La scheda manutenzione gruppo elettrogeno è un documento operativo e probatorio che raccoglie in modo sistematico le informazioni relative agli interventi effettuati su un gruppo elettrogeno: dati identificativi dell’impianto e del cliente, stato e misure del motore e dell’alternatore, lavorazioni eseguite, parti sostituite, ore di funzionamento e riscontri strumentali. Serve a garantire la tracciabilità degli interventi, a documentare la conformità alle prescrizioni contrattuali e normative, a supportare la gestione della garanzia e la valutazione della sicurezza operativa e ambientale dell’impianto.
Indice
Come scrivere scheda manutenzione gruppo elettrogeno
La redazione di una scheda manutenzione gruppo elettrogeno richiede rigore formale e attenzione alla completezza dei contenuti al fine di soddisfare sia esigenze tecniche sia obblighi contrattuali e normativi.
Innanzitutto la scheda deve consentire l’immediata identificazione dell’impianto e delle parti coinvolte tramite dati univoci come marca, modello, matricola o numero di serie e ubicazione, nonché l’indicazione del cliente e del fornitore. È opportuno inserire riferimenti contrattuali e orari di intervento per collegare le attività alle condizioni contrattuali e agli SLA previsti.
Nella descrizione degli interventi va riportato, con termini chiari e non ambigui, il tipo di manutenzione eseguita (ordinaria o straordinaria), le operazioni effettuate, i materiali e i ricambi impiegati con i relativi codici e numeri di serie, e le misure strumentali rilevate prima e dopo l’intervento; queste informazioni costituiscono evidenza oggettiva in caso di dispute tecniche o richieste di garanzia.
Dal punto di vista della conformità, la scheda deve documentare le verifiche di sicurezza e ambientali effettuate, lo smaltimento corretto di oli e filtri secondo la normativa vigente e le eventuali limitazioni operative riscontrate, in modo da dimostrare l’adozione di misure di tutela della salute e dell’ambiente.
La chiarezza nella registrazione delle anomalie e delle azioni correttive è fondamentale: ogni difetto rilevato deve essere descritto con dettaglio sufficiente a consentire una valutazione del rischio residuo e l’urgenza degli ulteriori interventi necessari; se non vengono eseguite operazioni consigliate, la motivazione e la data di eventuale riprogrammazione devono essere annotate.
Per motivi legali e di responsabilità, la scheda deve riportare le firme del tecnico esecutore e del responsabile manutenzione del cliente, nonché il timbro aziendale quando previsto, con indicazione delle qualifiche del personale e della data di chiusura dell’intervento; questo consente di attestare l’esecuzione e l’accettazione delle operazioni.
Infine, la gestione documentale deve rispettare i requisiti di conservazione previsti dal contratto o dalle politiche aziendali, garantendo integrità e reperibilità dei documenti, e deve tenere conto degli obblighi di protezione dei dati personali quando nella scheda sono presenti informazioni di contatto o altri dati identificativi delle persone, applicando le misure previste dalla normativa sulla privacy.
Esempio scheda manutenzione gruppo elettrogeno
1) INFORMAZIONI GENERALI
– Cliente: _______________________________________________
– Indirizzo impianto: _______________________________________________
– Referente cliente: _______________________________________________ Tel: ____________________
– Fornitore / Ditta esecutrice: _______________________________________________
– Tecnico intervento: _______________________________________________ Tel: ____________________
– Numero contratto / ordine lavoro: _______________________________________________
– Data intervento: ____ / ____ / _______ Ora inizio: ______ : ______ Ora fine: ______ : ______
– Tipo intervento: (barrare) Manutenzione ordinaria / Manutenzione straordinaria / Ripristino / Collaudo
Se straordinaria, specificare motivo: _______________________________________________
2) DATI GRUPPO ELETTROGENO
– Marca: ___________________________ Modello: ___________________________ Matricola / S/N: ___________________
– Potenza nominale (kVA/kW): ___________________ Tipo alimentazione: ___________________
– Data installazione: ____ / ____ / _______ Ubicazione esatta: __________________________________
– Ore funzionamento totali (prima intervento): ___________________ h
– Ore funzionamento totali (dopo intervento): ___________________ h
3) INTERVALLO CONSIGLIATO
– Intervallo manutenzione consigliato: ogni 300-400 ore di esercizio o dopo lunga inattività
– Prossima manutenzione prevista (data o ore): Data: ____ / ____ / _______ Ore: _________________ h
4) CHECKLIST MANUTENZIONE ORDINARIA (indicare esito/annotazioni)
– Controllo visivo generale e pulizia esterna: Esito/Note: _____________________________________________
– Controllo e livello olio motore: Livello: ___________ Qualità/Odore: ___________ Azione: ___________
– Cambio olio motore (se eseguito): Tipo olio: ___________ Quantità: ___________ Filtri sostituiti: ___________
– Controllo e sostituzione filtro aria: Stato/Nota: _______________________________________________
– Controllo e sostituzione filtro carburante: Stato/Nota: ____________________________________________
