Scrivere a un dirigente scolastico per chiedere chiarimenti richiede equilibrio tra cortesia e precisione: la lettera deve esporre il motivo della richiesta in modo chiaro, fornire i dettagli necessari a comprendere la situazione e indicare l’esito atteso senza assumere toni accusatori. Un testo ben calibrato facilita una risposta rapida e mirata, testimonia professionalità e tutela il rapporto con l’istituzione scolastica. Questa guida offre indicazioni pratiche per impostare il messaggio, scegliere il registro più adeguato e curare gli aspetti formali che ne rendono efficace la ricezione, così da trasformare una richiesta di chiarimenti in uno strumento concreto per il dialogo e la risoluzione dei problemi.
Indice
Come scrivere una lettera al dirigente scolastico per chiarimenti
La lettera indirizzata al dirigente scolastico per chiedere chiarimenti deve contenere innanzitutto l’identificazione completa del mittente: nome e cognome, qualifica o rapporto con la scuola (ad esempio genitore dello studente, docente, personale ATA o studente maggiorenne), indirizzo di residenza e recapiti telefonici e di posta elettronica attraverso i quali si desidera essere contattati. Se il mittente agisce per conto di un minore, è fondamentale indicare chiaramente i dati dello studente interessato — nome, classe, sezione e anno scolastico — in modo che il dirigente possa individuare immediatamente il contesto scolastico a cui si riferisce la richiesta. La data e il luogo in cui la lettera è redatta devono comparire in apertura, così come l’indicazione precisa del destinatario: il nome del dirigente e l’intestazione della scuola.
La parte introduttiva della lettera dovrebbe esporre sinteticamente lo scopo della comunicazione, dichiarando che si richiedono chiarimenti e specificando in termini chiari e misurabili l’oggetto della richiesta. Subito dopo occorre ricostruire i fatti con precisione cronologica, fornendo tutte le informazioni necessarie per far comprendere il contesto senza ambiguità: date, eventi, interlocutori coinvolti, documenti già consultati o ricevuti, e ogni elemento di fatto che abbia dato origine al dubbio o alla necessità di chiarimento. Una descrizione dei fatti basata su dati concreti e verificabili agevola il dirigente nell’analisi della situazione e limita incomprensioni o interpretazioni soggettive.
Nella parte centrale si devono elencare in modo ordinato e comprensibile i punti specifici sui quali si richiedono chiarimenti. È importante formulare domande nette, evitando termini vaghi; per esempio, chiedere se una determinata procedura è conforme a una specifica norma interna o a un indirizzo ministeriale, oppure chiedere spiegazioni su tempi, modalità e responsabilità rispetto a un atto o a una decisione che riguarda lo studente o il personale. Se si ritiene necessario, è utile richiamare riferimenti normativi o regolamentari (delibere del collegio docenti, regolamento d’istituto, circolari ministeriali, ecc.), citando date e numeri di protocollo quando disponibili, perché ciò orienta l’analisi amministrativa e normativa dell’ufficio di presidenza.
Se la richiesta si basa su documenti o elementi probatori, la lettera dovrebbe indicare chiaramente quali allegati vengono trasmessi e perché sono pertinenti; è consigliabile specificare il numero e il tipo di allegati (ad esempio copia di comunicazioni, verbali, certificati medici) e, quando siano presenti dati sensibili, dichiarare la fonte e la legittimità del trattamento alla luce della normativa sulla privacy, ricordando la necessità di un trattamento riservato e conforme al GDPR. Nel caso in cui la documentazione contenga informazioni personali di terzi, è opportuno aver acquisito il consenso ove necessario o motivare la loro comunicazione in relazione all’interesse legittimo a ottenere il chiarimento richiesto.
La lettera dovrebbe pure esplicitare chiaramente quale esito si attende o quali azioni si ritengono opportune per dirimere la questione: si può chiedere una semplice risposta scritta, la convocazione di un incontro chiarificatore, l’avvio di un procedimento interno o l’adozione di misure correttive. È utile indicare un termine ragionevole entro il quale si richiede una risposta, tenendo conto dei tempi amministrativi della scuola; stabilire una scadenza aiuta a sollecitare una gestione tempestiva della pratica. Se si è disponibili a un colloquio, va comunicata la propria disponibilità a incontrare il dirigente o altri referenti e le modalità preferite per il contatto (telefono, e-mail, incontro in presenza).
