firma: _____________
Fac simile scheda manutenzione macchinari Word
È disponibile un fac-simile in formato Word da scaricare e compilare per adottare il modello di registrazione in azienda, personalizzabile secondo le procedure interne e i requisiti del costruttore.