– Controllo e manutenzione sistema pompaggio carburante: Esito/Nota: _______________________________
– Controllo batteria (tensione, acidità, morsetti): Tensione a riposo: ___________ V Esito: ___________
– Controllo motorino avviamento: Esito/Nota: _________________________________________________
– Controllo alternatore/ricarica batteria: Esito/Nota: ____________________________________________
– Controllo radiatore e circuito raffreddamento (livello liquido, perdite, ventola): Esito/Nota: ___________
– Controllo cinghie e pulegge: Stato: ___________ Tensione: ___________ Sostituzioni: ___________
– Controllo scarico e silenziatore: Esito/Nota: ________________________________________________
– Controllo quadro comandi e protezioni (interruttori, rele, display): Esito/Nota: _____________________
– Verifica messa a terra impianto: Esito/Valore: ________________________________________________
– Verifica cablaggi e connessioni elettriche (serraggio, corrosione): Esito/Nota: ______________________
– Controllo livelli carburante e filtro separatore acqua: Livello: ___________ Esito: ___________
– Prova avviamento a freddo/cicli di avviamento: Esito: ___________________________________________
– Prova a carico (se effettuata): Tipo carico: ___________ Durata: ___________ Risultati: ___________
– Misure elettriche rilevate (a vuoto / sotto carico):
– Tensione fasi (V): F1: _______ F2: _______ F3: _______
– Frequenza (Hz): _______
– RPM motore: _______
– Corrente fasi (A): F1: _______ F2: _______ F3: _______
– Pressione olio (bar): _______ Temperatura acqua (°C): _______
– Controllo sistemi di monitoraggio remoto / allarmi: Esito/Note: _________________________________
– Registrazione ore prova/test effettuati durante intervento: Ore prova: _______ h Note: ___________
5) INTERVENTI DI MANUTENZIONE STRAORDINARIA (se applicabile)
– Lavori eseguiti: ____________________________________________________________________________
– Parti sostituite (vedi sezione parti): __________________________________________________________
– Eventuali riparazioni motore/protezioni: ______________________________________________________
– Data e ora ripristino operativo: ____ / ____ / _______ Ora: ______ : ______
6) PARTI SOSTITUITE / COMPONENTI INSTALLATI
– Nr. 1 – Codice/Part number: __________________ Descrizione: __________________ Quantità: ______ S/N: __________________ Note: ____________
– Nr. 2 – Codice/Part number: __________________ Descrizione: __________________ Quantità: ______ S/N: __________________ Note: ____________
– Nr. 3 – Codice/Part number: __________________ Descrizione: __________________ Quantità: ______ S/N: __________________ Note: ____________
– Eventuali costi ricambi: ______________________ Eventuali costi manodopera: ______________________
7) ANOMALIE RISCONTRATE / AZIONI CORRETTIVE
– Descrizione anomalie: _______________________________________________________________________
– Azioni correttive eseguite: ___________________________________________________________________
– Azioni raccomandate non eseguite (motivazione e urgenza): _______________________________________
– Rischi residui / limitazioni operative: ________________________________________________________
8) VERIFICA CONFORMITÀ E SICUREZZA AMBIENTALE
– Smaltimento oli e filtri conforme: Sì / No Dettagli: ___________________________________________
– Controllo perdite carburante/olio: Esito: ______________________________________________________
– Note su azioni di sicurezza eseguite durante intervento: _______________________________________
9) DOCUMENTAZIONE ALLEGATA
– Fotografie intervento (elenco file o supporto): _________________________________________________
– Rapporti prova a carico / certificati / misure: _________________________________________________
– Schemi elettrici / manuali consultati: _________________________________________________________
10) PROGRAMMAZIONE E RACCOMANDAZIONI
– Prossima manutenzione consigliata: Data: ____ / ____ / _______ Oppure dopo: _______ ore
– Intervention priority / SLA consigliata (es. reperibilità 24/7, tempo intervento): ___________________
– Consigli per contratto manutenzione / monitoraggio remoto: ______________________________________
11) DICHIARAZIONI E FIRME
– Il tecnico/esecutore dichiara che le operazioni sopra indicate sono state eseguite e documentate:
Nome tecnico: ___________________________ Firma: ___________________________ Data: ____ / ____ / _______
– Responsabile manutenzione cliente: Nome: ___________________________ Firma: ___________________________ Data: ____ / ____ / _______
– Responsabile fornitore / coordinatore lavori: Nome: ___________________________ Firma: ___________________________ Data: ____ / ____ / _______
– Timbro azienda: ___________________________________________________________________________
Note normative/consigli operative (da conservare in scheda): Intervallo consigliato di manutenzione ordinaria ogni 300-400 ore o dopo lunga inattività; registrare tutte le ore e gli interventi a supporto della gestione qualità e della garanzia.
FINE SCHEDA
Fac simile scheda manutenzione gruppo elettrogeno Word
Di seguito è disponibile il fac simile della scheda manutenzione gruppo elettrogeno in formato Word, pronto per il download e la compilazione.