Occorre inoltre curare la forma e il tono della comunicazione: la lettera deve mantenere un linguaggio formale, rispettoso e professionale, evitando valutazioni emotive o giudizi non supportati da fatti. L’esposizione chiara, lineare e priva di ambiguità facilita una risposta puntuale e motivata. Alla conclusione va inserita una formula di cortesia, la firma autografa se la lettera è cartacea e, in ogni caso, il nome completo scritto in chiaro; per le comunicazioni ufficiali è consigliabile indicare anche la PEC o un indirizzo di posta certificata se si intende inviare la richiesta con valore legale, oppure allegare ricevute di consegna qualora si utilizzi raccomandata A/R.
Infine, è opportuno ricordare che la forma di trasmissione e il registro di protocollo della scuola possono incidere sulla tempestività e sulla tracciabilità della risposta: inviare la richiesta attraverso il canale formale previsto dall’istituto — ufficio protocollo, PEC o altro servizio indicato dall’istituto — assicura che la pratica venga registrata e trattata nei tempi stabiliti. Inserire nella lettera ogni elemento che possa agevolare l’identificazione pratica della questione, offrire la propria disponibilità a collaborare e richiedere, se necessario, un riscontro scritto motivato, aumenta la probabilità di ottenere chiarimenti chiari, completi e utili.
Esempio di lettera al dirigente scolastico per chiarimenti
Modello 1
Oggetto: Richiesta di chiarimenti in merito alla valutazione e ai criteri di attribuzione dei voti
Alla cortese attenzione del Dirigente Scolastico,
con la presente, il/la sottoscritto/a [Nome e Cognome], genitore di [Nome Studente], frequentante la classe [X] sez. [Y], chiede cortesemente chiarimenti relativamente alla valutazione riportata nell’ultima scheda di valutazione/nel compito in data [data prova] e ai criteri generali adottati per l’attribuzione dei voti nella disciplina di [materia].
In particolare si richiede:
- spiegazione dei criteri valutativi adottati per la prova/il periodo considerato;
- indicazione delle prove e dei parametri (peso delle prove funzionali, verifiche orali, compiti, partecipazione) che hanno concorso al voto finale;
- possibilità di consultare la griglia di valutazione o i documenti (prove corrette, verifiche) relativi alla valutazione di cui sopra;
- eventuali possibilità di recupero o integrazione per migliorare la valutazione finale.
Resto a disposizione per un incontro in orario pomeridiano o per ricevere risposta scritta entro i termini che Lei riterrà opportuni. In caso di incontro, indico come disponibilità i giorni [inserire giorni/ore disponibili].
RingraziandoLa per l’attenzione, porgo distinti saluti.
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Recapito telefonico]
[Email]—
Modello 2
Oggetto: Richiesta di chiarimenti sull’organizzazione oraria, supplenze e modalità di didattica
Alla cortese attenzione del Dirigente Scolastico,
il/la sottoscritto/a [Nome e Cognome], in qualità di genitore/avente responsabilità del/la studente/essa [Nome Studente], classe [X] sez. [Y], desidera ricevere chiarimenti circa l’organizzazione dell’orario scolastico e le modalità didattiche adottate nelle ultime settimane, con particolare riferimento a:
- eventuali variazioni dell’orario e del calendario delle lezioni;
- modalità di gestione delle supplenze e comunicazione agli utenti;
- didattica a distanza o modalità alternative previste in caso di assenza prolungata del docente;
- procedure per la comunicazione tempestiva alle famiglie di cambiamenti di orario o sospensioni di attività;
- eventuali ripercussioni sull’orario dei laboratori/attività extracurriculari e sulle prove programmate.
Chiedo cortesemente una comunicazione formale con le informazioni sopra richieste e, se possibile, la convocazione di un breve incontro chiarificatore con la presenza del referente di classe o del docente coordinatore. Sono disponibile nei giorni [inserire giorni/ore disponibili].
In attesa di un cortese riscontro, porgo distinti saluti.
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Recapito telefonico]
[Email]—
Modello 3
Oggetto: Richiesta di chiarimenti su viaggi d’istruzione, attività extracurriculari e coperture assicurative
Alla cortese attenzione del Dirigente Scolastico,
con la presente il/la sottoscritto/a [Nome e Cognome], genitore di [Nome Studente], classe [X] sez. [Y], richiede chiarimenti in merito all’attività/ai viaggi d’istruzione programmati per il corrente anno scolastico, nello specifico:
- date e programma dettagliato dell’attività/viaggio;
- obiettivi didattici e collegamento alle discipline curricolari;
- costi previsti e modalità di contribuzione da parte delle famiglie;
- soggetti organizzatori e modalità di trasporto;
- coperture assicurative previste per gli studenti (responsabilità civile, infortuni, eventuali ulteriori garanzie) e modulistica necessaria;
- numero di accompagnatori e rapporti numerici per la sicurezza;
- condizioni di annullamento o variazione del programma e politiche di rimborso.
Si richiede altresì copia dell’autorizzazione tipo che le famiglie dovranno sottoscrivere e ogni informazione utile relativa a misure di sicurezza e sorveglianza durante l’attività.
Rimanendo in attesa di un riscontro scritto e della documentazione richiesta, porgo distinti saluti.
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Recapito telefonico]
[Email]—
Modello 4
Oggetto: Richiesta di chiarimenti e incontro sui Bes/DSA/PDP e interventi di sostegno educativo
Alla cortese attenzione del Dirigente Scolastico,
il/la sottoscritto/a [Nome e Cognome], genitore di [Nome Studente], frequentante la classe [X] sez. [Y], desidera chiedere chiarimenti in merito alle misure di sostegno previste per gli studenti con bisogni educativi speciali (BES/DSA o altra certificazione). Nello specifico si richiede:
- conferma delle misure attivate per il/la mio/a figlio/figlia e copia del Piano Didattico Personalizzato (PDP) o del progetto educativo individualizzato;
- indicazione dei docenti e specialisti coinvolti, nonché delle modalità e della frequenza degli interventi;
- procedure per la revisione periodica del PDP e criteri di verifica dell’efficacia degli interventi;
- eventuali risorse aggiuntive (ore di sostegno, strumenti compensativi, dispensativi) e modalità di accesso;
- tempi e modalità per la convocazione del Gruppo di Lavoro Operativo (GLO) o di altri incontri collegiali per l’aggiornamento del piano.
Chiedo cortesemente la fissazione di un incontro con il coordinatore di classe e il referente per l’inclusione, da svolgersi possibilmente entro le prossime due settimane, per discutere del percorso educativo e concordare eventuali azioni di supporto.
RingraziandoLa per la disponibilità, porgo distinti saluti.
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Recapito telefonico]
[Email]
Modello editabile di lettera al dirigente scolastico per chiarimenti
Oggetto: Richiesta di chiarimenti in merito a [indicare l’oggetto della richiesta: es. modifica orario, valutazione, assenze, provvedimento disciplinare]
Spett.le Dirigente Scolastico,
Il/La sottoscritto/a [Nome e Cognome del mittente] in qualità di [indicare: genitore/tutore/allievo/docente/altro] dell’/del/la alunno/a [Nome e Cognome dell’alunno/a] frequentante la classe [Classe/Sezione], con la presente
chiede cortesemente chiarimenti riguardo a quanto segue:
1) Sintesi del fatto o della comunicazione oggetto di richiesta: [descrivere brevemente e con precisione quanto accaduto, la comunicazione ricevuta o la normativa interna interessata]
2) Motivazione della richiesta di chiarimenti: [indicare perché il chiarimento è necessario, quali aspetti appaiono poco chiari o contrari a quanto atteso]
3) Domande specifiche (indicare in modo puntuale le informazioni richieste):
a) [Domanda 1]
b) [Domanda 2]
c) [Domanda 3]
Al fine di una pronta e corretta gestione della questione, si richiedono inoltre le seguenti informazioni/documenti:
– [elencare documenti o riferimenti normativi richiesti, es. verbali, regolamenti, registro elettronico, prove di valutazione ecc.]
– [altro documento]
Si prega di voler fornire una risposta entro il termine di [indicare numero] giorni lavorativi dalla ricezione della presente, o comunque entro e non oltre il [data, se prevista una scadenza], al fine di poter adottare eventuali misure necessarie.
Dichiaro la disponibilità a un incontro chiarificatore presso l’Istituto in data/ora da concordare; propongo in alternativa i seguenti orari: [inserire disponibilità].
Allego alla presente: [elencare eventuali allegati: copie comunicazioni, certificati, screenshot, ecc.]
Resto a disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti e porgo distinti saluti.
Luogo e data: [Città], [Data]
Firma del mittente: __________________________
Nome e recapiti per eventuali comunicazioni:
– Telefono: [numero]
– Email: [indirizzo email]